Head of Hospitality

Lartisien is a French-born luxury travel specialist, dedicated to crafting extraordinary travel experiences for its members.

Since 2008, we’ve opened the doors to the world’s finest hotels for those who love to plan their own trips while enjoying exclusive upgrades and benefits. In 2011, our passion for excellence led us to launch bespoke travel concierge services. Today, our Client Advisors design one-of-a-kind travel experiences for our members, unlocking access to hidden gems around the world through our Signature Journeys and Exclusive Events.

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PROFIL/ RAISON D'ETRE DU POSTE 

Garantir l’excellence de l’expérience hôtelière et de l’hospitality sur l’ensemble des projets événementiels de Lartisien Events, en encadrant deux équipes complémentaires :

• Les Reservation Managers, en charge de la logistique hôtelière participants et de la coordination technique des groupes.

• Les Hospitality Managers, en charge de la relation commerciale avec les hôtels et de la négociation des conditions d’hébergement.

Le/la Head of Hospitality agit comme un chef d’orchestre stratégique et opérationnel, capable d’assurer une supervision globale, tout en consolidant les processus, la qualité de service, les relations partenaires et la rentabilité.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Management & structuration de l’équipe Hospitality (7 personnes)

• Encadrer, accompagner et faire monter en compétence les deux pôles (Hospitality Managers & Reservation Managers).

• Clarifier et harmoniser les rôles, responsabilités et interactions inter-équipes.

• Mettre en place des rituels de suivi (revues de dossiers, points hebdo, partages de bonnes pratiques).

• Renforcer la culture de service, la rigueur et l’autonomie de chacune

2. Supervision des projets hôteliers multi-clients

• Superviser la sélection hôtelière, les négociations contractuelles et la conception des books recommandation.

• Garantir la bonne exécution des réservations (rooming, budget, attrition, gestion des changements).

• Veiller à la fluidité des interactions avec les hôtels en amont, pendant et après chaque événement.

• Anticiper les risques opérationnels et proposer des solutions sur-mesure.

• Se déplacer ponctuellement sur site (repérages, événements stratégiques, rendez-vous fournisseurs) — 4 à 6 semaines de déplacement par an.

3. Pilotage de la performance et du budget

• Suivre les indicateurs de performance opérationnelle (taux d’occupation, taux de satisfaction, marges, délais de facturation).

• Optimiser la rentabilité des prestations hôtelières (revente, mutualisation de chambres, gestion des attritions).

• Superviser la facturation en lien avec les équipes Finance et Achats.

• Garantir l’archivage rigoureux des données projets et la remontée d'information dans Salesforce / Smartsheet.

4. Excellence de la relation client & partenaire

• Être garant·e de l'expérience client hôtelière, dans le respect du standing luxe/premium.

• Maintenir une relation de confiance et de partenariat avec les hôtels référencés ou partenaires stratégiques.

• Participer aux repérages terrain, aux rendez-vous stratégiques ou aux négociations clés.

• Soutenir les équipes sur les événements critiques ou VIP.

5. Contribution stratégique & innovation

• Formaliser les process Hospitality et participer à leur automatisation (templates, checklists, rétroplannings).

• Superviser le déploiement opérationnel d’un logiciel en cours de création pour  Lartisien Events, en lien avec les équipes internes et les prestataires techniques.

• Identifier de nouveaux partenaires hôteliers adaptés à nos standards.

• Être force de proposition pour améliorer nos offres et services Hospitality (amenities, rooming sur mesure, process).

• Participer au rayonnement de Lartisien Events en tant qu’acteur référent de l’hospitality sur mesure.

Expérience

• Minimum 8–10 ans d’expérience dans le secteur de l’hospitality ou de l’événementiel haut de gamme, avec un focus sur la réservation hôtelière groupe et la gestion d’équipes.

• Une expérience dans un rôle de coordination multi-projets ou de direction opérationnelle est essentielle.

• Très bonne connaissance des hôtels 5* et Palaces, en France et à l’international.

Compétences clés

• Leadership opérationnel et management bienveillant mais exigeant.

• Vision stratégique + capacité à plonger dans l’opérationnel quand nécessaire.

• Maîtrise des négociations contractuelles complexes (allotements, attrition, etc.).

• Rigueur budgétaire et culture du reporting.

• Excellente communication en français et en anglais.

• À l’aise avec les outils CRM (Salesforce), Excel avancé, Smartsheet ou équivalent.

Qualités personnelles

• Sens de l’excellence, du détail et de l’anticipation.

• Exemplarité et capacité à embarquer son équipe.

• Forte résistance au stress et agilité en environnement exigeant.

• Très bon relationnel clients et partenaires.

• Goût du service et de l’exception.