Office Manager / Chargé.e des services généraux à temps partiel

FabWorkplace est hyperspécialisé dans les services généraux et l'environnement de travail et accompagne les entreprises sur l'ensemble des fonctions facilities, services généraux, services aux occupants, flottes automobiles et mobilités.

Démarrage fin mai

Poste à temps partiel SUR SITE - 4 demi-journées hebdo - CDI ou freelance

FabWorkplace recherche un.e Office Manager / Chargé.e des services généraux pour un client basé à Paris Saint Lazare

Objectif et mission : Prendre en charge l’interface prestataires et la relation bailleur, et assurer l’opérationnel courant des services généraux sur les périmètres ci-dessous :

• Sécurité des biens et des personnes

• Suivi des contrôles réglementaires et maintenances périodiques

• Maintenance technique et petites réparations

• Travaux, aménagements et déménagements

• Hygiène et propreté

Les locaux : 1400m² sur 2 étages, 80 collaborateurs environ

Vos missions seront les suivantes :

• Assurer l'interface avec le gestionnaire du bâtiment et les prestataires sur site (maintenance, sécurité, propreté)

• Piloter les contrats et prestations, veiller à la qualité de service et à la conformité des process internes (évaluation des prestations, plans de prévention, etc.)

• Organiser les interventions ponctuelles (sourcing, demandes de devis, organisation pratique et suivi des interventions, facturation)

• Assurer le suivi des contrôles et maintenances réglementaires

• Prendre en charge les incidents et demandes collaborateurs et en assurer le suivi

• Piloter les projets services généraux (par exemple : création d'un nouveau service aux collaborateurs, répondre à une problématique d'aménagement, sourcer un nouveau prestataires, mettre en place un tri sélectif etc.)

Les enjeux :

• Etre capable de piloter des prestataires techniques

• Faire preuve de synthèse à l'oral et à l'écrit pour communiquer efficacement avec le comité de Direction

• Etre constant et rigoureux dans les suivis administratifs

• Faire preuve de réserve et discrétion

Compétences et qualités : polyvalent, réactif, débrouillard et apporteur de solution, organisé, esprit de synthèse, bonne utilisation du pack office, Excel en particulier

Expérience de 8-10 ans au poste de chargé des services généraux ou office manager avec une bonne expérience des problématiques techniques