Receptionist(e)

Afrik Intérim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Intérim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 20 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons un(e) Receptionist(e), pour l'un de nos clients, opérateur de premier plan en infrastructures et services essentiels.

Gestion de la réception

• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les collaborateurs ou les salles de réunion appropriés.

• Veiller à ce que les visiteurs respectent les procédures de sécurité de l'entreprise et de gestion des visiteurs.

• Maintenir un espace d'accueil professionnel et chaleureux.

Gestion de la communication

• Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques entrants.

• Gérer les demandes générales et la correspondance par e-mail.

• Recevoir et distribuer le courrier entrant, les colis de messagerie et les livraisons.

Coordination des réunions et des visiteurs

• Coordonner la réservation des salles de réunion et veiller à ce qu'elles soient prêtes pour les réunions.

• Organiser les rafraîchissements et le service traiteur pour les réunions internes et externes.

• Accompagner les dirigeants et les départements dans la logistique liée aux visiteurs.

Support administratif

• Aider à la préparation de documents, au classement, à la numérisation et à la gestion des archives.

• Gérer les fournitures de bureau et coordonner leur réapprovisionnement si nécessaire.

• Assurer la gestion des voyages, des réservations d'hébergement et du traitement des notes de frais.

• Fournir un soutien administratif général à l'ensemble des départements selon les besoins.

Soutien aux services généraux

• Participer à la logistique de l'intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding).

• Coordonner les services de messagerie et les livraisons externes.

• Soutenir l'organisation des événements d'entreprise et des activités de cohésion d'équipe (employee engagement).

Expérience

• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience à un poste de réceptionniste, d'accueil ou de secrétariat/administratif.

• Expérience en environnement d'entreprise (corporate) souhaitée / préférée.

• Expérience dans les interactions avec des clients et des cadres dirigeants (parties prenantes de haut niveau).

Formations

• Licence en administration des entreprises ou dans un domaine connexe souhaité.

Compétences requises

• Compétences en communication et relationnelles (interpersonal skills)

• Service client et gestion des parties prenantes (stakeholder management)

• Gestion de l'accueil, des visiteurs et de la réception

• Gestion d'agendas, de la planification et de la coordination

• Soutien administratif et gestion de bureau (office support)

• Sens du détail et de l'organisation

• Maîtrise de Microsoft Office et des outils de communication numérique