Gestionnaire administratif académique F/H

L’École polytechnique, communément appelée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial.

Placée sous la tutelle du ministère des Armées, l’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de 5 Grandes Écoles : l’E.N.P.C, l’E.N.S.A.E, l’E.N.S.T.A, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Soucieuse d'attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d'enseignements et de recherche, de son personnel et d'amener toujours plus d'élèves vers ses formations d'excellence, l'École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité, de l'égalité Femmes-Hommes et de l’inclusion. Elle s’engage dans son processus de recrutement à étudier toutes les candidatures sans aucune forme de discrimination. 

Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.

Le pôle Support Académique est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Le pôle Support Académique est également en charge de la gestion des bourses, exonérations et prêts, ainsi que du conventionnement des formations.

Rattaché(e) au Responsable du pôle support académique, vous aurez pour rôle de gérer, au sein d’un front office, les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l’inscription à la diplomation. Par ailleurs,vous assisterez le responsable du pôle Support Académique sur le conventionnement des formations.

A ce titre, vous assurerez les missions principales suivantes :

• Participer au conventionnement des formations en lien avec le responsable du pôle Support Académique ;

• Gérer les notes : collecter les notes auprès des enseignants, les vérifier et les importer en base de données, les publier en ligne, pour l'ensemble des formations de l'École polytechnique ;

• Instruire les demandes de vérifications de diplômes des anciens étudiants sur demande d'organismes extérieurs (notamment employeurs potentiels) ;

• Organiser les enquêtes d’évaluation des enseignements auprès des élèves, à l'issue de chaque enseignement ;

• Assister le responsable du pôle Support Académique dans le suivi de l'exécution des décisions des jurys ;

• Organiser l'archivage pérenne des notes et des diplômes ;

• Préparer les documents supports des jurys et conseils des études ;

• Au sein du front office, éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d’assiduité et attestations intermédiaires de résultats… ;

• Participer à l’inscription administrative des étudiants, établir et diffuser des attestations d’inscription ;

• Contribuer à l’édition des diplômes, suppléments aux diplômes et certificats.

Activités complémentaires :

• Contribuer à la rédaction des procédures et modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions.

• Participer aux grands événements annuels de la direction de l’Enseignement, notamment, l’organisation des cérémonies des diplômes.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail (selon poste)

• Remboursement du titre de transport : 75%

• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur

• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit

• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...

• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/3 en administration et justifiez d'une première expérience réussie idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur.

Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques (Messagerie, Pack Microsoft Office : Word, Excel Powerpoint).

Vous avez le sens du service client.

Votre relationnel, votre organisation et votre proactivité sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.

Une bonne maîtrise de l’anglais est nécessaire.