Directeur Service et Support aux opérations

Afrik Intérim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Intérim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 20 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons un Directeur Support H/F.

Rattaché au Directeur Général, vous encadrerez les Responsables des départements Recrutement, Payroll, Immigration et Santé et Sécurité au Travail (SST)

Le Directeur du Pôle Services et Support aux Opérations est responsable du pilotage, de la coordination et de la performance du back-office opérationnel d’Afrik Interim. Il garantit la qualité, la fiabilité et la réactivité des services fournis aux Directions des Opérations, aux sites, aux clients et aux collaborateurs.

Son périmètre couvre les départements suivants :

•   Département Recrutement ;

•   Département Payroll ;

•   Département Immigration ;

•   Département Santé et Sécurité au Travail (SST).

Il veille à ce que chacun de ces départements dispose d’objectifs clairs, respecte ses engagements, maîtrise ses processus, suive ses indicateurs de performance et mette en œuvre les actions correctives nécessaires. Il ne se substitue pas aux responsables de département dans la gestion quotidienne, mais s’assure qu’ils pilotent efficacement leurs équipes et atteignent les résultats attendus.

Membre du Comité de Direction, il contribue à la définition et au déploiement de la stratégie d’Afrik Interim. Il travaille en étroite collaboration avec les Directeurs des Opérations afin d’anticiper leurs besoins, de résoudre les dysfonctionnements et de sécuriser l’exécution des contrats.

Responsabilités principales

Pilotage stratégique du Pôle et gouvernance

•   Définir la vision, les priorités et la feuille de route annuelle du Pôle.

•   Traduire les orientations stratégiques d’Afrik Interim en objectifs opérationnels pour chacun des quatre départements.

•   S’assurer de l’alignement des fonctions support avec les priorités commerciales, opérationnelles, financières et humaines de l’entreprise.

•   Anticiper les besoins liés à la croissance, aux nouveaux contrats, à l’ouverture de sites et à l’évolution des effectifs.

•   Contribuer activement aux travaux et décisions du Comité de Direction.

•   Présenter au Comité de Direction les résultats, risques, difficultés, besoins d’arbitrage et plans d’action du Pôle.

•   S’assurer de la mise en œuvre, dans son périmètre, des décisions prises par la Direction Générale et le Comité de Direction.

Management et coordination des départements

•   Manager directement les responsables des départements Recrutement, Payroll, Immigration et SST.

•   Organiser des réunions régulières de pilotage et suivre l’avancement des priorités et plans d’action.

•   Développer l’autonomie, les compétences managériales et la capacité de décision des responsables.

•   Favoriser la coopération, la circulation de l’information et la résolution collective des problèmes.

Coordination avec les Directions des Opérations

•   Agir comme interlocuteur principal des Directeurs des Opérations pour les sujets relevant du Recrutement, du Payroll, de l’Immigration et de la SST.

•   Recueillir régulièrement leurs besoins, contraintes, priorités et appréciations sur la qualité des services support.

•   Organiser des points de coordination réguliers entre le Pôle et les Directions des Opérations.

•   S’assurer que les engagements pris par les départements support sont compris, planifiés et respectés.

Pilotage du Département Recrutement

•   Suivre les besoins ouverts, les délais de recrutement, la qualité des candidatures et les taux de placement.

•   S’assurer de la complétude des dossiers avant la mobilisation des candidats retenus.

•   Analyser les recrutements non aboutis, les désistements, les départs précoces et les réclamations clients afin d’en traiter les causes.

•   Contribuer au développement des offres de recrutement spécialisé, de RPO et d’Executive Search.

Pilotage du Département Payroll

•   Garantir la préparation et l’exécution correcte de la paie dans les délais convenus.

•   S’assurer de la collecte, de la validation et de la traçabilité des éléments fixes et variables de paie.

•   Veiller à la fiabilité des données utilisées et à la cohérence entre les contrats, présences, heures, absences, primes et retenues.

