Gestionnaire pôle Doctorat et HDR (F/H)

Créé le 31 mai 2019, l’Institut Polytechnique de Paris (IP PARIS) rassemble six Grandes Écoles d’ingénieur françaises : l’École polytechnique, l’ENSTA, l’École Nationale des Ponts et Chaussées, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis. Cet établissement d’enseignement supérieur et de recherche développe une recherche au meilleur niveau international ainsi que des programmes de formation lisibles et attractifs, garantissant une excellente employabilité et visant des publics variés : Licence (Bachelor), Cycle Ingénieur, Master, Doctorat et formation tout au long de la vie.

Ce regroupement permet à ces écoles-membres de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui permettra de positionner IP Paris selon les standards internationaux.

Dans le cadre de sa stratégie de recherche, IP Paris met en place des centres interdisciplinaires dans plusieurs domaines clefs dont l’énergie et le climat, l’intelligence artificielle et le biomédical.

Le-la titulaire du poste a pour missions principales

• Organiser les formations doctorales et le suivi des obligations des doctorants. Mise en conformité et remontées des données (70%)

• Participer aux missions de scolarité des doctorants : inscriptions et soutenances (30%)

Gestionnaire formations doctorales (70%)

• Participer au recensement des besoins en formation des doctorants 

• Gestion des bilans individuels de formation des doctorants et information

• Concevoir le catalogue de formation à destination des doctorants, en lien avec tous les acteurs de la formation doctorale 

• Planifier des calendriers de formation

• Réaliser les évaluations des besoins en lien avec tous les acteurs de la formation doctorale 

• Assurer le soutien logistique (réservation des salles, accueil des formateurs-trices) 

• Assurer et analyser le suivi et l’évaluation des formations et proposer des axes d’amélioration

• Assurer la gestion administrative et budgétaire des formations, saisie des bons de commande dans l’outil de gestion

• Participer aux enquêtes sur le devenir des doctorants et aux différentes enquêtes nationales et internes à IP Paris

• Participer à la mise en conformité de données sur le doctorat

• Participer à l’organisation des événements à destination des doctorants (journée d’accueil des doctorants, cérémonie de diplôme, rencontres entreprises, etc.) 

Gestionnaire scolarité (30%)

• Gérer les inscriptions administratives des doctorants dans ADUM : contrôler et valider les dossiers d’inscription dans l’outil, assurer l'interface avec les candidats admis, répondre à leurs demandes d'information et traiter administrativement les dossiers.

• Gérer les soutenances des doctorants dans ADUM : organisation, contrôle des accords, gestion des circuits de signature, périmètre TP

Ce poste est à pouvoir à compter du 01/06/2025

Type de contrat : CDD 3 ans

Poste de catégorie : B

Compétences :

• Expérience professionnelle dans l’enseignement supérieur

• Expérience dans le domaine de la formation

• Compétences organisationnelles avancées, capacité à gérer des tâches multiples

• Solides compétences en matière de communication

• Savoir être rigoureux, méthodique, efficace et disponible

• Savoir prendre des initiatives et être autonome

• Savoir gérer le stress dans les périodes d’activité intense 

• Faire preuve d’un bon sens relationnel et du sens de la confidentialité

• Maîtrise des outils bureautiques et de ADUM et de Pep seraient un plus

• Maîtrise des langues anglaise et française (lu, écrit, parlé)

Au sein de l'Institut, vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail 1 à 2 jours selon le poste.

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• De multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria (espace détente), bibliothèque des écoles-membres, Musée de l'X, service postal, )

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport…) et activités sportives variées sont organisées tout au long de l'année.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.