Front Office Coordinator

Au milieu de paysages volcaniques à couper le souffle, bordé par un lagon aux couleurs cristallines et une luxuriante végétation tropicale, l'InterContinental Tahiti Resort and Spa vous accueille en Polynésie française. Installé sur l'île principale de Tahiti, à seulement deux kilomètres de l'aéroport, nos bungalows sur pilotis et autres hébergements exotiques vous immergent dès votre arrivée dans la culture et la splendeur de l'archipel.

L'InterContinental Tahiti Resort & Spa recherche un Front Office Coordinator en CDD de 6 mois pour assurer la coordination et la supervision des activités du service Front Office.

Ses principales missions consisteront à :

• Superviser les opérations de réception : Accueillir et orienter les clients avec professionnalisme, gérer les réservations, les arrivées et les départs, tout en veillant au respect des procédures internes et des standards d’excellence du groupe.

• Assurer la gestion des réservations et des disponibilités : Coordonner avec les équipes pour optimiser l’occupation des chambres et garantir une expérience client fluide, en lien avec les services concernés (housekeeping, F&B, etc.).

• Contrôler les aspects financiers : Vérifier les garanties de paiement, les limites de crédit et les balances clients, tout en identifiant les anomalies ou risques potentiels. Participer à la clôture journalière des comptes et aux rapprochements financiers.

• Gérer les litiges et réclamations : Traiter les demandes spécifiques des clients, résoudre les problèmes avec diplomatie et efficacité, et escalader si nécessaire vers la hiérarchie.

• Coordonner avec les équipes internes : Collaborer étroitement avec le service Housekeeping, la restauration, le spa et la direction pour assurer une communication fluide et une expérience client sans faille.

• Participer à la formation et à l’encadrement : Accompagner les nouveaux collaborateurs et veiller à la transmission des bonnes pratiques au sein de l’équipe Front Office.

• Contribuer à l’amélioration continue : Proposer des axes d’amélioration pour optimiser les processus et renforcer la satisfaction client, en lien avec les objectifs du resort.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

• Expérience professionnelle : Expérience significative dans un poste similaire au sein d’un établissement hôtelier haut de gamme, idéalement en réception ou front office.

• Maîtrise des outils : Excellente connaissance des systèmes de gestion hôtelière (PMS) et des logiciels de réservation. Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.).

• Sens de l’organisation et rigueur : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec précision et méthode, notamment dans le contrôle des factures et des garanties de paiement.

• Rigueur financière et contrôle : Aptitude à analyser les données financières (credit limits, balances, pré-autorisations) et à identifier les anomalies ou risques.

• Sens du relationnel et discrétion : Excellent contact client et capacité à gérer les situations délicates avec diplomatie, notamment en cas de litiges ou de réclamations.

• Autonomie et réactivité : Capacité à travailler en autonomie tout en faisant remonter les informations importantes aux responsables (duty manager, chef de brigade).

• Langues : Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit), la connaissance du tahitien serait un plus.

• Formation en hôtellerie, gestion, tourisme ou domaine connexe (Bac)