Coordinateur de communication et animation internationale (F/H)

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale. 

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

Reconnue d’utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l’innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision sur https://www.univ-catholille.fr/institut-catholique-de-lille/

Contexte

Dans le cadre d’un remplacement et suite à une réorganisation, la Direction des relations internationales recrute un(e) Coordinateur(trice) de communication et animation internationale (F/H), en Contrat à Durée Indéterminée à temps complet.

La Direction des Relations Internationales (DRI) coordonne et accompagne la politique d’internationalisation de l’Université Catholique de Lille et de ses membres. Celle-ci passe par une visibilité internationale, le développement et l’animation du réseau de partenaires internationaux et le développement des mobilités internationales pour les étudiants et personnels. Elle vient en appui aux établissements de l’Université Catholique de Lille pour porter des projets transversaux communs dont un programme d’évènements visant à internationaliser le campus. Dans le respect de la subsidiarité, le service soutient le développement international des facultés/écoles en lien avec la vision stratégique de l’établissement.

Sous la supervision de la directrice opérationnelle aux relations internationales et en lien avec le Vice-Recteur Développement International, la personne propose une programmation d’animations internationales pour différents publics et vient en soutien à l’internationalisation des évènements de l’université. Avec la chargée de communication de la DRI, elle coordonne et met en place les actions de communication relative à la valorisation des actions internationales de l’UCL. Elle est garante de la cohérence du plan de communication de l’institution avec les engagements liés à la Charte Erasmus et aux Labels de l’établissement et accompagne le développement d’outils de communication. Elle travaille en lien avec la Direction de la Communication pour coordonner les actions, être force de propositions communes et renforcer la communication internationale de l’institution, notamment lors des actions de promotion de l’établissement (JPO, Lycées, Salons…). Elle teste, mesure et fait évoluer les actions menées dans le cadre du plan de communication en fonction des objectifs de la direction et dans le respect des budgets.

Missions

Animation internationale du campus et développement des communautés (réalisation et/ou supervision) :

• A partir de la ligne éditoriale de la stratégie de communication, concevoir, mettre en place et évaluer un programme d’animation internationale du campus à destination des différents publics de la communauté universitaire, en lien avec l’espace Horizon International et toutes les entités de l’UCL (ex Erasmus Days, Fête de l’Europe, Soirée internationale du Summer Program, animation de l’espace d’information sur l’international…).

• Piloter, coordonner et concevoir les événements, avec les collègues dédiées à la DRI et la Direction de la Communication de l’UCL.

• Préconiser et rédiger un plan d'actions, un budget et un retro planning de chaque évènement en lien avec les différents services compétents.

• Déterminer les outils et les moyens nécessaires (prestataires, salles, traiteurs, animation…) à la mise en place de l'évènement.

• Organiser et coordonner la sécurité, l'accueil, l'approvisionnement, les transports et la logistique des évènements pilotés.

• Participer à la mise en place d’animations internationales proposées par d’autres organismes (HelloLille, Campusfrance…). Déterminer et identifier les besoins liés aux évènements avec les porteurs de projet.

• Veiller à la réalisation et suivre les supports de communication des évènements (édition d'invitation, e-mailing, rédaction d'articles, gestion de bases de données des invités…). Construire le plan média des évènements, dans le respect de la ligne éditoriale de l’UCL pour sa visibilité internationale.

• Animer des réunions ou groupes de travail liés au projet.

• Suivre le budget des opérations événementielles (commandes, devis et factures).

• Mettre en œuvre un dispositif d'évaluation des événements.

Promotion et développement international de l’Université (réalisation et/ou supervision), en lien avec la chargée de communication de la DRI :

• Définir avec l’équipe de la DRI les supports adéquats (plaquette, guides, affiches, vidéo, etc.) afin de faire connaître et reconnaître l’Université sur la scène européenne et internationale. Travailler en lien avec la Direction de la Communication et les chargés de communication des établissements de l’UCL. Accompagner le déploiement du projet stratégique VISION2030 en coordonnant les actions de communication liés aux axes internationaux.

• Elaborer, rédiger, suivre, actualiser et développer des supports de communication média (web, site internet, présence sur les réseaux sociaux, newsletter, etc.) et hors médias (événementiel, print, etc.). Réaliser (ou faire réaliser) les visuels et la mise en page, etc. dans le respect de la charte graphique et des normes de rédaction.

