Comptable en gestionnaire locative et chargé(e) de suivi administratif H/F

Acteur de l’Economie sociale et solidaire, SOLIHA, Solidaires pour l'Habitat, œuvre depuis plus de 80 ans pour que chacun puisse accéder ou se maintenir dans un logement abordable, économe en énergie et adapté.

Aujourd’hui, le Mouvement SOLIHA est présent partout en France hexagonale et Outre-mer. Il regroupe 135 associations, neutres et indépendantes agréées Service social d’intérêt générale par l’Etat.

a.     Positionnement du poste et contexte 

Le/la comptable en gestion locative a en charge la gestion et le suivi d’un portefeuille de lots/biens (logements/ garages/commerces) gérés par notre association. Il/elle est en relations étroites avec les propriétaires et avec les locataires en lien avec les intervenants sociaux pour mettre en place l’accompagnement nécessaire de ces derniers, le cas échéant.

En effet, la gestion locative est étroitement liée aux actes d’accompagnement social mis en œuvre par les travailleurs sociaux de chaque établissement.

Le/la chargé(e) de suivi administratif appuie la direction dans le suivi de l’activité, le reporting des données et le financement.

b.     Missions 
COMPTABLE EN GESTION LOCATIVE

Relations aux propriétaires des logements

-         Créer les logements, constituer et enregistrer les entrées et les dossiers propriétaires sur le logiciel dédié/ métier,

- Assurer le versement du loyer aux propriétaires,

-         Effectuer la régularisation des charges pour les dossiers bailleurs,

-         Veiller au respect des obligations règlementaires en matière d’assurances/garanties impayés et dégradations : souscription du contrat, mise en jeu, suivi et contentieux.

 Accompagnement du locataire

-         Réaliser l’accueil téléphonique et physique des locataires,

-         Etablir les baux de location, création du dossier locataire dans le logiciel dédié,

-         Garantir l’accès aux droits des locataires : ouverture et suivi des dossiers d’allocations logement,

-         Suivre les paiements et effectuer des relances ; lien avec les intervenants sociaux dans le repérage de fragilités et un besoin d’accompagnement renforcé,

-         Appui à la gestion technique des logements, en lien avec les services techniques des établissements (sur le patrimoine SOLIHA) et avec les propriétaires bailleurs le cas échéant.

-          Procéder aux refacturations locatives, en lien avec les techniciens en charge de l’entretien du patrimoine, en lien avec les propriétaires bailleurs le cas échéant

 Gestion financière et administrative des logements

-         Mettre en œuvre le quittancement mensuel à l’aide du logiciel métier, en lien avec les établissements (pointage et validation),

-         Saisir les encaissements, reversements des sommes dues aux propriétaires,

-         Effectuer le rapprochement bancaire mensuel avec le service comptabilité et préparation de la clôture des comptes annuels,

-         Etablir les décomptes annuels des charges et la régularisation des charges pour les dossiers bailleurs et locataires, ainsi que pour le compte de SOLIHA CVL sur le patrimoine propre,

-         Appliquer les hausses des loyers annuelles, dans le respect des indices conventionnels

-         Clôturer les dossiers locataires : reprise/ libération du dépôt de garantie, enregistrement des réparations/refacturations locatives et signalement du départ du locataire à la CAF ou MSA…

 Suivi et appui au pilotage

-         Secrétariat : assurer le suivi des activités au plan juridique (conventions, contrats…), production de courriers de relance ou demande de documents aux locataires,

-         Assurer une veille sur les dispositifs et du droit au logement,

-         Assurer le classement et la conservation de l’ensemble des documents obligatoires dans les délais légaux, dans le respect de la RGPD

-         Réaliser et tenir à jour des tableaux de bord pour informer les directions et les équipes de travailleurs sociaux, en fonction des dispositifs gérés et des besoins de reporting,

-         Préparer les temps de balances mensuelles en lien avec les directions d’établissements,

-         Centraliser l’ensemble des litiges pouvant survenir avec des partenaires de l’association, en informer la direction et en assurer le suivi administratif.

 Procédure contentieuse

-         Mettre en œuvre la procédure contentieuse avec l’encadrement de chaque établissement,

-         Réceptionner et enregistrer les demandes de réclamations ou les litiges,

-         Gérer les relations et le suivi des dossiers avec les commissaires de justice (avocat et huissier)

CHARGE(E) DE SUIVI ADMINISTRATIF

SUIVI DE L’ACTIVITE

-         Annuellement : compilation des tableaux de données à l’échelle régionale en vue de l’établissement des rapports d’activité

-         Mise à jour annuelle du bilan d’activité suite au traitement des données.

-         Suivi périodique de l’activité à l’aide des outils dédiés (logiciels métier, tableaux Excel…)

 MONTAGE DE DOSSIERS

-         En lien avec la direction, montage administratif de dossiers de demandes de subvention.

-         Etablissement des comptes rendus financiers sur la base des éléments transmis par la direction (dossiers CERFA)

 ORGANISATION DE L’ACTIVITE

-         En lien avec la direction, élaboration de planning et de standard

a.     Formation 

• BAC + 2 (gestion immobilière / BTS immobilier /comptabilité)

• Expérience souhaitée dans le domaine de la gestion locative

 
c.      Compétences et qualités requises

• Intéressé(e) par les problématiques d’accès au logement des personnes défavorisées. 

• Maîtrise de l’environnement juridique et règlementaire de la gestion locative

• Sens de l’organisation, autonomie, rigueur, méthode et disponibilité

• Capacité d’écoute des besoins et des attentes exprimés

• Excellente maîtrise des outils informatiques et numériques (Excel, Word...)

• Capacité à synthétiser et exploiter des données à partir de tableaux.

• Capacité à compiler des bilans (demandes de subvention et CRF).