Coordinateur paie

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Positionnement dans l’organisation

Le Coordinateur Paie travaille au sein de l’équipe Ressources Humaines en lien étroit avec le service Payroll Services, les HR Business Partners, ainsi que les fonctions Comp & Ben, Finance, et les salariés, au sein du Siège EMEA (Cadres, alternant, Stagiaires – 450 personnes)

Mission principale

Assurer la coordination, le suivi et la transmission des éléments variables de paie, en garantissant la qualité, l’exactitude et les délais des informations communiquées aux services concernés, tout en servant de point de contact RH pour les sujets paie.

Contribuer au suivi et à l’amélioration des process afin de garantir la satisfaction clients internes et externes.

Responsabilités principales

1. Gestion des éléments variables de paie

• Réception et traitement des demandes des salariés concernant la paie.

• Réponse aux questions paie des salariés, administration, HR BP ou managers.

• Veiller au respect des contraintes légales et conventionnelles 

• Calcul et simulation des indemnités de départ

• Assurer la transmission fiable et ponctuelle des fichiers au prestataire interne

• Suivi des données dans les outils internes (ex. employee follow-up, fichier imput…).

• Collecte et vérification des arrêts de travail, congés, acomptes, primes, 

2. Coordination avec les équipes RH et Paie

• Transmission des éléments nécessaires à Payroll Services pour le calcul de la paie.

• Mise à jour régulière de fichiers de suivi en fonction des retours de Payroll Services.

• Interaction régulière avec les HR Business Partners pour les données RH à inclure en paie.

3. Suivi administratif RH

• Suivi des évolutions contractuelles (job title, status, etc.).

• Contrôle des données administratives liées au contrat, à l’affiliation mutuelle et prévoyance

• Préparation des documents liés à la sortie du salarié (solde de tout compte, etc.).

4. Pilotage SIRH et  GTA

·       Force de proposition dans le cadre de la Gestion de projets SIRH (optimisation des outils, formations régulières aux utilisateurs…)

·       Suivi et contrôle des données issues de l’outil de GTA (absences, congés, RTT, etc.).

·       Support aux salariés et managers sur l’utilisation de l’outil GTA (anomalies, corrections).

·       Relance des managers pour la validation des temps dans les délais requis.

·       Coordination avec le prestataire ou l’équipe IT en cas de dysfonctionnements ou mises à jour de l’outil (mises à jour des paramétrages du logiciel en fonction des normes en vigueurs)

·       Proposer des axes d’optimisation des flux et outils

5. Collaboration avec la Responsable Compensation & Benefits

·       Coordination régulière sur les sujets de rémunération variable, primes exceptionnelles, bonus et avantages en nature, calcul de la participation 

·       Transmission des éléments nécessaires à la paie relatifs aux révisions salariales, promotions 

·       Suivi des dispositifs d’épargne salariale (abondement), mutuelle, prévoyance, tickets restaurant et autres avantages.

·       Appui administratif sur les reportings RH et tableaux de bord en lien avec la rémunération et les avantages.

5. Support & amélioration des processus

·       Participer à la rédaction et bonne application des procédures 

·       Veille et communication en fonction des besoins partagés par les managers, salariés ou même HRBP

Partenaires internes clés

• Interne Service RH : Comp &Ben Manager, Payroll Services, HR Business Partners

• Interne entreprise : Finance, Manager et salaries 

• Organismes (retraite, prévoyance, prestataires épargne) 

Compétences requises

• Connaissance des processus de paie en France

• Maîtrise d’Excel et des outils de suivi RH

• Connaissance de GTAWeb  et/ou GlobalView d’ADP est un plus

• Connaissance de la Convention Collective de la Chimie est appreciée

• Connaissance de la gestion des Expatriés/Impatriés

• Rigueur, sens de la confidentialité

• Capacité à coordonner avec plusieurs interlocuteurs

• Sens du service et réactivité

• Anglais niveau C1

Profil recherché

• Expérience confirmée en administration du personnel ou coordination paie

• Maîtrise des environnements externalisés de paie

• Bonne compréhension du droit social français et des règles de paie

• Bon niveau d’anglais professionnel apprécié dans un environnement international

• • Esprit d’équipe, fiabilité et autonomie