Gestionnaire administratif

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Le rectorat (les Humanités) recrute dans le cadre d’une création de poste, un Gestionnaire Administratif (H/F) en Contrat à Durée Indéterminée. Poste à temps complet à pourvoir le plus rapidement possible. 

Missions 

Gestion de la scolarité

• Assurer le bon déroulé tout au long de l’année des modules de formation.  

• Assurer le fonctionnement logistique des Modules : réservation de salles, réunions, factures, relances par mails pour les étudiants, les enseignants. 

• Envoyer aux multiples interlocuteurs les notes (Responsables Pédagogiques et/ou étudiants en candidat libre). Assurer les rattrapages le cas échéant. Recevoir par mail les évaluations de fin de parcours (et de milieu) pour les Modules. 

• S’assurer de l’inscription des étudiants, des enseignants, des Responsables Pédagogiques, aux Modules et au fonctionnement des Humanités de façon générale, répondre à leurs nombreuses questions, les recevoir, expliquer le fonctionnement du Diplôme Universitaire, des Modules.  

• Valider tous les aspects académiques avant et après le Grand Oral ; crédits ECTS obtenus, contenus suivis, enseignements complémentaires. 

• Assurer les réponses aux questions d’étudiants et de collègues, relatives aux exceptions : étudiants absents, préparer des examens de rattrapage, ... 

• Envoyer aux étudiants les supports de cours en fin de semestre, voire après chaque séance, à la demande des enseignants. 

• Répondre aux demandes des étudiants et/ ou de leurs Responsables Pédagogiques et/ ou des intervenants : arrivée trop tardive dans les parcours, par exemple, travaux non rendus, retards répétés, manque d’engagement, délais de paiement, ... en présentiel ou par mail.    

Gestion administrative : 

• En assurer la préparation d’ordre logistique : repas, salles à réserver, relance, PPT supports... Réaliser les réservations de visites prévues dans le cadre de certains Modules : PBA, Musée de la Piscine, entreprises... 

• Gérer les demandes de QR Code pour les étudiants et les partenaires ne pouvant pénétrer dans l’Hôtel académique et aux alentours (autres bâtiments). 

• Recevoir les factures des intervenants et s’assurer de la mise en paiement. 

• Rédiger des attestations personnalisées demandées par les étudiants validant leurs parcours aux Humanités pour monMaster ou toutes autres raisons. 

• Assurer la bonne tenue des moments (travail “invisible”) : écrans à réserver, buffets ou plateaux-repas, fournitures administratives, demandes de places de parking, de remboursements de frais, de paiements des vacations... 

• Commander les divers documents académiques : diplômes, certificats, flyers, toges... 

• Créer et suivre les indicateurs ; nombre d’étudiants inscrits, Modules, établissements d’origine, ... en assurer la mise en forme, créer les supports de présentation, en assurer la bonne diffusion.  

Gestion de la promotion :

• Coconstruire les évènements de mise en lumière des Humanités : travail en commun avec l’équipe du Studiographic, de la communication, de la reprographie, de la Direction des Moyens Généraux.  

• Outils de communication : coordonner la réalisation du catalogue des Humanités, en assurer la diffusion. Dans le respect des process UCL.

Par ailleurs, le poste nécessite une capacité à échanger de manière appropriée avec des interlocuteurs aux profils variés (mécènes, enseignants, étudiants, collaborateurs de l’UCL). Il est donc attendu une bonne adaptabilité et capacité à incarner les Humanités.   

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente.

• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de gestion administrative.

• Structurer des documents administratifs avec rigueur et précision.

• Contrôler la conformité des informations et des pièces administratives.

• Coordonner des agendas, plannings ou échéanciers.

• Optimiser des tableaux de bord et outils de suivi.

• Organiser la logistique de réunions, événements ou déplacements.

• Communiquer avec clarté auprès d’interlocuteurs variés.

• Prioriser les tâches pour gérer efficacement les imprévus.

• Collaborer au sein d’équipes pluridisciplinaires.

• S’adapter aux variations d’activité et aux contextes changeants.

• Anticiper les besoins pour garantir la continuité du service.

• S’engager dans une démarche d'amélioration continue.

Ce qu'on vous propose :

• Rémunération : 2400 euros bruts

• 194 jours travaillés (pour une année complète)

• 6 semaines de congés payés (après un an d’ancienneté - Période de fermeture d'établissement obligatoire 3 semaines fin juillet début août et 10 jours pour les vacances de Noël)

• 22 jours de RTT (sur une année complète)

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Evénements fédérateurs