OFFICE MANAGER H/F

Le GEYVO Île-de-France est un groupement d’employeurs qui recrute des salariés en CDI pour les mettre à disposition d’une ou plusieurs sociétés.

À temps partiel ou à temps plein, selon les besoins, vous travaillez sur la base d’un planning hebdomadaire régulier, au sein d’une ou plusieurs entreprises. La variété des missions, la diversité des environnements et la pluralité des équipes : c’est la richesse professionnelle !

Aujourd’hui, nous recherchons pour l’un de nos adhérents, une entreprise innovante dans le secteur de la formation en cuisine, un Office Manager H/F en CDI à temps partiel (2 à 2,5 j/semaine).

Poste basé Paris (20ème)

Votre mission principale : Assurer la gestion administrative, comptable et logistique de l’organisme de formation, avec un rôle clé dans la facturation, le suivi financier et la conformité réglementaire.

Administration générale

• Gestion du courrier, classement et archivage

• Suivi des contrats, devis et factures fournisseurs

• Organisation des déplacements, réunions et événements internes

Administration liée à la formation

• Gestion des dossiers de formation : convocations, feuilles d’émargement, attestations

• Préparation et suivi des conventions de formation, contrats et documents Qualiopi

• Gestion des relations avec stagiaires, formateurs et partenaires institutionnels

• Suivi des financements (OPCO, Chorus Pro, entreprises clientes)

Comptabilité, facturation et contrôle de gestion

• Émission et suivi des factures clients

• Préparation et saisie des pièces comptables avec l’expert-comptable

• Relance des factures et suivi des règlements

• Suivi de trésorerie, tableaux de bord financiers et indicateurs de rentabilité (optionnel, montée en compétences possible)

Logistique et support opérationnel

• Gestion des fournitures et du matériel

• Suivi des commandes et livraisons

• Relation avec les prestataires (maintenance, téléphonie, informatique, locaux)

• Organisation logistique des sessions de formation (salles, matériel pédagogique, accueil)

Gestion RH

• Suivi des notes de frais et règlements paie

• Relation avec le prestataire paie

• Gestion de la mutuelle et des tickets restaurants

• Bac+2/+3 en gestion, comptabilité ou administration (BTS CG, GPME, DUT GEA)

• Expérience dans un organisme de formation appréciée (Qualiopi, OPCO, financements)

• Maîtrise du Pack Office (Excel avancé apprécié)

• Rigueur, organisation et polyvalence

• Esprit d’analyse et aisance avec les chiffres

• Bon relationnel, autonomie et sens du service

Salaire annuel brut base temps plein : 32 000 €

REFERENCE:GEYVOPRIO