Coordinateur groupes et séminaires H/F

Ouvert en 2019, le Hilton Garden Inn Massy est un hôtel moderne et dynamique, idéalement situé face aux gares TGV et RER de Massy-Palaiseau, au cœur d’un pôle économique important.

L’établissement dispose de 152 chambres, d’un espace fitness, d'une salle de réunion et d'un espace séminaire, ainsi que d’un restaurant chaleureux de 70 couverts. Véritable lieu de vie, le restaurant propose une offre variée mêlant restauration, café et boutique, attirant aussi bien une clientèle locale qu’une clientèle d’affaires et de passage.

Rejoindre le Hilton Garden Inn Massy, c’est intégrer un environnement moderne, convivial et en constante évolution, porté par les standards d’excellence du groupe Hilton en participant chaque jour à la création de moments mémorables pour nos clients.

Nous recherchons un·e Coordinateur·rice groupes et séminaires H/F pour piloter et développer notre activité dédiée aux groupes et aux événements professionnels au sein du Hilton Garden Inn Massy.

Vos missions principales seront :

1/ Gestion et développement de l’activité groupes et séminaires

• Coordonner les dossiers hébergement groupes affaires, séminaires et loisirs

• Coordonner des événements tels que des séminaires, journées d'études, réunions, repas de groupe, soirées ou événements festifs d’envergure

• Appliquer la politique tarifaire en fonction du Yield Management et rédiger des propositions tarifaires pour la clientèle

• Préparer les fiches de fonction des opérations commerciales et animer la réunion hebdomadaire de coordination avec les différents services

• Coordonner avec les différents services (réception, restauration, technique, housekeeping) pour garantir une organisation fluide et conforme aux attentes des clients ;

• Assurer le suivi post-événement (retours clients, fidélisation, reporting).

2/ Organisation et logistique des événements

• Planifier et superviser la préparation des espaces (salles de réunion, auditorium, espaces privatisés) en collaboration avec les équipes internes ;

• Gérer les réservations, les plannings et les ressources nécessaires (matériel, restauration, personnel) pour assurer le bon déroulement des événements ;

• Anticiper les besoins logistiques et techniques (sonorisation, vidéo-projection, restauration sur mesure) en lien avec les prestataires externes ;

• Veiller au respect des normes de sécurité, d’hygiène et des standards d’excellence Hilton.

3/ Relation client et satisfaction

• Être l’interlocuteur privilégié des clients (entreprises, organisateurs d’événements, agences) pour comprendre leurs besoins et proposer des solutions adaptées ;

• Assurer un suivi personnalisé avant, pendant et après l’événement pour garantir une expérience mémorable et favoriser la fidélisation ;

• Gérer les réclamations ou situations imprévues avec professionnalisme et réactivité.

4/ Reporting et analyse

• Suivre les indicateurs de performance (taux d’occupation, chiffre d’affaires, satisfaction client) et proposer des axes d’amélioration ;

• Participer à l’élaboration des stratégies commerciales pour développer l’activité groupes et séminaires.

Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à faire du Hilton Garden Inn Massy une référence en matière d’accueil d’événements professionnels, dans un cadre moderne et inspirant !

Profil recherché :

• Formation et expérience :

  • Diplôme en hôtellerie, tourisme, événementiel, commerce ou équivalent (BTS, licence pro, master ou formation spécialisée) ;

  • Expérience confirmée de minimum 2 ans dans la coordination d’événements, la gestion de groupes ou l’hébergement collectif, idéalement dans le secteur hôtelier ou MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) ;

  • Maîtrise des outils de gestion commerciale (PMS, logiciels de réservation, CRM) et des suites bureautiques.

• Compétences clés :

  • Excellente organisation, rigueur et sens de l’anticipation pour gérer plusieurs événements simultanément ;

  • Leadership et capacité à fédérer les équipes internes (réception, restauration, technique, housekeeping) et les prestataires externes ;

  • Sens aigu du relationnel et de la négociation : vous savez convaincre, fidéliser et gérer les attentes des clients (entreprises, organisateurs, agences) avec professionnalisme ;

  • Maîtrise de l’anglais courant (oral et écrit) indispensable, une autre langue étrangère est un atout majeur ;

  • Résistance au stress et réactivité pour gérer les imprévus avec calme et efficacité.

• Qualités personnelles :

  • Créativité et esprit d’initiative pour proposer des solutions innovantes et personnalisées ;

  • Sens de l’écoute et empathie pour comprendre les besoins clients et y répondre avec excellence ;

  • Polyvalence et adaptabilité pour évoluer dans un environnement dynamique et multitâche.

Vous incarnez les valeurs Hilton : hospitalité, excellence et innovation. Votre dynamisme, votre engagement envers la satisfaction client et votre capacité à travailler en équipe seront des atouts majeurs pour contribuer à la réussite de notre établissement.

Ce que nous vous proposons :

• Un contrat en CDI de 39 heures par semaine ;

• Un environnement bienveillant et un cadre de travail agréable ;

• Des tarifs préférentiels Hilton (staff & Family Rate) ;

• Des formations en interne, en externe, ainsi qu’un e-learning disponibles ;

• Des opportunités de développement au sein du groupe ;

• Une mutuelle moderne et l'accès à la Clinique Alan ;

• Prise de poste : dès que possible.