Office Manager (all gender)

At Ascendance we are building tomorrow’s hybrid-electric aviation with ATEA, a unique Vertical Take-Off and Landing (VTOL) aircraft powered by STERNA, our in-house hybrid-electric propulsion system. We focus our efforts in designing an innovative, safe, silent, clean and affordable aircraft that will be able to blend into existing infrastructures and regulations to ease its deployment and maximise social acceptance.

If you are looking for a place where you will have a direct impact on very ambitious products, where you will work close to the hardware and where you can witness the result of your hard work quickly, board ATEA and come fly with us toward the future of aviation!

Your role : 🔎

L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement des moyens et de l’infrastructure de l’entreprise. Il/elle s’assure de la coordination et de la supervision des activités relatives aux locaux et à la vie de ses salariés et participe également à sa gestion administrative.

Rattaché(e) au Directeur Financier qu’il/elle assiste, l’Office Manager a un véritable rôle de coordinateur entre la Direction, les Ressources Humaines et l’ensemble des salariés. Il/elle contribue également à la gestion administrative et financière de l’entreprise 

Vos missions :

-Être l'interlocuteur privilégié des salariés en cas de besoin lié à l'environnement de travail et s’assurer de leur bien-être

-Coordonner l'entretien et l'amélioration continue des locaux en étant le point de contact avec les différents prestataires de services et entreprises intervenant dans les locaux de l’entreprise

-Être en charge de la gestion des services généraux : commander le matériel et fournitures nécessaires au bon fonctionnement des locaux

-Gérer le matériel informatique de l’entreprise et s’assurer des commandes et des livraisons des matériels nécessaires

-En coopération avec la Direction des Ressources Humaines, préparer l’arrivée et l’accueil des nouveaux employés (commande matériel IT, badge, création de comptes, préparation des welcome packs)

-Assistance Comptabilité/Finance : en soutien du directeur financier et en coopération avec l’équipe Finance :

• gestion des factures et des paiements, interface avec le cabinet comptable

• préparation des paiements pour signature

• administration de l’outil de gestion des dépenses de l’entreprise

• collaboration aux tâches de clôture financière mensuelle

-Gestion de la documentation administrative et des archives de l’entreprise

-En collaboration avec l’assistante de Direction 

• préparer/participer à la préparation des différents événements de la société

• veiller à ce que les salariés évoluent dans un environnement de travail agréable

• gérer l’accueil des visiteurs et la réception de livraisons

The job has been made for you if you  : 🛠

• Excellentes compétences organisationnelles : pour pouvoir gérer la diversité des missions  

• Gestion des priorités et rigueur 

• Autonomie, proactivité et dynamisme

• Sens de la confidentialité : pour préserver la confidentialité des données sensibles

• Maîtrise des outils bureautique

• Aisance relationnelle et sens de la communication : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs de tous niveaux

• Bonne maîtrise de l’anglais

We are meant to work together if you : 💚

• Vous aimez travailler dans un environnement dynamique

• Vous avez l'esprit d'équipe et souhaitez construire avec nous une grande histoire à succès.

• Vous êtes curieux et désireux d'apprendre

Recruitment process :🕐 

• Évaluation des candidatures (CVs....)

• Entretien avec l'équipe Talent

• Entretien technique

Non-discrimination and diversity are our priorities. AFT is open to hire personalities with their own differences