Gestionnaire administratif et financier (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Le Vice-rectorat Recherche & Innovation ainsi que le laboratoire ETHICS (EA7446) recrutent, dans le cadre d’un remplacement, un(e) Gestionnaire Administratif et Financier (H/F) en Contrat à Durée indéterminée. Le/La Gestionnaire administratif et financier propose et assure une organisation administrative et matérielle du service, garantissant le bon déroulement de la gestion financière des projets en cours et le paramétrage des outils et documents nécessaires au fonctionnement du service, notamment dans le cadre des conventions de recherche et de partenariat.

Missions principales

Gestion administrative et financière

• Participer à l’écriture et à la réalisation des cahiers des charges, nouvelles facturations, avenants et signatures numériques.

• Veiller quotidiennement l’équilibre du budget et/ou des comptes en lien avec les projets en cours.

• Suivre les paiements des expériences réalisées au sein de l'Anthropo-lab.

• Gérer et développer les relations avec le service Comptabilité pour assurer un suivi des facturations et paiements.

• De manière générale, consolider et développer les relations avec les autres services, entreprises et partenaires afin d’assurer le bon déroulement des activités et projets et, le cas échéant, gérer les contentieux par la médiation avec ces derniers.

• Concevoir, mettre à jour et assurer le respect des procédures permettant le bon déroulement des traitements des dossiers.

• Participer à la création et mise à jour des tableaux de bord et outils nécessaires au bon fonctionnement du service.

• Les mettre à disposition en lien avec le service concerné et ce, dans le cadre d’un suivi financier.

• Identifier les difficultés et/ou dysfonctionnements et, le cas échéant, faire remonter les informations auprès du (de la) Directeur(trice) délégué(e).

• Contribuer au suivi administratif et financier des actions menées dans le cadre du Chantier Recherche de Vision 2030 : politique doctorale, internationalisation, expertises et organisation interne.

Gestion administrative du personnel

• Collecter et transmettre à la Direction des Ressources Humaines les informations administratives relatives à la paie des collaborateurs permanents et/ou chargés d’enseignement (prévisionnels de congés, autorisation de travail des salariés étrangers, informations nécessaires à l’élaboration des contrats de travail et/ou avenants, etc.).

• Veiller au respect des obligations légales et conventionnelles, concernant notamment les stagiaires, chercheurs associés, et prestataires, et alerter en transmettant les informations utiles à la Direction de la Faculté et, le cas échéant, en faisant appel à la Direction des Ressources Humaines.

• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service. 

Activités annexes

• Réaliser, pour les instances du périmètre : laboratoire ETHICS (EA7446) et Vice-présidence & Vice-rectorat Recherche et Innovation, un socle de tâches courante au titre de l’assistance des membres de l’équipe (courrier, téléphone, courriels, agendas, logistiques, relances diverses, veille réglementaire, etc.).

• Contribuer à la bonne coordination avec les autres services supports, ainsi qu’avec les entités, et se rendre disponible ou participer à l'organisation des événements scientifiques de grande ampleur organisés au sein de l'Université.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation de niveau bac +3 souhaitée dans le domaine financier, de la gestion de projets, ou expérience professionnelle équivalente, idéalement suivie d’une expérience de 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité Maîtrise des techniques de secrétariat et de suivi comptable.

• Utiliser les outils bureautiques, dont une très bonne maîtrise d'Excel.

• Appliquer les règles de facturation et de budget.

• Exploiter les outils comptables.

• Intégrer des connaissances juridiques.

• Gérer les imprévus.

Compétences comportementales (soft skills) :

• Développer le sens du relationnel et de la communication.

• Faire preuve d'adaptabilité.

• Manifester de la diplomatie.

• Être très à l’aise avec les chiffres

• Organiser et structurer les tâches.

Ce que l'on propose :

Rémunération brute sur 13 mois : Entre 31k et 32,8k bruts annuels

Carte titres restaurants EdenRed (valeur faciale du titre : 10 euros)
Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d'abonnement) à hauteur de 75%
Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel

Mutuelle/Prévoyance