Hôte d'accueil/ Secrétaire H/F

Perce-Neige est une Fondation reconnue d’utilité publique par décret du 13 mai 2016. Elle a pour but d’accueillir et d’accompagner, de façon adaptée, les enfants et adultes touchés par une déficience mentale, un handicap physique ou psychique. La Fondation a également vocation à apporter un soutien aux familles touchées par le handicap et à favoriser la recherche scientifique et médicale. La Fondation met en œuvre des actions communes avec des personnes physiques ou morales poursuivant des buts similaires.

La Fondation Perce-Neige propose un hébergement et un accompagnement personnalisé aux personnes handicapées au sein de ses 50 établissements spécialisés et services, répartis sur l’ensemble du territoire français (EANM, EAM, MAS, IME, SAVS).

Suite à une évolution professionnelle, la Fondation recrute un Hôte d’accueil/Secrétaire administratif (H/F) au sein du siège.
Sous l’autorité du Directeur des systèmes d’information et organisation, vous serez chargé(e) principalement d’assurer la gestion de l’accueil physique du siège et de l'accueil téléphonique. Vous assurerez également des tâches administratives en appui des directions et service du siège.

Vos missions :

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous savez sourire au téléphone pour gérer les appels entrant tout en véhiculant l’image et les valeurs de la Fondation. Vous êtes le premier contact avec les visiteurs qu’ils soient internes ou externes à la Fondation, c'est pourquoi votre poste est essentiel à son bon fonctionnement. Vous les accueillez et les orientez.

Vous assurez l'arrivée, l'enregistrement, l'affranchissement, le départ du courrier et la relation avec la poste ainsi que sa diffusion interne.

Vous contribuez à la bonne circulation de l’information au sein du siège de la Fondation, mais également vers les Maisons. Vous assurez un appui administratif à l’ensemble des services du siège : reproduction, boudinage, étiquettes, chevalets, etc.

Vous gérez les réservations, la préparation et la tenue en état des salles de réunion et leurs réservations.

Vous vous chargez du suivi des réservations et des restitutions des véhicules et faite le lien avec la Direction en charge de leur entretien. Vous vous occupez des déplacements et des réservations d’hôtels pour l’ensemble des services du siège, les directeurs des Maisons et membres du CSEC lors de déplacements au siège.

Vous vous occupez des fournitures et de la papeterie du siège. Vous assurez le suivi de la gestion des interventions des entreprises pour l’entretien et la maintenance des locaux du siège en lien avec la direction du patrimoine.

Titulaire d’un diplôme de niveau baccalauréat, vous justifiez obligatoirement d'une première expérience professionnelle réussie dans l’assistanat administratif et l’accueil. Une expérience de la gestion de standard téléphonique d'a minima deux ans est requise.

Vos qualités et aptitudes :                                       

Excellente communication : Capacité à accueillir et orienter les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques avec courtoisie et efficacité, et assurer une bonne circulation de l'information.

Organisation et rigueur

Maîtrise des outils bureautiques

Sens du service

Autonomie et réactivité : Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à résoudre rapidement les problèmes liés à l'accueil

Adhésion aux valeurs de la Fondation.

Information pratiques :              

                          
Lieu : Siège de la Fondation Perce-Neige – 7 bis rue de la Gare CS 20171 – 92594 Levallois-Perret              
Contrat : CDI temps plein                                                     
Rémunération : Selon l’expérience                      
Avantages : Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur, acquisition d’heures RTT, tickets restaurants pris en charge à 60% par la Fondation.