Concierge Administratif

Lartisien is a French-born luxury travel specialist, dedicated to crafting extraordinary travel experiences for its members.

Since 2008, we’ve opened the doors to the world’s finest hotels for those who love to plan their own trips while enjoying exclusive upgrades and benefits. In 2011, our passion for excellence led us to launch bespoke travel concierge services. Today, our Client Advisors design one-of-a-kind travel experiences for our members, unlocking access to hidden gems around the world through our Signature Journeys and Exclusive Events.

Get to know us better at lartisien.com

Au sein de notre équipe LARTISIEN EVENTS, dont l’expertise est dédiée à des maisons de luxe, vous accompagnerez nos clients sur leurs évènements. Vous interviendrez sur place et à l’étranger. Des déplacements ponctuels sont à prévoir.

MISSIONS :

• Réception des besoins des clients, y répondre avec exigence et dans les délais impartis (par mail)

• S’assurer que les demandes de prestation (transferts-restaurants-expériences-billetterie-vols privés-yachts-Fleuriste-Livraisons-Photographe etc) soient correctement réservées par les Concierges Back Office

• Adapter les réponses aux particularités de chaque compte client

• Lors des évènements « Fashion Week » suivre, gérer l’ensemble des plannings clients, anticiper et résoudre les problèmes ou changement de dernière minute

• Enregistrement de toutes les demandes de service du client dans l’outil Concierge Organizer (volume d’informations importantes à saisir) et alimenter les différents fichiers de reporting client (détails des prestations, réclamation, facturation)

• Gérer le paiement des prestataires et la facturation de tous les services clients en lien étroit avec le service comptabilité interne

• Travailler étroitement avec les chefs de projet pour la bonne réalisation des projets

• Assister immédiatement les clients/ visiteurs en cas d’urgence (perte ou vol d’effets personnels, agression, problème de santé, départ anticipé, grèves des transports etc…)

• Comprendre et appliquer les exigences des clients en matière de service

• Savoir gérer les imprévus tout en étant rassurant auprès du client

PROFIL RECHERCHÉ

• Première expérience requise en hôtellerie ou conciergerie

• Être autonome dans l’organisation et la priorisation du travail

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Être réactif et avoir une capacité d’anticipation

• Faire preuve d’écoute active pour comprendre les exigences des clients

• Faire preuve d’excellence dans la qualité de service : rigueur, précision, fiabilité

• Maitriser parfaitement l’Anglais.

• Excellente qualité rédactionnelle

• Faire preuve d’une extrême confidentialité concernant les informations clients