Coordinateur Administratif H/F - CDI

L’APCARS est une association engagée depuis 1980, spécialisée dans le socio-judiciaire, l’insertion/ la réinsertion sociale. Nous tirons notre force auprès de 160 professionnels passionnés et investis qui interviennent en Ile de France et dans les Bouches du Rhône.

Plusieurs activités marquent notre implication auprès des différents acteurs du système socio-judiciaire :

• Des services d’enquêtes sociales rapides et d’enquêtes de personnalité

• Des services de contrôles judiciaires

• Des centres d’hébergements et de réinsertion sociale, à Belleville et Marseille

• Un bureau d’aide aux victimes

• Un relais RSA

• Des stages de responsabilisation et sensibilisation aux dangers de l’usage de stupéfiants, prévention des violences conjugales ou encore d’achats d’actes sexuels.

• Un service de justice restaurative

L’APCARS est une des rares institutions qui accompagne aussi bien auteurs que victimes de préjudice. Tous nos efforts sont mobilisés en faveur d’une justice éclairée et humaine, et d’une chance pour tous de se reconstruire dans les meilleures conditions.

Au fil des réformes et nouvelles politiques pénales et sociales du gouvernement, l’APCARS est grandement sollicitée et poursuit son évolution. A cet effet, nous sommes continuellement à la recherche de nouvelles compétences afin de nous aider dans cette mission.

Rattaché à la cheffe de service et à la Directrice des Activités Justice vous serez amené(e) à intervenir sur les missions suivantes :

• Missions sur le CHRS :

ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE

*Assurer une présence d’accueil bienveillante et professionnelle, constituant le premier point de contact avec les personnes sous-main de justice hébergées au CHRS, leurs familles et les partenaires institutionnels.

*Orienter les usagers vers les bons interlocuteurs et répondre à leurs demandes de première nécessité.

*Instaurer un climat de confiance et de confidentialité dans toutes les interactions, en tenant compte de la vulnérabilité et du parcours judiciaire du public accueilli.

ACCOMPAGNEMENT ADMINISTRATIF DE PREMIERE LIGNE

*Faciliter les démarches administratives des personnes hébergées (domiciliation postale, ouverture ou maintien des droits sociaux, gestion de documents administratifs essentiels).

*Soutenir la gestion des courriers officiels (CAF, EDF, organismes publics et partenaires) afin de contribuer à la stabilité et à l’insertion du public.

GESTION DU COURRIER

*Réceptionner, trier et distribuer le courrier destiné aux personnes accompagnées et au service.

*Veiller à la bonne transmission des informations et à la confidentialité des correspondances.

GESTION DE LA CAISSE

*Assurer le suivi des petites régies et avances éventuelles liées au fonctionnement du CHRS.

*Contrôler et justifier les mouvements financiers en respectant les procédures internes.

GESTION DES CMS (comptes rendus, registres et documents réglementaires)

*Mettre à jour les registres obligatoires et garantir la conformité documentaire.

*Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs liés aux personnes accompagnées.

GESTION DES COMMANDES

*Passer et suivre les commandes de fournitures et matériels nécessaires au bon fonctionnement du service.

*Maintenir un suivi rigoureux afin de répondre aux besoins quotidiens de l’équipe et des usagers.

ARCHIVAGE ET CLASSEMENT

*Organiser, classer et archiver les documents relatifs au service, aux usagers et aux procédures internes.

*Garantir l’accessibilité et la traçabilité des informations pour l’équipe et la direction.

• Missions d’assistanat de Direction :

GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISATIONNELLE

*Préparer les courriers institutionnels et officiels de la Directrice

*Préparer et mettre en forme des documents (notes, comptes-rendus, rapports, support de réunion)

*Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux de bord des Services Insertion ; des statistiques liées à l’activité sur le plan national

SUIVI DES PROJETS ET PARTENARIATS

*Appuyer la Directrice dans le suivi administratif et logistique des projets (conventions, subventions, appels à projets)

*Centraliser et mettre en forme les éléments transmis par les services pour les rapports d’activité

*Préparer les dossiers pour les rencontres institutionnelles et partenariales

SUPPORT RH

*Faire remonter les EVP des services insertion au siège

*Faire le lien avec la médecine du travail pour l’ensemble des services insertion

GESTION DOCUMENTAIRE ET ARCHIVAGE

*Classer et archiver les documents relatifs à la direction et aux trois services

*Garantir la traçabilité et l’accessibilité des informations nécessaires à la Direction

Qui êtes-vous ?

Vous êtes idéalement diplômé (e) d’un bac pro secrétariat ou alors d’un BTS SAM ou BTS Assistant gestion PME/PMI et disposez de 2-3 ans d’expérience sur un poste similaire.

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et énergique.

Également vous avez des capacités relationnelles et rédactionnelles notamment pour développer les relations avec nos partenaires.

Vous faites preuve de réactivité et de disponibilité face aux différents aléas.

Vous êtes également à l’aise avec les outils informatiques (Pack Office) et les divers canaux de communication (Teams, SharePoint).

Enfin, vous à cœur de travailler au sein d’une équipe bienveillante et soudée.

Alors, n’hésitez plus à postuler avec votre CV et lettre de motivation nous indiquant les raisons pour lesquelles vous souhaitez rejoindre cette opportunité passionnante.

Si vous doutez encore, voici quelques bonnes raisons de nous rejoindre :

•        Bénéficiez d’un accompagnement professionnalisant

•        Participer à la mise en place d’une organisation nouvelle

•        Et pour les petits plus : une carte YEATI avec abondement du CSE pour différents achats, une carte tickets restaurants, des congés supplémentaires à l’année : 9 au total !

Prise de poste : Dès que possible

Localisation : Marseille

Contrat : CDI à temps plein

Vous êtes idéalement diplômé XXX, et disposez d’une expérience XXX en XXX

Alors, n’hésitez plus à postuler avec votre CV et lettre de motivation nous indiquant les raisons pour lesquelles vous souhaitez rejoindre cette opportunité passionnante.

Si vous doutez encore, voici quelques bonnes raisons de nous rejoindre :

• Bénéficiez d’un accompagnement professionnalisant

• Rejoindre une équipe soudée et bienveillante

• Et pour les petits plus : une carte YEATI avec abondement du CSE pour différents achats, une carte tickets restaurants, télétravail possible (à indiquer selon le poste et éligibilité), des congés supplémentaires à l’année : XX au total !