Concierge Administratif

Lartisien, former Grand Luxury Group is a travel and lifestyle company specialized in crafting high-end experiences. We do this through an exclusive Collection of the world’s absolute best hotels. The company was founded in 2007 in Paris by two brothers, Ivan and Rouslan Lartisien, and 15 years later, we are an award-winning company and a benchmark in the world of luxury travel with offices in 3 countries, including France, Mauritius and the Philippines.
 
Our market? Luxury travelers across the globe and some of the world’s biggest brands and fashion houses. Lartisien provides a comprehensive solution to their travel and event planning needs with 360° travel services: Hotel bookings, flight reservations, train transfers, cruises, experiences and so much more!

For recall, Lartisien is a Collection of 450 of the world’s most exceptional hotels, and for any stay booked through us, travelers enjoy a personal Guest Experience Manager to tend to their every need.

Au sein de notre équipe LARTISIEN EVENTS, dont l’expertise est dédiée à des maisons de luxe, vous accompagnerez nos clients sur leurs évènements. Vous interviendrez sur place et à l’étranger. Des déplacements ponctuels sont à prévoir.

MISSIONS :

• Réception des besoins des clients, y répondre avec exigence et dans les délais impartis (par mail)

• S’assurer que les demandes de prestation (transferts-restaurants-expériences-billetterie-vols privés-yachts-Fleuriste-Livraisons-Photographe etc) soient correctement réservées par les Concierges Back Office

• Adapter les réponses aux particularités de chaque compte client

• Lors des évènements « Fashion Week » suivre, gérer l’ensemble des plannings clients, anticiper et résoudre les problèmes ou changement de dernière minute

• Enregistrement de toutes les demandes de service du client dans l’outil Concierge Organizer (volume de d’informations importante à saisir) et alimenter les différents fichiers de reporting client (détails des prestations, réclamation, facturation)

• Gérer le paiement des prestataires et la facturation de tous les services clients en lien étroit avec le service comptabilité interne

• Travailler étroitement avec les chefs de projet pour la bonne réalisation des projets

• Assister immédiatement les clients/ visiteurs en cas d’urgence (perte ou vol d’effets personnels, agression, problème de santé, départ anticipé, grèves des transports etc…)

• Comprendre et appliquer les exigences des clients en matière de service

• Savoir gérer les imprévus tout en étant rassurant auprès du client

• Première expérience requise en hôtellerie ou conciergerie

• Être autonome dans l’organisation et la priorisation du travail

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Être réactif et avoir une capacité d’anticipation

• Faire preuve d’écoute active pour comprendre les exigences des clients

• Faire preuve d’excellence dans la qualité de service : rigueur, précision, fiabilité

• Maitriser parfaitement l’Anglais.

• Excellente qualité rédactionnelle

• Faire preuve d’une extrême confidentialité concernant les informations clients