Coordinateur Administratif H/F

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

Finalité et Enjeux de la mission

Le poste présente une double finalité :

• Coordination des services administratifs (4 personnes à terme) :

Assurer la continuité des services administratifs et optimiser le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l’Ufcv.

Soutenir l’organisation et le développement des activités par une organisation administrative adaptée et optimale.

• Réalisation de missions administratives 

Fonctions et responsabilités 

Organisation et coordination des activités administratives :

Management et organisation :

Coordonner et manager l’équipe administrative ; optimiser son organisation

Prioriser et planifier l’activité des coordonnatrices administratives et des assistantes administratives d’activité de manière à garantir les échéances des différentes activités,

Mettre en œuvre les processus métiers.

Mettre en œuvre des procédures internes et propositions d’amélioration

Travailler en concertation avec les différents Responsables d’Activité

Gestion des ressources humaines :

Assurer le suivi des éléments RH de son équipe.

Assurer l’intégration des nouveaux membres de son équipe.

Contribuer à la formation des professionnels de son équipe

Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d’activité et entretiens professionnels de son équipe.

Réalisation de missions administratives :

Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité,

Suivis de la facturation, paiements et relances clients

Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents

Bonnes capacités rédactionnelles (participation à la rédaction d’appels d’offres, appels à projets, demandes de subvention…)

Connaissance de la formation professionnelle ou de l’insertion serait un plus

Maitrise du pack office

Aisance avec les outils informatiques, les logiciels et plateformes administratives, les bases de données (idéalement le Thésaurus de la formation professionnelle)

Polyvalence, capacité à intervenir sur plusieurs secteur d’activité en simultané 

 Profil et Expérience Professionnelle souhaités

• FORMATION

BTS Assistant de gestion en PME, ou DUT GEA, ou niveau 5 (BAC +2) minimum en gestion et administration

Ou BTS assistante de formation avec expérience du management d’équipe.

• COMPETENCES REQUISES :

Coordination d’équipe administrative avec expérience réussie

Connaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RH.

Organisé.e, méthodique et rigoureux.se

Maîtrise de la suite Office indispensable - niveau confirmé

Idéalement connaissance du secteur de la formation professionnelle et ou de l’insertion

• EXPERIENCE

Coordination administrative

Gestion administrative polyvalente

• QUALITES SOUHAITEES

Aisance relationnelle et de communication, Capacité à déléguer, à motiver

Rigueur ; capacité à poser un cadre clair

Esprit d’équipe ; capacité à travailler en équipe

Gestion du stress

Equanimité et optimisme

Discrétion

Conditions particulières

Poste basé à Rennes

CDI temps plein (35h)

Salaire indicatif 1844€ brut mensuel. 

Dès que possible