Gestionnaire de scolarité pôle Doctorat et HDR (F/H)

L’Institut Polytechnique de Paris est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui réunit six Grandes Écoles d’ingénieurs françaises : l’École polytechnique, l’ENSTA, l'École nationale des ponts et chaussées (ENPC), l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis. Sous l’égide de l’Institut, elles mettent en commun leur expertise bicentenaire afin de poursuivre deux grandes ambitions : développer des programmes de formation d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage de ses six Écoles, l’Institut Polytechnique de Paris se positionne comme une institution d’enseignement et de recherche leader en France et à l’international. En effet, l’École polytechnique, l’ENSTA, l'ENPC, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis ont contribué aux révolutions industrielles et technologiques majeures de ces deux derniers siècles. Parmi les diplômés de ces Écoles figurent plusieurs prix Nobel, ainsi que de grandes personnalités du monde politique, économique et de la recherche.

Présentation du service :

La Graduate School d’IP Paris assure la mise en œuvre et l’administration des programmes de master, de doctorat et de PhD Track. Elle comprend l’École doctorale IP Paris, l’École doctorale de mathématiques Hadamard, la direction des formations de master ainsi qu’une direction administrative. Cette dernière est chargée de l’organisation et de la gestion administrative des formations de master, du doctorat, des PhD Tracks et de l’HDR. La direction administrative de la Graduate School est constituée de deux pôles : master et PhD Track / Doctorat et HDR.

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice administrative de la Graduate School et l’autorité fonctionnelle de la coordinatrice du pôle Doctorat et HDR, le ou la gestionnaire du pôle Doctorat et HDR assure la gestion administrative et le suivi des inscriptions et réinscriptions des étudiants/doctorants ainsi que l’organisation et le suivi administratif des procédures de soutenance, dans le respect de la réglementation et des procédures de l’établissement, dans le logiciel ADUM.

Dans ce contexte, vos missions seront les suivantes :

Gestion des inscriptions et réinscriptions (environ 450 dossiers)

• Assurer l’accueil et l’information des étudiants et doctorants sur les procédures d’inscription et de réinscription ;

• Contrôler la complétude et la conformité des dossiers administratifs, notamment le financement des doctorants ;

• Assurer la saisie et le suivi des inscriptions et réinscriptions administratives dans le logiciel ADUM ;

• Vérifier les pièces justificatives et relancer les étudiants en cas de dossier incomplet ;

• Suivre les situations particulières : réinscription, interruption, changement de situation, transfert, abandon, etc. ;

• Assurer le lien avec les différents services et établissements partenaires intervenant dans le processus d’inscription ;

• Gérer les dossiers de césure et les conventions de cotutelle ;

• Mettre à jour les données des étudiants et assurer leur fiabilité pour les différents outils de gestion et enquêtes réglementaires ;

• Classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur ;

• Fiabiliser les données.

Organisation et gestion des soutenances (environ 50 dossiers)

• Vérifier la recevabilité administrative des demandes de soutenance ;

• Contrôler les pièces nécessaires à la constitution des dossiers ;

• Assurer le suivi des propositions de rapporteurs et de membres du jury ;

• Vérifier la conformité des compositions de jury avec la réglementation applicable ;

• Assurer les échanges avec les écoles doctorales, les directeurs de thèse, les rapporteurs et les membres des jurys ;

• Suivre les différentes étapes de validation et d’autorisation de soutenance ;

• Organiser matériellement les soutenances : date, lieu, visioconférence le cas échéant, documents nécessaires ;

• Préparer et transmettre les documents administratifs aux différents intervenants ;

• Assurer le suivi du procès-verbal et des documents consécutifs à la soutenance ;

• Contrôler le retour des documents signés et procéder à leur archivage ;

• Assurer le suivi des situations d’ajournement, de report ou de nouvelle soutenance, en lien avec les responsables compétents ;

• Gérer le processus de diplomation et les documents associés.

Suivi des conventions de cotutelle

• Assurer le suivi et la gestion du tableau des cotutelles ;

• Assurer le suivi des signatures des conventions de cotutelle dans l’outil Docusign ;

• Procéder à l’archivage des cotutelles.

Suivi des dossiers de césure

• Assurer le suivi et la gestion du tableau des cotutelles en relation avec les autres gestionnaires de scolarité.

Aide ponctuelle pôle Master et PhD Track

• Inscriptions des étudiants master et PhD Track pendant la campagne d’inscriptions.

Ce poste est à pouvoir à compter du 01/11/2026

Type de contrat : CDD

Poste de catégorie : B

Profil d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service. Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et à l’international est un plus.

Compétences :

• Expérience professionnelle dans l’enseignement supérieur

• Compétences organisationnelles, capacité à gérer des tâches multiples

• Savoir-être rigoureux, méthodique, efficace et disponible

• Savoir prendre des initiatives et être autonome

• Savoir gérer le stress en période d’activité intense

• Faire preuve d’un bon sens relationnel et du sens de la confidentialité

• Maîtrise des outils bureautiques et d’ADUM constitueraient un atout

• Maîtrise des langues anglaise et française (lu, écrit, parlé)

Au sein de l'Institut, vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail 1 à 2 jours selon le poste.

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• De multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria (espace détente), bibliothèque des écoles-membres, Musée de l'X, service postal, )

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport…) et activités sportives variées sont organisées tout au long de l'année.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.