Office Manager / Assistant(e) Administratif(ve)

AURYS est un groupe indépendant spécialisé en expertise comptable, audit et Transaction Advisory Services. 150 collaborateurs, 19 associés et 8 bureaux implantés à Paris, Lyon, Bordeaux et dans toute la France. Un groupe qui avance avec ceux qui le composent, au service de 4 500 clients qui ont de vraies ambitions.

Dans le cadre d'un accroissement de nos activités, notre bureau de Paris recherche son/sa futur(e) Office Manager.

Missions principales:

Gestion administrative (40 % - 50 %)

• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (lettres de mission, courriers) en lien avec les responsables de service/pôle.

• Récupérer le courrier, le répartir auprès des services et gérer les courriers recommandés.

• Gérer les archives : classer et archiver les documents (physiques et numériques), assurer le suivi des archives et organiser leur destruction lorsque nécessaire en lien avec le prestataire.

• Assurer le suivi des notes de frais en lien avec le Groupe.

• Assurer le suivi de la saisie des temps du bureau.

• Effectuer la saisie des temps du dirigeant.

• Organiser les déplacements des dirigeants (réservations de transport et d'hébergement).

• Réserver les salles de réunion pour les chefs de mission et les associés.

• Assurer le support lié à la gestion des clients : créer et clôturer les dossiers clients dans la GED (DIA Client), suivre les lettres de mission et gérer les règlements clients (paiements par chèque et prélèvements par mandat).

Accueil (10 % - 20 %)

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et des fournisseurs.

• Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Services généraux / Office Management (40 % - 50 %)

• Gérer les fournitures de bureau.

• Assurer la gestion des factures fournisseurs : récupérer les factures et les déposer sur la plateforme dédiée.

• Assurer le suivi avec le syndic concernant les problématiques liées à l'immeuble (chauffage, climatisation, etc.).

• Assurer le suivi avec la société de ménage en cas de problématiques spécifiques.

• Coordonner les actions avec les autres Office Managers des différents sites afin d'harmoniser les pratiques.

• Relayer les informations du Groupe auprès des équipes du site (par exemple : affichage des communications internes).

• Rédiger et diffuser les communications relatives à la vie du bureau.

• Être le point de contact des collaborateurs pour les problématiques liées au bureau.

Formation et expérience:

• Minimum 3 ans d'expériences

• Formation de niveau Bac +2 à Bac +3

Compétences:

• Rigueur, autonomie et sens de l'organisation

• Esprit d'équipe

Outils utilisés:

• DIA Client, Microsoft

Avantages:

• Titre de transport (prise en charge à 50%)

• Ticket- restaurant (11,50 € pris en charge à 60 %)