Coordinateur.rice administratif.ve / Assistant.e de formation H/F
Nantes, France- CDI
À propos de Ufcv
L’Ufcv, association à but non lucratif, développe depuis plus de 100 ans des actions visant à répondre aux enjeux sociétaux par le biais de ses activités : animation territoriale (dispositifs d’accueil de mineurs), vacances pour enfants et jeunes et vacances adaptées, BAFA/BAFD, formation professionnelle, insertion sociale et professionnelle.
Le poste
La Délégation Régionale Pays de la Loire cherche un(e) coordinateur(trice) administratif(ve) intervenant sur la gestion des activités dans un esprit de transversalité afin de garantir la qualité et le suivi des actions que l’Ufcv met en œuvre. Le(a) coordonnateur(trice) administratif(ve) pourra intervenir sur tous les secteurs d’activités selon les nécessités. Cependant, la mission principale sera orientée sur l’activité Insertion socio-professionnelle.
Il/Elle sera sous la responsabilité de la Coordinatrice des Services Administratifs et travaillera en lien avec la coordinatrice administrative, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.
Finalité et Enjeux du Poste:
· Mettre en place les suivis administratifs attendus dans le cadre des actions d’insertion et de formation
· Garantir la qualité globale de ce suivi administratif et le respect des délais
· Contribuer à l’amélioration continue des pratiques et des outils
· Contribuer à la gestion des activités de l’Ufcv en assurant suivi et transversalité
Fonctions et responsabilités:
En lien avec la coordinatrice pédagogique et la responsable d’activité, le(a) coordinateur(trice) administratif(ve) assure le bon déroulement des formations et actions d’insertion de la délégation des Pays de Loire, et garantit la conformité du suivi administratif aux différents cahiers des charges.
Administration des ventes, inscriptions / administration des activités :
· Traitement complet des inscriptions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l’activité,
· Participation à l’organisation administrative des activités : suivi des dossiers stagiaires, dossiers de rémunération, de financement, convocations, préparation des documents de sessions, assiduité, suivi post formation, attestation d’entrée et de fin de formation
· Pilotage du back-office nécessaire à la mise en œuvre des formations : mise en ligne, suivi émargements, livrets d’entrée en formation, mise à jour des tableaux de bord
· Préparation des documents de bilans qualitatifs et quantitatifs
· Appui au suivi budgétaire et financier : devis, facturation, suivi des charges et des produits, certificats de réalisation, suivi de caisse
· Logistique des actions : planning des salles, réservations, suivi des conventions de location, planification d’intervenants externes
· Participation aux réponses aux appels d’offres et appels à projets
· Participation à l’amélioration continue des pratiques et des outils
Prospection et relation avec les usagers :
· Envoi de mailings, catalogues, supports de prospection
· Renseigner et orienter les bénéficiaires sur les activités et service de l’Ufcv
Précisions :
- Recrutement dans le cadre d’un départ en retraite. Le tuilage nécessitera des déplacements à Angers et Château-Gontier.
- Déplacements à prévoir à Château-Gontier lors du démarrage des actions.
CDI temps plein (35h)
Salaire indicatif : 1769.60€ brut mensuel
Poste à pourvoir dès que possible
Profil recherché
Formation :
Niveau Bac à Bac+2 type Gestion administrative
Compétences requises :
- Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, internet
Expérience :
- Expérience dans le champ de la formation professionnelle et/ou de l’accompagnement de publics fragilisés
Qualités souhaitées :
- Rigueur et organisation
- Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation
- Esprit d’initiative
- Aisance relationnelle
- Sens du travail en équipe et du service client
Poste à pourvoir dès aujourd'hui, on vous attend !