Gestionnaire de scolarité des doctorants

L’Institut Polytechnique de Paris est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui réunit cinq Grandes Écoles d’ingénieurs françaises : l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis. Sous l’égide de l’Institut, elles mettent en commun leur expertise bicentenaire afin de poursuivre deux grandes ambitions : développer des programmes de formation d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage de ses cinq Écoles fondatrices, l’Institut Polytechnique de Paris se positionne comme une institution d’enseignement et de recherche leader en France et à l’international. En effet, l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis ont contribué aux révolutions industrielles et technologiques majeures de ces deux derniers siècles. Parmi les diplômés de ces Écoles figurent plusieurs prix Nobel, ainsi que de grandes personnalités du monde politique, économique et de la recherche.

La Graduate School met en œuvre et administre les programmes de Master, de Doctorat et de PhD Tracks de l’IP Paris, et se compose l’Ecole Doctorale IP Paris, co-accréditée avec HEC Paris, l’EDMH, co-accréditée avec l’Université Paris-Saclay, la direction des formations de master et une direction administrative.

La direction administrative de la Graduate School est chargée de l’organisation et la gestion des masters, du doctorat et des PhD tracks.  Le pôle doctorat est constitué de personnels administratifs qui collectivement assurent le recrutement, l’inscription et la diplômation des doctorants d’IP Paris.  

Au sein du pôle doctorat de la direction administrative de la Graduate School, le/la titulaire du poste assure la gestion administrative des doctorants, notamment la gestion des inscriptions. 

Vos activités principales :  

• Gérer les inscriptions administratives des doctorants : contrôler et valider les dossiers d’inscription dans l’outil Adum, assurer l'interface avec les candidats admis, répondre à leurs demandes d'information et traiter administrativement les dossiers.

Vos activités complémentaires :  

• Gérer les soutenances des doctorants : organisation, contrôle des accords, gestion des circuits de signature,

• Participer à l’organisation des événements à destination des doctorants (journée d’accueil des doctorants, etc.),

• Produire des statistiques concernant les doctorants,

• Toute autre demande émanant de la coordinatrice doctorat et de la directrice administrative de la GS.

Titulaire d’un diplôme de type Bac+2. 

Profil d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service.  

Une bonne maîtrise de l’anglais professionnel (écrit et oral) est un impératif (de nombreux interlocuteurs sont non-francophones). 

Accueil et contact avec tous types de publics. 

Ce poste exige une capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail et une grande disponibilité pendant ces dernières.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.