Personal Assistant to ME Sales & Distribution

Afrik Intérim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Intérim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons Un(e) Personal Assistant to ME Sales & Distribution pour l'un de nos partenaires dans le secteur de la télécommunication.

Travailler en étroite collaboration avec ME Sales & Distribution pour fournir un soutien administratif sur une base 1 à 1 et fournir un soutien pour toute réservation concernant la planification des entretiens dans les ventes et la distribution.

Devrait avoir accès à des informations confidentielles et tenir à jour des bases de données exactes.

Travail administratif

• Organiser le voyage : Itinéraire d'affaires, billet, transfert et protocole, Hôtel et visas pour ME Sales & Distribution

• Gérer la correspondance entrante et sortante

• Assurer un système de remplissage adéquat et une base de données précise

• Préparer la correspondance interne et externe (notes de service, lettre,...) aux parties prenantes et aux fournisseurs

• Filtres, appels téléphoniques et visiteurs

• Assurer la commande de papeterie et la demande de gestion des véhicules

• Utilise une vaste expérience pour accomplir ses tâches de manière positive dans des délais serrés tout en établissant des relations solides avec les partenaires interfonctionnels et les administrateurs du groupe / des marchés locaux (y compris les assistants personnels à SLT)

• Faire preuve d'une gestion approfondie de son agenda et de son calendrier, en identifiant et en livrant le meilleur plan d'action, en temps opportun et de manière professionnelle grâce à l'application de son expérience.

• Assurer une préparation complète pour toutes les réunions, y compris la préparation de l'ordre du jour, la lecture préalable et les actions de suivi pour les membres désignés des ventes et de la distribution.

• Exige une bonne compréhension des pratiques et des procédures, y compris, mais sans s'y limiter, les préparatifs de voyage, les approbations de systèmes, les dépenses, les bons de commande et le suivi des dépenses annuelles, et est responsable de ces activités pour l'équipe.

• Diriger la coordination des événements, des forums et des conférences de l'équipe, en organisant les déplacements, l'hébergement et la restauration, au besoin des membres de l'équipe et/ou des délégués.

• Posséder des compétences solides et complètes en communication et en diplomatie afin d'échanger des informations complexes ou confidentielles et de communiquer clairement les objectifs et les résultats aux parties prenantes ;

• Agit en tant que point de contact professionnel au nom de ME Sales & Distribution auprès des visiteurs internes et externes.

• Agir à titre d'expert en systèmes et outils.

• Fournir des conseils et un soutien informels aux nouveaux membres de l'équipe, au besoin.

Gestion des parties prenantes

• Accueillez tous les visiteurs de ME Sales & Distribution et assurez-vous que leur protocole, leur hôtel et leur visa sont pris en charge

• S'assurer que toute l'équipe des ventes et de la distribution est bien prise en charge.

• Coordonner l'équipe et s'assurer qu'une culture amusante est créée dans l'organisation

• Assurer le suivi de l'ensemble de la demande liée à l'équipe des ventes et de la distribution et apporter son soutien en termes de tâches administratives.

Gestion du recrutement

• Apporter son soutien à la réservation d'entretiens pour l'équipe des ventes et de la distribution et organiser des tests avec l'équipe de formation et l'équipe de ressourcement

• Travailler en étroite collaboration avec HRBP pour toute question concernant l'activité des employés des ventes et de la distribution.

Coordinateur de projet

• Coordonner et organiser des événements externes et internes sur tous les marchés et avec des partenaires externes

• Travail de projet ad hoc si nécessaire (par exemple, partie active du mouvement des ambassadeurs de Spirit)

• Faciliter la collaboration et l'entraide au sein du département des ventes et de la distribution.

Compétences clés, connaissances et expérience

• Excellente communication orale et écrite

• Excellentes compétences en Microsoft Office

• Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité

• Flexibilité vis-à-vis des exigences du travail

• Excellent dans la planification et l'organisation d'événements

• Proactif et capable de faire preuve d'initiative

• Capacité étendue de résolution de problèmes

• Excellente capacité d'organisation et de gestion du temps

• Orienté vers le client et l'action

• Bilingue - anglais et français

• Résilience

• Attitude positive et positive, résiliente avec la capacité de rester calme lorsqu'elle est sous pression

• Multitâche et capacité à gérer la complexité

• Résolution de problèmes et prise de décision C2 Généralités

• Solides compétences interpersonnelles

• Le souci du détail

• Capacité à gérer la diversité et les changements environnementaux

• Qualifications et compétences en coordination de projet.

• Environnement opérationnel

• Compétences analytiques.

• Doit avoir des qualifications techniques / professionnelles

• Excellente communication orale et écrite en anglais et en français

• Doit être disponible pour travailler après les heures de travail

• Diplôme Bac+3 ou équivalent Formation à la coordination et à la gestion de projet

• Formation et compréhension de base des services financiers (comptabilité, audit, gouvernance d'entreprise