Office Manager H/F

Digital 113 connecte, soutient et fédère les acteurs du numérique d’Occitanie afin de développer l’excellence de leurs entreprises. 

Porté par des valeurs d’innovation, d’éthique et de partage, Digital 113 déploie ses actions au service du développement de la filière autour de 5 grands axes stratégiques :

- Innovation et Transformation,

- Business et Croissance,

- Stratégie et Financement, 

- Recrutement et Diversité,

- International.

Ces axes stratégiques sont déclinés en 4 grands types d’actions : animations, projets, événements et services. 

Nous rejoindre c’est ...

·      Faire partie d’une aventure et intégrer une équipe à taille humaine, dynamique et bienveillante 

·      Animer un réseau d’entreprises et d'entrepreneurs innovants en pleine croissance

·      Contribuer à des projets et des évènements à l’échelle Occitanie, voir nationale et internationale

Digital 113 recherche son Office Manager ! Bras droit de la direction générale, au contact de la super Team du cluster, vous prendrez en charge toute la gestion administrative et budgétaire, la gestion des services généraux, l’organisation de la vie d’une association bouillonnante afin de permettre à la direction de se focaliser sur le développement du plan d’action et le pilotage du Cluster. Vous serez la perle rare qui assurera les missions suivantes : 

• Gestion 
• Suivi des budgets et de la gestion avec l’expert-comptable, avec saisie rigoureuse des entrées/sorties dans le CRM
• Gestion de la trésorerie et rapprochement bancaire
• Ingénierie financière, montage et suivi des dossiers de subvention
• Reporting aux petits oignons et contrôle des indicateurs de gestion
• Organisation 
• Accueil chaleureux des animations sur site
• Assistanat de la direction générale
• Gestion des services généraux des sites de Toulouse et Montpellier
• Organisation des réunions et des différents événements internes (petits dej et apéros inclus)
• Prise en charge des appels téléphoniques,
• organisation générale des espaces de travail
• Relations fournisseurs
• Administratif & Juridique
• Gestion de l’agenda de la gouvernance (nos bienveillants administrateurs)
• Organisation de l’Assemblée Générale
• Suivi administratif de la vie de l’association : toutes déclarations et démarches liées à la vie de l’association
• Suivi des conventions
• Appui à la direction sur la gestion RH
• Gestion de la formation
• Gestion administrative des dossiers de formation dans le respect du process Qualiopi, en appui de la chargée de mission Talents & Formation

Bac +3 minimum. Formation Management, Gestion PME-PMI, expert-comptable… avec quelques années d’expériences impérativement

Polyvalent.e, organisé.e, vous êtes doté.e d’un excellent relationnel et d’un sens du contact. Vous savez être disponible et réactif.ve aux demandes diverses.

Votre grande capacité d’adaptation est reconnue, vous avez le sens du service et des priorités, ainsi qu’une grande souplesse d’esprit. A la fois autonome et diplomate, vous êtes une force de proposition et avez un grand sens de la confidentialité. 

Vous maîtrisez impérativement l’environnement informatique global, les logiciels de bureautique et de gestion n’ont pas de secret pour vous et vous êtes habitué.e des outils collaboratifs, ou vous vous adaptez rapidement à un nouvel outil numérique. Vous avez déjà utilisé un CRM/ERP et en maîtrisez les principes (Odoo dans l’idéal). Vous êtes à l’aise avec la gestion administrative et budgétaire, et connaissez les principes comptables.

Le poste est en télétravail partiel en raison des conditions sanitaires. Disponibilité attendue: fin avril début mai.