Office Manager H/F/X

Fondée en 2016, G-ON est une société de conseil et ingénierie en développement durable pour les acteurs et actrices de l’immobilier. Nous accompagnons des porteur.euse.s de projets (promoteur.rice.s, foncières, investisseur.se.s, utilisateur.rice.s) dans l'amélioration de la qualité environnementale de leurs opérations, et la contribution à un meilleur cadre de vie.

Plus concrètement, nos équipes réalisent des missions d'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage et Ingénierie sur des opérations de conception de projets immobiliers neufs ou en réhabilitation, dans toute la France, de tous types (bureaux, commerces, logements, logistique, enseignement...) et de toutes dimensions (de 500 à 500 000 m2).

G-ON travaille également dans :

• L'accompagnement à la transition énergétique et écologique du patrimoine existant,

• La RSE,

• L'économie circulaire,

• La biodiversité,

• La santé dans le bâtiment.

G-ON est désormais une société indépendante mais intégrée dans un groupe d'entités (Groupe ON), réalisant différentes prestations de conseil et d'ingénierie sur les métiers de développement durable et d'immobilier :

• G-ON : Conseil et ingénierie développement durable (45 personnes)

• G-ON Life : Mesures de qualité d'air, confort, ondes, et ingénierie acoustique dans le bâtiment (7 personnes)

• Prospective Immobilier : AMO Conseil dans l'immobilier (programmation, audit technique, pilotage de projets

Les fonctions Office Management, Administratif, Finance, RH, informatique, communication, sont portées par Groupe ON.

Nous recrutons un.e Office Manager afin de prendre en charges des missions de support administratif, accueil et services généraux au sein de nos locaux.

Responsabilités confiées :

1. Gestion administrative et bureautique

• Gestion du courrier entrant et sortant

• Gestion des appels téléphoniques entrants et de la messagerie générale

• Classement documentaire et gestion du serveur/drive

• Saisie administrative et mise en forme de documents

• Intégration de documents administratifs sur les portails fournisseurs des clients

• Consolidation de documents administratifs pour les Appels d’Offres (AO)

• Accompagnement dans la préparation et la soumission des candidatures aux appels d’offres

2. Gestion des services généraux

• Supervision de la gestion du matériel et fournitures de bureau

• Accueil des collaborateurs (Onboarding) partenaires et visiteurs

• Relations avec le gestionnaire des locaux et coordination de la bonne tenue des espaces - rangement des locaux

• Organisation logistique des rendez-vous collectifs, réunions et événements internes

• Gestion des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures, véhicules de fonction, etc.)

• Suivi des contrats liés aux services généraux (copieurs, téléphonie, etc.)

• Interface avec le prestataire informatique - suivi du parc informatique

• Suivi du parc matériel et fournitures

3. Support aux collaborateurs et à la direction

• Relais d’information avec la direction et les responsables administratifs internes/externes

• Assistance administrative auprès des collaborateurs.trices

• Réservation et traitement des demandes de voyages/déplacements (billets, hôtels, taxis, etc.)

• Gestion et suivi des notes de frais / intégration des factures CB sur Spendesk

• Suivi des

• Revue des fiches collaborateurs : vérification des dates d’entretiens et de leur bonne signature

• Application des règles d’hygiène et sécurité : EPI, SST, risque incendie…

4. Support comptable et financier

• Saisie et lettrage des factures fournisseurs dans l’ERP (Everwin SX)

• Recouvrement et relances clients

• Suivi des règlements et rapprochements administratifs

• Préparation d’éléments pour la comptabilité externe (cabinet comptable / expert-comptable)

5. Support Ressources humaines

• Intégration de nouveaux salariés dans l’ERP

• Mises à jour RH ponctuelles (enregistrement et suivi des documents à faire signer)

• Gestion et saisie des éléments variables dans SILAE/My Silae (congés, notes de frais, transport, etc.)

• Gestion de la commande et du suivi des titres-restaurant (Swile)

• Suivi des absences, congés, gestion des dossiers du personnel, suivi des visites médicales

• Participation aux process de recrutement (organisation des entretiens, gestion administrative des candidatures)

VOTRE PROFIL - De formation Bac à Bac +5, vous êtes soit expérimenté(e), soit en formation en alternance. Des connaissances comptables sont un plus pour ce poste.

VOS ATOUTS -

1. Organisation et rigueur : capacité à prioriser et assurer un suivi fiable des tâches.

2. Polyvalence et autonomie : aptitude à gérer des missions variées en toute autonomie.

3. Communication et relationnel : sens du service, écoute et aisance avec tous les interlocuteurs.

4. Maîtrise des outils numériques : Pack Office / Google Workspace et logiciels de gestion (ERP, RH, dépenses).

5. Esprit d’initiative et sens pratique : anticipation, réactivité et approche orientée solutions.

6. Discrétion et esprit collaboratif : confidentialité, fiabilité et capacité à travailler en équipe.

   
   Caractéristiques du poste :

• Contrat : CDI

• Télétravail partiel possible 1j/semaine maximum