Gestionnaire administratif·ive ADV & ADA H/F

Rejoignez les backstages de l’événementiel avec Novelty !

Forts de plus de 50 ans d’expertise dans les métiers de l’événementiel, nous sommes les artisans de plus de 10 000 prestations annuelles.
Au coeur de nos métiers : la vidéo, la sonorisation, l'éclairage, la structure scénique et la distribution électrique sont au service de secteurs aussi variés que la Mode, le Luxe, le Live, l'Expo, le Corporate et la TV. Novelty, ce sont 450 femmes et hommes, tous unis par une mission commune : être au service de l’événement pour le rendre inoubliable.
Chez nous, la technique est un outil précieux, toujours déployée pour sublimer chaque moment.
Découvrez nos opportunités dans nos agences situées en France (Paris, Azur, Occitanie, Nouvelle-Aquitaine, Grand Ouest, Grand Est, Auvergne Rhône-Alpes, Normandie), et dans le monde (Monaco, Benelux, UK, Middle East, Italy, Spain & Portugal).

Rejoignez-nous et faisons de chaque événement une expérience audiovisuelle extraordinaire !

Venez enrichir notre équipe avec votre talent ! Nous sommes à la recherche d’un(e) Gestionnaire administratif·ive ADV & ADA pour rejoindre l’équipe !

Missions principales :

Gérer de bout en bout le processus d’achat :

• Centraliser les demandes d’achat de la BU Vente & Intégration

• Contrôler les bilans d’affaires et la rentabilité

• Saisir les commandes dans le système de gestion commerciale

• Valider les commandes (dans le respect de la délégation de signature accordée)

• Émettre les commandes

• Gérer les accusés de réception

• Contrôler les délais

• Déclencher les prépaiements éventuels auprès de la comptabilité

• Déclencher les courses d’enlèvement si besoin

• Superviser les suivis (tracking), notamment pour les importations

• Gérer les formalités douanières avec le transporteur (paiement des frais)

• Gérer les blocages et les litiges

• Alerter les chargés d’affaires en cas d’anomalie dans le processus

Gérer de l’embauche du personnel intermittent :

• Contribuer à l’identification de nouvelles recrues

• Demander aux candidats leurs données personnelles et documents pour leur inscription dans la base

• S’interfacer avec les RH intermittents pour la création de leur fiche

• Maîtriser les compétences des intermittents employés fréquemment

• Proposer les ressources compétentes aux chefs de chantier ou au coordinateur de production

• Contacter les intervenants afin de s’assurer de leur disponibilité et planifier leur agenda

• Veiller à la maîtrise des cachets attribués en fonction des missions et des compétences

• Enregistrer les embauches dans le système de gestion de l’entreprise

• Déclencher l’envoi des DUE auprès des organismes ad hoc

• Déclencher l’envoi des contrats de travail, des feuilles de route, etc.

• Mettre à jour les données du SI si besoin après la mission

• Transmettre les éléments nécessaires à la rémunération aux RH intermittents

Administrer les ventes :

• Gérer les ouvertures de comptes clients (envoi du formulaire, récupération des informations et documents, interface avec la comptabilité clients)

• Saisir les devis le cas échéant (notamment pour les appels d’offres)

• Contrôler la conformité des accords clients en coopération avec les chargés d’affaires

• Enregistrer les principales correspondances avec le client dans le SI (bons de commande, bons de livraison signés, etc.)

• Déclencher l’émission des factures d’acompte et de solde par la comptabilité

• Vérifier la situation comptable des clients et alerter les chargés d’affaires si besoin

Assurer le contrôle de gestion :

• Contrôler et saisir les taux horaires du personnel dans le SI

• Contrôler les imputations des coûts de main-d’oeuvre dans le SI

• Contrôler l’affectation des achats et des sorties de stock aux affaires

• Saisir les informations manquantes le cas échéant

• Établir des bilans d’affaires aux moments clés du planning (après les achats, après la fin de chantier, à la réception, en fin de garantie, etc.)

• Consolider les bilans d’affaires afin de permettre l’établissement d’un bilan annuel ventilé par chargé d’affaires

• Préparer les déplacements de l’équipe :

• Rechercher, réserver et commander les billets d’avion, de train, etc.

• Rechercher, réserver et commander les hébergements (hôtels, gîtes, locations, etc.)

• Organiser, si besoin, les repas des équipes (négociation des tarifs, réservation, etc.)

• Communiquer aux collaborateurs toutes les informations utiles à leur mission

• Demander, le cas échéant, des avances sur frais auprès des RH

• Assurer la mise à jour des documents généraux du département :

• Collecter les photos et les descriptifs des installations réalisées auprès des chargés d’affaires et des chefs de chantier

• Tenir à jour le book du département (compilation des réalisations les plus représentatives)

• Tenir à jour la liste des documents administratifs (Kbis, assurances, documents d’ouverture de compte, etc.) en appui de la DAF

• Assister le responsable du département :

• Rédiger les comptes rendus des réunions périodiques du département

• Participer à la logistique des recrutements et des formations (prise de rendez-vous, etc.)

• Établir les notes de frais des cadres du département

• Contribuer à la rédaction des procédures au fur et à mesure de leur mise en place

• Superviser les congés des collaborateurs (relances à l’approche des échéances, alerte du responsable, etc.)

Du fait de pics marqués dans le cycle d’activité du Groupe Novelty, le/la titulaire du poste pouvoir être amené(e), à titre exceptionnel, à travailler certains samedis et dimanches, dans le respect du cadre légal et conventionnel.

Vous êtes rigoureux·se, organisé·e et doté·e d’un excellent relationnel ? Ce poste est fait pour vous !

Formation et expérience :

Vous justifiez d’un diplôme de niveau Bac+2/3 en gestion, administration, commerce ou un domaine équivalent, et disposez d’une expérience minimale de 3 ans dans un poste similaire, idéalement dans l’événementiel, la logistique ou le secteur technique. Une première expérience en gestion administrative et financière serait un atout supplémentaire.

Compétences clés et aptitudes professionnelles :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des logiciels de gestion commerciale

• Excellente rigueur administrative et sens aigu du détail

• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire

• Autonomie, réactivité et capacité à prioriser les tâches dans un environnement dynamique

• Bonne connaissance des processus d’achat, de gestion des stocks et des aspects réglementaires (douanes, contrats, etc.)

• Maîtrise des outils de suivi et de contrôle de gestion

• Capacité à gérer des situations complexes et à proposer des solutions adaptées

Qualités personnelles :

• Sens de l’organisation et capacité à gérer des délais serrés

• Esprit d’initiative et proactivité

• Adaptabilité et flexibilité pour répondre aux besoins opérationnels

• Discrétion et confidentialité dans la gestion des données sensibles

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

La fourchette salariale proposée est ajustée en fonction de l’expérience, celle-ci s’étend selon le nombre d’années d’ancienneté, afin de valoriser au mieux votre parcours professionnel.

Rejoignez Novelty et démarrez une nouvelle étape de votre parcours professionnel, avec nous ! Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre équipe.