Gestionnaire administratif et financier (F/H)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Le Laboratoire d'optique appliquée (LOA) est une unité mixte de recherches du CNRS qui dépend de l'ENSTA et de l'École polytechnique. Situé sur le Plateau de Saclay à Palaiseau (91), ses activités sont centrées sur le développement et les applications de sources laser femtoseconde intenses, la physique de l'interaction laser-matière et des plasmas ainsi que la production de sources compactes de rayonnements et de particules énergétiques.

Effectif du laboratoire au 30 novembre 2025 : 75 personnes, dont 40 permanents

·         Service Administratif et Financier :

o   4 gestionnaires administratifs et financiers

o   1 informaticien

o   1 responsable inventaire équipements

·         6 Groupes de recherche

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, vous serez chargé(e) :

• De sécuriser et fluidifier toutes les démarches administratives de recrutement et d’accueil des nouvelles recrues, en lien avec les institutions partenaires.

• D’accompagner au quotidien l’ensemble des agents du laboratoire sur leurs démarches administratives (congés, formation, accès au site, etc.).
  
  A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Assurer le lien entre les chercheurs, les institutions partenaires et les services RH des tutelles. Conseiller les recruteurs et les nouvelles recrues sur les procédures de recrutement, puis accompagner la constitution et la transmission des dossiers de recrutement aux services compétents.

• Organiser et suivre l’intégration des nouveaux agents (ouverture des comptes informatiques, attribution des badges, organisation des visites médicales). Transmettre les informations essentielles à leur prise de fonction.

• Assurer une veille active sur les évolutions réglementaires en matière de ressources humaines. Mettre à jour les bases de données du personnel, suivre les fins de contrat, la formation des agents et répondre aux enquêtes des tutelles.

• Participer à l’élaboration et au suivi des ordres de mission pour les déplacements professionnels des agents.

• Contribuer à l’organisation d’événements internes, à la mise à jour de l’intranet et à la diffusion de la newsletter du laboratoire

• En collaboration avec les doctorants et les assistants de prévention, participer à l’actualisation du livret d’accueil et du parcours d’arrivée des nouveaux agents.
  

Activités complémentaires :

• Appuyer l'équipe financière en assurant la saisie et le suivi administratif des commandes courantes.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...

• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)

• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d’un bac+2, vous justifiez d'une première expérience réussie dans la gestion administrative, gage de votre autonomie, de votre rigueur et de votre capacité à accompagner efficacement nos équipes.