•   Mettre en place un calendrier de paie clair, partagé avec les opérations et respecté par les parties prenantes.

•   Définir et suivre des plans d’amélioration visant à réduire les traitements manuels, les erreurs et les délais.

Pilotage du Département Immigration

•   Superviser la préparation, le dépôt et le suivi des dossiers de visa, permis de travail, permis

•   Développer et professionnaliser l’offre Immigration en tant que service fiable et potentiellement générateur de revenus.

Pilotage du Département Santé et Sécurité au Travail (SST)

•   Piloter le déploiement de la politique et des priorités SST d’Afrik Interim sur l’ensemble des sites concernés.

•   S’assurer que les exigences SST sont intégrées dès la préparation et le démarrage des contrats.

•   Superviser le suivi, l’analyse et la documentation des accidents, incidents, presque accidents et situations dangereuses.

•   Coordonner l’action du Département SST avec les Directeurs des Opérations, responsables de sites, clients et partenaires concernés.

•   Suivre les indicateurs SST et alerter la Direction Générale sur tout risque significatif.

Pilotage de la performance et reporting

•   Mettre en place un tableau de bord consolidé du Pôle.

•   Organiser des revues hebdomadaires et mensuelles de performance avec les responsables de département.

•   Analyser les écarts entre objectifs et résultats, identifier les causes racines et valider les plans d’action correctifs.

Qualité de service, processus et contrôle interne

•   Cartographier et formaliser les principaux processus relevant du Pôle.

•   Harmoniser les méthodes de travail entre les départements, régions et sites.

•   Mettre en place les contrôles permettant de prévenir les erreurs, retards, dossiers incomplets et risques de non-conformité.

•   Veiller au respect des procédures, à la traçabilité des opérations et à la conservation des justificatifs.

Gestion budgétaire et optimisation des ressources

•   Proposer les ajustements d’organisation et de ressources nécessaires.

•   Identifier les possibilités de mutualisation, d’automatisation et de gains de productivité.

•   Contribuer à la maîtrise des coûts et à l’amélioration de la rentabilité des opérations.

Formation

•   Bac +4 / Bac +5 en management, gestion, ressources humaines, administration des entreprises, finance, ingénierie ou domaine équivalent.

•   Formation complémentaire en leadership, management de la performance, gestion des opérations ou conduite du changement appréciée.

Expérience

•   Minimum 10 ans d’expérience professionnelle dont au moins 5 ans dans une fonction de direction ou de management de plusieurs équipes.

•   Expérience confirmée dans le pilotage d’activités support, d’un back-office, de services partagés ou d’opérations multisites.

•   Expérience souhaitée dans l’intérim, l’outsourcing, les services RH, les services B2B ou un environnement à forte intensité opérationnelle.

•   Expérience démontrée dans la mise en place de processus, de KPI, de tableaux de bord et de plans d’amélioration.

•   Bonne connaissance de l’environnement économique et opérationnel de la République démocratique du Congo.

Compétences clés

Compétences techniques

•   Maîtrise du pilotage des opérations et des fonctions support.

•   Bonne compréhension des processus de recrutement, paie, immigration et santé-sécurité au travail.

•   Capacité à définir et piloter des KPI, objectifs et engagements de service.

•   Maîtrise de la structuration des processus, du contrôle interne et de la gestion des risques.

•   Capacité à conduire des projets de transformation et de digitalisation.

•   Bonne capacité d’analyse budgétaire, de planification et d’allocation des ressources.

•   Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et de reporting.

Compétences comportementales

•   Leadership, autorité naturelle et courage managérial.

•   Orientation résultats, qualité de service et satisfaction client.

•   Capacité à travailler en transversal, à influencer et à fédérer des interlocuteurs variés.

•   Rigueur, organisation, anticipation et sens des priorités.

•   Pragmatisme, réactivité et orientation solutions.

•   Excellentes capacités de communication écrite et orale.

•   Intégrité, discrétion, confidentialité et exemplarité.