Instructeur(trice) gestionnaire de dossiers - assurance juridique

La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Cadre d'emploi : Rédacteurs
Délais de publication : vendredi 08 décembre 2023
Quotité : Temps complet (100%)

Missions

Sous la responsabilité et en collaboration avec le chef de service, l'agent gère les dossiers des assurances, contribue à l’assistance juridique des services et participe au sein d’une équipe à la préparation des séances du Conseil Municipal.

Ce poste implique d’importantes relations avec les services de la ville, et commande une grande rigueur ainsi qu'une grande discrétion.

Fonctions :

• Gestion administrative des sinistres et des assurances (hors statutaire) et suivi des dossiers en autonomie - agent référent

• Participation à l’organisation du conseil municipal en lien étroit avec les autres agents du service

• Assistance juridique aux services en renfort du chef de service, suppléance des autres agents du service (polyvalence)

Activités du poste

Gestion administrative des assurances - Agent référent (40%)

• Gestion des contrats d’assurance : suivi administratif et financier des contrats, de leur renouvellement et de leur exécution

• Gestion les sinistres : agrégation d’informations auprès des services et des usagers, déclarations auprès des assurances, analyse des responsabilités, participation aux expertises et à la formulation des propositions décisionnelles

• Gestion du relationnel avec les assurances, le consultant en assurance, les experts, les autres services et les usagers

• Mise en place des tableaux de bord partagés avec les services (logiciel métier), suivi du ratio sinistre sur cotisation

• Élaboration et suivi d’un plan de réduction de la sinistralité diffusé aux services

Assistance juridique aux services et aide au suivi des contentieux en renfort du chef de service (20%)

• Rédaction de notes juridiques en réponses aux interrogations des services, notamment en matière de domanialité et de droit de la fonction publique

• Participation à la rédaction des actes administratifs

• Appui du chef de service dans sa fonction de juriste de la collectivité et suppléance en cas d’absence (notamment dans le lien avec les avocats et autres partenaires)

• Veille juridique et réglementaire

Participation à l’organisation du Conseil municipal en lien étroit avec les autres agents du service (20%)

• Relecture juridique des projets de délibérations et assistance des services pour leur rédaction

• Organisation administrative des séances et participation à l’organisation technique en lien avec l’assistante du service

• Participation à la séance du conseil municipal et suppléance du chef de service pour le secrétariat de séance (comptage des voix, des votes, prise de notes pour la rédaction du PV)

Participation à la vie du service

• Centralisation et suivi de données relatives à différents dispositifs ou instances

• Participation aux réunions d'équipe, participation occasionnelle à des commissions ou groupes de travail.

• Accueil des stagiaires, chantiers jeunes et renforts éventuels, en lien étroit avec le chef de service et l'assistante du service

• Assistance du chef de service - délégué à la protection des données - pour le maintien de la conformité au RGPD (aide à la tenue des registres, au déploiement des mesures techniques et organisationnelles etc.)

• Continuité du service : notamment accueil de premier niveau en cas d’absence de l’assistante du service, et suppléance dans l’instruction des demandes réglementaires en cas d’absence de l'instructrice réglementation

Connaissances

• Connaissance de l'environnement territorial, et notamment de l'échelon communal : missions, activités, procédures, partenaires, usagers

• Connaissance du fonctionnement et des attributions du Conseil municipal

• Connaissances en droit administratif général, droit de la propriété des personnes publiques, droit de la commande publique, ainsi que des contentieux afférents

• Droits, obligations et caractéristiques du statut de la fonction publique

Savoir faire

• Utilisation des ressources numériques, des progiciels métiers, d'une suite bureautique dans ses fonctions avancées

• Utilisation des techniques d'expression écrite et orales

• Formalisme des actes administratifs

• Collecte et synthèse d'informations, rédaction de notes

• Respect et suivi des procédures des services internes et des partenaires externes

  Application des techniques d'organisation, de gestion du temps de travail et de priorisation des tâches

Qualités

• Gestion des situations de stress et d'apaisement des tensions

• Accompagnement des services avec patience et bienveillance

• Communication écrite : bonne connaissance

• Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance

• Communication orale : bonne connaissance

• Disponibilité (participation aux séances du conseil municipal en soirée)

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation

• Discrétion professionnelle

• Capacité à travailler en équipe

Contraintes /Sujétions de l’emploi / Exposition aux risques professionnels

• Travail sur poste informatique

• Participation une fois par mois aux séances du Conseil Municipal, en soirée (généralement le mardi ou le mercredi)

Conditions d’exercice particulières

• Réunions exceptionnelles en soirée

• Pics d'activités (renouvellement des contrats, budget, etc.)

• Horaires de bureau dans le cadre du protocole GTT 2022, et disponibilité en soirée une fois par mois, le mardi, suivant un calendrier arrêté à l'avance, pour la participation aux Conseil Municipaux

• Travail en transversalité

• Organisation des congés avec les autres agents du service pour permettre d'en assurer la continuité

• Devoir de réserve et sens du service public

Relations Fonctionnelles

• Contacts avec les élus et le cabinet du Maire dans le cadre de l’organisation du conseil municipal

• Relations régulières avec les services

• Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures (compagnies d'assurances notamment)

  Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

Avantages et participations de l'employeur

Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 96,36€ /mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice

Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
- Proposition d'adhésion au Comité des Œuvres Sociales (COS) donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements, familiaux…)

Les activités et compétences sont susceptibles d'être actualisées en fonction de l'évolution du service public, des techniques de travail et des organisations.

Les fonctionnaires du cadre d'emploi des Rédacteurs en fonction ou les agents non titulaires dans le cadre de l'article L. 332-8 disposition 2 du CGFP, les lauréats du concours voudront bien faire acte de candidature (CV et lettre de motivation) sur le site de la ville :

https://www.saintmartindheres.fr/mairie/la-ville/offres-demploi

Les candidatures internes se font sous couvert du chef de service.