Gestionnaire des études internationales F/H

L’École polytechnique, communément appelée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial.

Placée sous la tutelle du ministère des Armées, l’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de 5 Grandes Écoles : l’E.N.P.C, l’E.N.S.A.E, l’E.N.S.T.A, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Soucieuse d'attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d'enseignements et de recherche, de son personnel et d'amener toujours plus d'élèves vers ses formations d'excellence, l'École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité, de l'égalité Femmes-Hommes et de l’inclusion. Elle s’engage dans son processus de recrutement à étudier toutes les candidatures sans aucune forme de discrimination. 

Au sein de la Direction de l'Enseignement et de la Recherche de l’École Polytechnique, la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche est principalement en charge du pilotage opérationnel des services de soutien aux formations.

Au sein de la direction des opérations de l’enseignement et de la recherche, le Pôle de Gestion des Études est principalement en charge de la gestion et de la planification de la scolarité des étudiants et élèves inscrits dans les formations délivrées par l’École (Cycle ingénieur, Bachelor, Masters et MScT).

Vous assurerez l'accueil, le suivi administratif et la planification de la scolarité des étudiants des différentes formations de l'École.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes : 

•  Contribuer à la planification et à la mise en œuvre des programmes,

• Planifier les emplois du temps (cours et activités) sur le logiciel de scolarité (« Synapses ») en collaboration avec les Départements d'Enseignements et les coordinateurs et les diffuser ;

• Assurer la gestion des dossiers des étudiants ;

• Accueillir les enseignants et gérer leurs demandes de moyens ;

• Gérer l’accueil des étudiants : renseignement, distribution de documents, gestion des inscriptions pédagogiques (hors langues), gestion des groupes ;

• Collecter auprès du CentrePolyMedia et mettre à disposition les documents liés à l’enseignement (polycopiés) ;

• Mettre en place les campagnes pédagogiques d'inscriptions aux cours en veillant au bon déroulement des inscriptions selon les exigences des programmes ;

• Organiser les examens, les épreuves de remplacement et examens de rattrapage;

• Préparer les épreuves et contribuer à leur bon déroulement.

• Scanner et transmettre les copies aux enseignants ;

• Assurer le suivi des absences des étudiants.

Activités complémentaires :

• Contribuer à l'amélioration des outils selon les besoins spécifiques des programmes en collaboration avec la DSI ;

• Apporter une aide ponctuelle sur les autres missions du pôle Gestion des Études et aux autres personnels des différentes directions lors des pics d'activités (journée d'accueil, cérémonie de diplômes, etc.) ;

• Contribuer ponctuellement aux autres missions de la direction des opérations de l’enseignement et de la recherche;

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail (selon poste)

• Remboursement du titre de transport : 75%

• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur

• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit

• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...

• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 et justifiez d'une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative, idéalement acquise dans le secteur de l'enseignement.

Doté(e) d'un excellent sens du relationnel, vous faites preuve de réactivité, de rigueur et d'un réel sens de l'organisation. Autonome et polyvalent(e), vous appréciez le travail en équipe et savez gérer plusieurs dossiers simultanément.

Une bonne maîtrise de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, est indispensable