Employé(e) administratif

La Maison Saint Dominique est un Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (E.H.P.A.D.), privé à but non lucratif, adhérent à la FEHAP et adossé à l'OHS de Lorraine.

L'établissement accueille 91 résidents dont 13 en unité de vie protégée.

Situé au centre de Metz, à proximité de la Mairie, du Conseil Général, de la Cathédrale, du Théâtre, du Cinéma, desservie par les transports en commun, l'établissement est doté d'un parking privé.

Rattaché(e) à la direction de l'établissement, vous êtes le premier visage et la première voix de notre structure. Véritable pivot de la vie quotidienne de l'établissement, vous assurez des missions variées allant de l'accueil à la gestion administrative, comptable et logistique, en lien direct avec les résidents, leurs familles et les équipes.

Vos missions se déclinent en 5 grands axes :

1. Accueil et Communication

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, familles et partenaires.

• Gestion du courrier (arrivée/départ, dispatching).

• Affichage et diffusion des informations au sein de la structure.

2. Gestion Administrative des Résidents

• Suivi de la liste d’attente et gestion des mouvements des résidents (entrées/sorties).

• Tenue et mise à jour des dossiers administratifs des résidents.

• Instruction et suivi des dossiers d'aides financières (Aide sociale, APL, APA).

• Secrétariat du Conseil de la Vie Sociale (CVS) : envois des convocations, préparation des élections, affichage et diffusion des comptes-rendus.

3. Secrétariat Général

• Traitement et réponses aux candidatures spontanées.

• Mise à jour du registre/liste des salariés.

• Organisation des formations sécurité (convocations et suivi des formations incendie).

• Gestion de l’agenda institutionnel (animations, absences, repas).

• Rédaction et diffusion de courriers divers (notes de service, informations).

• Gestion de l'archivage et de la destruction réglementaire des dossiers (médicaux, secrétariat, comptabilité).

4. Gestion Comptable (Niveau 1)

• Régie d'accueil : gestion de la caisse d'accueil et vente de tickets repas (personnel, stagiaires).

• Facturation : repas des familles, mini-shop et formations externes.

• Relais de facturation pour les intervenants extérieurs (pharmacie, coiffeur, podologue, etc.).

• Suivi des stocks et commande des fournitures de bureau et timbres.

5. Coordination de la Vie Sociale et Médicale

• Gestion des rendez-vous des résidents (podologue, coiffeur, esthéticienne, massages).

• Supervision logistique des sorties médicales (enveloppes de transmission) et suivi du passage des laboratoires.

• Participation à la préparation des événements et fêtes (invitations, menus, affichages).

• Gestion du planning de prêt du véhicule de l'établissement.

Vous justifiez d'une expérience significative et réussie sur un poste similaire d'accueil et de secrétariat (une expérience en secteur médico-social, EHPAD ou résidence autonomie est un solide atout).

Maîtrise impérative des outils informatiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook).

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous faites preuve d'empathie, d'écoute et d'un grand sens du service. Vous savez vous adapter à un public de personnes âgées ou fragilisées.

Qualités professionnelles : Rigueur, sens de l'organisation, discrétion absolue et autonomie sont indispensables pour réussir sur ce poste polyvalent.