Gestionnaire administration RH paie F/H

L’École polytechnique, communément appelée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial.

Placée sous la tutelle du ministère des Armées, l’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de 5 Grandes Écoles : l’E.N.P.C, l’E.N.S.A.E, l’E.N.S.T.A, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Soucieuse d'attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d'enseignements et de recherche, de son personnel et d'amener toujours plus d'élèves vers ses formations d'excellence, l'École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité, de l'égalité Femmes-Hommes et de l’inclusion. Elle s’engage dans son processus de recrutement à étudier toutes les candidatures sans aucune forme de discrimination. 

Sous l’autorité de la Secrétaire générale de l’École, la Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée d’une trentaine d’agents, au service des différents acteurs de l’École : les élèves polytechniciens, les militaires de carrière et les agents civils relevant de différents statuts (fonctionnaires, ouvriers de l’État, agents contractuels).

Nous recherchons un/une Gestionnaire administration RH paie F/H – CDD 8 mois remplacement congé maternité

Rattaché(e) au pôle administration et paie des agents contractuels, vous êtes le/la référent(e) RH des personnels dont vous avez la charge en assurant leur accueil et l’information relative à leur situation administrative et leur rémunération. Vous assurez l’instruction, la gestion et le suivi des dossiers administratifs, la gestion des carrières et le traitement des paies de votre périmètre afin d’en garantir la validité.

Le périmètre du poste couvre les agents embauchés par l’Ecole sous différents types de contrat : contrats en CDD ou CDI, établis en application du code général de la fonction publique, des décrets n°2003-1006, Cadre de Gestion et les vacataires, soit un total d’environ 250 dossiers.

En application de la réglementation en vigueur et dans le cadre de l’utilisation du SIRH RenoirRH paie, le gestionnaire paie et carrière a pour activités principales :

Instruire et gérer les dossiers administratifs :

• Recueillir tous les documents administratifs relatifs à l’embauche ;

• Saisir les données de l’agent dans le SIRH ;

• Produire des actes administratifs à partir de modèles (contrats, avenants, décisions, attestations, etc) ;

• Assurer la mise à jour des dossiers (papier et informatique) des agents selon l’évolution personnelle et professionnelle de l’agent, assurer le classement et l’archivage des dossiers papier ;

• Suivre la carrière et mettre en application les dispositions statutaires en vigueur ;

• Assurer le suivi des absences (maladie, accidents de travail, temps partiel…) ;

• Assurer l’ensemble des déclarations (déclaration préalable à l’embauche, attestation demandeur d’emploi…) ;

• Gérer et suivre les autorisations de séjour et de travail relatives aux internationaux hors communauté européenne ;

• Gérer et suivre les autorisations de cumul d’activités ;

• Participer à la mise en place et la mise à jour des procédures administratives et de paie ;

• Participer à la mise en place et assurer le suivi de tableaux de bord.

 Assurer le traitement des paies mensuelles :

• Saisir les éléments variables de paie : primes, temps de travail, absences, … ;

• Etablir les acomptes, ordres de reversement, certificats de cessation de paiement ;

• Assurer le déroulement conforme et dans le respect du calendrier du processus de rémunération ;

• Assurer le contrôle interne des bulletins de paie avant transfert à l’agence comptable ;

• Veiller à la cohérence des données paie, assurer la correction des éventuelles erreurs signalées ;

• Assurer le classement des pièces administratives post-paie.

Informer et travailler en partenariat :

• Rendre compte de son activité et de l’état d’avancement de ses dossiers, transmettre les informations particulières ou inhabituelles au chef de service ;

• Participer aux réunions d’équipe de gestionnaires ;

• Etre l’interlocuteur privilégié des agents en matière de paie et de gestion de leur carrière ;

• Travailler en interaction avec tous les services de la DRH et notamment les chargés de recrutement.

Activités complémentaires :

• Participer aux travaux de préparation des commissions consultatives paritaire ou de la campagne des primes exceptionnelles,

• Participer ou prendre en charge le suivi des contrats à double financement,

• Participer à des travaux relevant d’autres populations parmi les personnels civils : fonctionnaires, ouvriers de l’Etat ou enseignants-chercheurs.

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

La liste n’est pas exhaustive, vous pourrez participer à d’autres activités recouvrant d’autres sujets.
Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail (selon poste)

• Remboursement du titre de transport : 75%

• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur

• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit

• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...

• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car :

Vous possédez idéalement une formation académique en ressources humaines de niveau BAC +2 spécialisation en paie et administration du personnel.

Durant votre parcours professionnel, vous avez une première expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative et de la paie.

Une connaissance du fonctionnement dans le secteur public constitue un atout appréciable.

Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et vous maîtrisez les logiciels bureautiques essentiels tels que le Pack Microsoft Office particulièrement Excel.

Votre sens de la confidentialité, votre aptitude à travailler en équipe avec des interlocuteurs variés ainsi que votre capacité à prioriser sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.