Office Manager Cabinet d'avocats H/F

Achil recherche pour le compte de son client, un Cabinet d'avocats situé à Paris 1, un(e) Office Manager Anglais Courant H/F.

Notre client est un Cabinet d'avocats spécialisé en droit de l'art, du marché de l’art, biens culturels et patrimoine.

Le poste est à pourvoir immédiatement en CDI temps plein ou 4/5ème avec une rémunération entre 40 et 45K€.

Dans la suite de l'annonce, l'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

Au sein d'un Cabinet à taille humaine, composé de 4 personnes, vos principales missions seront :

1. Gestion administrative & organisation du cabinet

• Accueil physique et téléphonique des clients.

• Suivi du courrier entrant/sortant et des parapheurs.

• Gestion des fournitures, équipements, archives et dossiers.

• Suivi et négociation des contrats de services (abonnements, logiciels, maintenance).

• Mise en place et gestion d’outils numériques collaboratifs (SharePoint, calendriers partagés).

• Interlocuteur privilégié des prestataires externes (numérique, informatique, logiciels).

2. Gestion judiciaire

• Ouverture et suivi de l'ensemble des dossiers du cabinet

• Suivi RPVA et calendrier judiciaire.

• Gestion et organisation des agendas d’audience.

• Relations avec confrères, magistrats et médiateurs.

• Constitution et mise en forme des dossiers de plaidoirie.

• Appui ponctuel sur les recherches juridiques.

3. Gestion financière & facturation

• Utilisation et optimisation du logiciel de facturation (15 à 20 factures / mois).

• Suivi des relances, encaissements et rapprochements.

• Tenue du registre des achats.

• Relation avec l’expert-comptable.

• Analyse et propositions d’optimisation de la rentabilité (réduction d’abonnements, recherche d’efficacité, méthodes de facturation).

4. Communication & développement

• Suivi et mise à jour du site internet.

• Gestion et animation du compte LinkedIn du cabinet.

• Coordination du calendrier de communication (publications, événements, partenariats).

• Veille sur l’agenda du marché de l’art pour accompagner la visibilité et la présence du cabinet.

Expérience : Profil senior doté d'une expérience significative en cabinet d'avocats en tant qu'Office Manager (3-6 ans).

L'appétence et la connaissance du monde de l'art est un pré requis / atout recherché pour le poste.

Rémunération : 40-45K€ 
TTV occasionnel 
Contrat en 4/5ème envisageable 

Compétences techniques : 

• Langues : Anglais courant 

• Bonne aisance numérique : SharePoint, logiciels de facturation, outils collaboratifs - capacité à être force de proposition sur ces éléments dans un soucis d'efficacité et de rentabilité

Personnalité / soft skills :

• Rigueur, autonomie et fiabilité

• Volonté de s'inscrire dans la durée et monter en compétence.

• Esprit d’équipe et sens de la transmission. 

• Force de proposition, orientée efficacité et rentabilité.

• Agilité et capacité à se remettre en question dans un secteur en constante évolution.