Gestionnaire administratif.ve du Centre interdisciplinaire Hi! PARIS (F/H)

Créé le 31 mai 2019, l’Institut Polytechnique de Paris (IP PARIS) rassemble six Grandes Écoles d’ingénieur françaises : l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’École Nationale des Ponts et Chaussées, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis. Cet établissement d’enseignement supérieur et de recherche développe une recherche au meilleur niveau international ainsi que des programmes de formation lisibles et attractifs, garantissant une excellente employabilité et visant des publics variés : Licence (Bachelor), Cycle Ingénieur, Master, Doctorat et formation tout au long de la vie.

Ce regroupement permet à ces écoles-membres de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui permettra de positionner IP Paris selon les standards internationaux.

Dans le cadre de sa stratégie de recherche, IP Paris met en place des centres interdisciplinaires dans plusieurs domaines clefs dont l’énergie et le climat, l’intelligence artificielle et le biomédical.

Présentation du service : Créé conjointement par HEC Paris et l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Hi! PARIS est le centre interdisciplinaire de recherche et d’enseignement consacré à l’IA et aux Sciences des données. L’ambition de Hi! PARIS, premier centre en Europe interdisciplinaire et interinstitutionnel, alliant éducation, recherche et innovation, est de devenir un leader mondial du domaine, en relevant les principaux défis liés à la transformation technologique et à son impact sur les entreprises et la société. Le Centre s’appuie sur près de 300 chercheurs et sur les infrastructures d’IP Paris et HEC Paris dans ces domaines.

Au sein de l’Institut Polytechnique de Paris (IP PARIS), sous la responsabilité du directeur exécutif du Centre Hi! PARIS, le/la titulaire du poste aura pour missions principales de :

1.     Assister la Direction Exécutive

• Organiser et gérer l'agenda du Centre : planifier et convoquer les comités de gouvernance et les comités de pilotage ;

• Contribuer à la gestion administrative des comités opérationnels du Centre : planifier et organiser les réunions des différents comités avec les partenaires institutionnels et/ou privés, assurer la transmission des informations ;

• Préparer les réunions : mise en forme de documents, prise de notes, comptes-rendus, emailing ;

• Contribuer à la vie d’équipe : accueil des nouveaux arrivants ;

• Aider au suivi des projets et activités du Centre.

2.     Contribuer aux activités du Centre (recherche, enseignements, innovation)

• Participer à l’organisation des activités événementielles du Centre : préparation, accueil des participants, gestion des prestataires, gestion logistique et administrative avec l’hébergeur ;

• Accueillir les personnes par téléphone, par courriel, sur différents sites en fonction des activités ;

• Être force de proposition pour la mise en place ou mise à jour de procédures et participer à leur amélioration.

3.     Gestion financière en relation avec la direction exécutive / administrative et financière

• Prendre en charge les achats du Centre et suivre le paiement des factures correspondantes :  relations avec les fournisseurs, demandes de devis, demandes d’achat, saisie des commandes puis des services faits ;

• Participer au suivi des flux financiers entre IP Paris et les établissements du Centre.

Cette liste est non exhaustive. D’autres missions pourront être confiées selon les besoins du service.

Ce poste est à pouvoir à compter de 01/03/2025

Type de contrat : CDD 36 mois

Poste de catégorie : B

Compétences :

Compétences opérationnelles requises

• Maitrise des outils bureautiques et TIC (Pack Office – Internet)

• Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité

• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit) pour travailler dans une équipe et un environnement international

Savoir-faire

• Capacité à travailler de manière collaborative (polyvalence, réactivité et écoute)

• Soucis de la remontée d’informations

• Aptitude à suivre plusieurs missions en parallèle (savoir prioriser / planifier les actions)

• Capacité à interagir avec des interlocuteurs différents et / ou issus d’horizons différents

Savoir-être attendus

• Aisance relationnelle (sens du contact, de l’accueil et du service)

• Réactivité, autonomie

• Rigueur et organisation

• Savoir anticiper les besoins et prioriser

Profile recherché :

• Titulaire d’un diplôme de type bac+2 ou plus, très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service.

• Maîtrise de l’anglais (écrit et oral) car de nombreux interlocuteurs sont non-francophones.

• Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur est un plus.

• Vous aimez être utile et faire gagner du temps tout en recherchant à délivrer un travail de qualité.

• Vous aimez le travail en équipe et êtes naturellement force de proposition.

• Vous justifiez d’une expérience significative dans une fonction similaire et avez des références.

Au sein de l'Institut, vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail 1 à 2 jours selon le poste.

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• De multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria (espace détente), bibliothèque des écoles-membres, Musée de l'X, service postal, )

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport…) et activités sportives variées sont organisées tout au long de l'année.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.