Directeur de Projets Événementiels H/F

Lartisien is a French-born luxury travel specialist, dedicated to crafting extraordinary travel experiences for its members.

Since 2008, we’ve opened the doors to the world’s finest hotels for those who love to plan their own trips while enjoying exclusive upgrades and benefits. In 2011, our passion for excellence led us to launch bespoke travel concierge services. Today, our Client Advisors design one-of-a-kind travel experiences for our members, unlocking access to hidden gems around the world through our Signature Journeys and Exclusive Events.

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MISSIONS :

Participation à la réponse aux appels d’offres :

• Conceptualiser, rédiger et présenter en binôme avec la Directrice des Opérations les appels d'offre, en mobilisant toutes les parties prenantes du projet (s'appuyer sur le Lead Résa & Conciergerie, si le projet le nécessite)

• Analyser les briefs, participer aux brainstormings et aux réunions de suivi, rédiger les recommandations

• Rechercher et gérer les fournisseurs

• Rechercher les lieux d’événements et les vendre au client

• Chiffrer les projets et établir des devis (validés par la Directrice des Opérations)

Pilotage des projets :

• Déterminer et être garant du bon déroulement des différentes étapes du projet (établit/suit le retroplanning)

• Tenir le rôle de référent auprès du client. Préparer, mener et assurer le suivi des réunions d’avancement avec lui. Apporter des solutions en fonction des imprévus

• Coordonner les différents métiers prestataires (création, contenu, production…) et plus largement tous les contributeurs à l’évènement en fonction des besoins des clients

• Rédiger des ordres du jour, comptes rendus de réunions et préparer des présentations clients

• Être l’interface des fournisseurs (rédaction des CDC, réception et analyse des devis, sélection fournisseur avec les équipes)

• Analyser la réussite de l’événement post-évènement, établir le bilan et le présenter au client

• Être garant du respect des budgets/de la rentabilité du projet

• Être en charge des reporting d'activité demandés par le client et par la Direction financière, de la facturation et de la clôture

• Être responsable de la bonne gestion de la relation client : du niveau de satisfaction sur la mission et de son renouvellement

Coordination de l'équipe projet dédiée aux évènements :

• Piloter et coordonner l'équipe Projets (définie par la Directrice des Opérations). Être garant de l'efficacité et de l’exigence opérationnelle de chacun (respect de la qualité et des délais)

• Partager ses connaissances, son expérience, et ses méthodes de travail auprès des Chefs de projet dans le but de les faire gagner en autonomie/compétence et assurer leur réussite dans l’exécution de leurs tâches

Veille :

• Assurer une veille des prestataires du secteur, des lieux, des thématiques, intervenants et autres événements du secteur et dans différentes capitales (Dubaï, Paris, Londres…)

• Assurer une veille clients (autres événements, événements à venir, recherches sur les marques et évolutions de marque…)

• Vous avez une expérience d’au moins 7 ans en gestion de projets événementiels

• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets en parallèle et savez gérer les priorités

• Vous êtes autonome dans l’organisation et la priorisation du travail

• Vous êtes capable d’anticiper les imprévus

• Faire preuve de réactivité

• Faire preuve d’écoute active pour comprendre les exigences des clients

• Faire preuve d’excellence dans la qualité de service : rigueur, précision, fiabilité

• Maitriser parfaitement l’Anglais. La maitrise d’une autre langue est un plus

• Excellente qualité rédactionnelle

• Appréhender les codes du luxe

• Faire preuve d’une extrême confidentialité concernant les informations clients