• Coordonner les actions de communication de la DRI et travailler avec la Direction de la Communication de l’UCL notamment pour intégrer les sujets internationaux à la stratégie de communication interne.

• Gérer la relation avec les prestataires liés aux projets digitaux : les sélectionner, établir les devis, réaliser les commandes, contrôler les livraisons, vérifier et transmettre les factures, etc.

• Développer et entretenir les relations avec les membres de la communauté par l’utilisation des réseaux sociaux de l’UCL/ICL (facebook, instagram, forum, twitter, etc.) afin d’internationaliser le campus.

• Assurer le référencement des programmes internationaux de l’université sur différentes plates-formes dédiées à la promotion internationale, notamment les différents catalogues et ressources de Campusfrance.

• Être garant(e) du respect de la charte Erasmus et du Label Bienvenue En France (et autres labels/engagements), sur les supports édités par la DRI, par la Direction de la Communication et travailler en lien avec les Services Communication des différentes entités de l’UCL pour garantir une conformité des sites/supports. Contribuer aux démarches de labellisation/classement en assurant une mise en visibilité en cohérence avec les thématiques évaluées.

• Organiser et/ou participer à des événements de prospection (salons, forums, journées portes ouvertes, etc.) et, le cas échéant, agir comme soutien aux projets et événements en dehors de sa responsabilité.

• De manière générale, être force de proposition d’actions et d’améliorations dans l’intérêt de l’établissement.

• Promouvoir, représenter l’entité et ses activités.

• Participer à l’amélioration des outils développés à destination de la communauté.

• Être force de proposition sur les actions de communication à travers la réalisation d’études de marché, de veille concurrentielle et de communication.

• Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de son supérieur hiérarchique, selon une fréquence définie avec ce dernier.

En collaboration avec le (la) Directeur(trice) Opérationnel(le) des Relations Internationales :

•  En fonction des besoins, suppléer le (la) Directeur(trice) des Relations Internationales par délégation et/ou en son absence dans la cadre du management opérationnel des collaborateurs chargés de la communication.

• Suivre et accompagner des stagiaires et renforts ponctuels, de manière régulière (minimum un par an).

• Dans le cadre de la démarche qualité et en collaboration avec son référent qualité, participer à l’amélioration continue de l’entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu, à travers la mise en place d’outils (remontée et analyse d’indicateurs, résolution de problème, évolution des procédures, archivage et numérisation des documents, etc.) ; ceci, aussi bien dans le cadre de ses relations avec des partenaires internes qu’externes. Assurer également le développement de la responsabilité sociale de l’entité.

• De manière générale, être force de proposition d’actions et d’amélioration auprès de son supérieur hiérarchique : pour l’amélioration du service (recrutement, organisation, fonctionnement, etc.), pour la mise en œuvre des axes d’internationalisation de l’Université, etc.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Compétences et qualités requises

• Formation de niveau bac + 4/5, dans le domaine de la communication, relations publiques, journalisme, ou expérience professionnelle équivalente.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente dans le domaine de la communication.

• Excellente maîtrise de l’anglais (niveau C1). Une expérience à l’international serait un plus.

• Maîtrise des différents domaines de communication.

• Maîtrise parfaite des techniques évènementielles et intérêt pour les techniques scéniques.

• Bonne pratique et expérience rédactionnelle et de mise en récit, y compris en anglais.

• Appétence aux environnements numériques.

• Gestion en mode projet. Savoir gérer un budget. Polyvalence.

• Aptitude à l’animation de réunion ; Expérience dans le management d’équipe.

• Travail en équipe.

• Compétences interculturelles. Sensibilité aux sujets en lien avec le développement durable.

• Organisation, rigueur, capacité de résistance au stress

• Créativité, solidarité et empathie, curiosité et aptitude à la persuasion

Conditions de travail spécifiques :

• Les impératifs du service peuvent engendrer des horaires variables. Exigence de disponibilité liée aux événements. Possibilité de travailler en soirée et le week-end.

• Déplacements nationaux et internationaux.

• Les risques pour la santé et les mesures de protection sont précisés dans un document annexe : « Risques pour la santé et actions préventives ».