Coordinateur administratif et organisationnel (F/H)

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale. 

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

Reconnue d’utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l’innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision sur https://www.univ-catholille.fr/institut-catholique-de-lille/

Finalité : Le coordinateur administratif et organisationnel supplée la Direction de l’entité dans le domaine de la logistique et de la gestion administrative et financière. Il (Elle) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique des formations à destination d’un public adulte (formations continues sur-mesure, Certificats Universitaires, Diplômes Universitaires, Executive Program) et au suivi administratif et financier de de ces formations. Poste à pourvoir en CDD le plus rapidement possible. 

Missions

Gestion de la Formation continue 

Gestion administrative

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes- rendus, tableau, planning, etc.). Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des fax, mails, courriers, etc.

• Réaliser la saisie et la mise à jour de données/fichiers, relatifs à son domaine d’activité dans le respect de la RGPD.

• Prendre en charge la relation avec le service commun des inscriptions.

• Suivre le processus de sélection et d’inscription.

• Gérer les dossiers d’inscription ou de réinscription : après réception et avis du responsable pédagogique, envoyer un dossier définitif pour validation de l’inscription et paiement des frais de scolarité.

• Etablir les conventions, contrats de formation professionnelle.

• Etablir les convocations aux sessions de formations.

• Assurer un suivi régulier et précis avec les entreprises et les organismes payeurs (OPCO, par exemple) tout au long de l’année.

• Suivre les abandons et les remboursements, en lien avec le SGAE.

• Assurer le suivi des émargements en lien avec les entités et les équipes pédagogiques des formations.

• Etablir les attestations de réussite, certificats de réalisations. Valider et transmettre les informations liées à la diplomation au Rectorat pour la délivrance des diplômes.

Gestion logistique

• Organiser et préparer la logistique des sessions de formation, des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, préparation des badges d’accès aux bâtiments et parkings, codes WIFI, etc.

• Accompagner les responsables pédagogiques et intervenants dans l’organisation logistique des sessions de formation : préparation de matériel spécifique pour l’animation des formations, kits d’accueil, configurations particulières des salles, gestion des pauses repas (réception, mise en place avant et après repas)

• Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements pour les collaborateurs et intervenants externes : réservation de

• l’hébergement et transport, inscription, etc.

   

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et apprenants). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.

• Prendre en charge les relations avec les services internes à l’Université (comptabilité, techniques, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents au quotidien. Résoudre les problèmes et alerter le cas échéant.

§   Formation de niveau bac+2 minimum dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.

§   Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.

§   Maîtrise du Pack Office.

§   Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l’accueil et de l’écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l’esprit d’équipe.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.