Référent administratif du service Démocratie Proximité (H/F)

La Ville de Seyssinet-Pariset (12 500 habitants - Isère), en plein développement est située dans la banlieue immédiate de la ville de Grenoble entre le massif du Vercors et la berge occidentale du Drac. La ville est membre de la métropole Grenoble-Alpes Métropole parmi 43 autres communes.
La commune comprend plus de 250 agents répartis dans 5 pôles et de nombreux équipements : un hôtel de ville, un centre culturel, une bibliothèque, un conservatoire à rayonnement communal, une maison des ados, 2 structures multi-accueil, 4 écoles, une piscine, 3 gymnases....permettant un accès au service public de qualité auprès des Seyssinettois.

La Ville de Seyssinet-Pariset recrute un-e Référent-e administratif-ve pour son service Démocratie-Proximité, à temps complet.

Ce poste s’inscrit au sein du Pôle Solidarités & Citoyenneté, rattaché au service Démocratie Proximité, sous la responsabilité du chef de service.

Vous contribuerez activement à la gestion des missions régaliennes et apporterez un soutien direct au responsable du service.

Missions principales 

·         Assurer la mise en œuvre des missions régaliennes : état civil, élections, gestion du cimetière, recensement de la population

·         Gérer de manière autonome les dossiers administratifs

·         Assurer la continuité d'encadrement en l'absence du responsable (encadrement fonctionnel)

·         Gérer les aspects financiers et administratifs du service

·         Assurer le suivi d’activité à l’aide d’outils statistiques

·         Rédiger les actes administratifs (arrêtés, délibérations, etc.)

·         Accueillir et renseigner le public 

Activités et tâches principales 

Conduite de dossiers : 

·         État Civil,

·         Cimetières,

·         Élections,

·         Recensement de la population. 

Activités polyvalentes : 

·         Accueil physique et téléphonique du public

·         Réalisation des formalités administratives : recensement citoyen, légalisation de signature, attestations d’accueil, etc.

·         Gestion des locations de salles : planification, courriers, remise des badges

·         Traitement et envoi du courrier 

Missions d’appui au responsable de service : 

·         Aide à l’organisation du service

·         Préparation de dossiers stratégiques ou complexes pour le responsable de service (ex. gestion des élections, évolutions réglementaires, réclamations administratives)

·         Soutien à la gestion administrative et budgétaire du service

·         Représentation du service dans certaines réunions opérationnelles en l’absence du responsable.

Savoirs, connaissances requises : 

·         Maîtrise du cadre réglementaire de la Fonction Publique Territoriale

·         Connaissances solides en matière d’état civil, d’élections, de gestion de cimetières et d’affaires générales 

Savoir-faire, expériences pratiques requises : 

·         Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, OpenOffice, messagerie)

·         Pratique des logiciels métiers : Maestro, Mélodie, Ciril, Gescim

·         Savoir organiser un scrutin électoral

·         Utilisation de tableaux de bord et outils de suivi

·         Maîtrise des techniques d'accueils physiques et téléphonique (ex : gestion des conflits), 

Savoir-être, aptitudes professionnelles requises : 

·         Maîtrise d'une communication adaptée,

·         Autonomie,

·         Goût prononcé pour la polyvalence, le travail en équipe.

·         Sens des responsabilités,

·         Dynamisme, réactivité,

·         Discrétion, écoute, diplomatie,

·         Sens de l’organisation,

·         Curiosité (recherche d’informations). 

Informations complémentaires 

Nécessités de service :

·         Mariages – présence le samedi par rotation,

·         Scrutins électoraux présence le dimanche,

·         Présence en soirée lors des évènements organisés par le service (remise des cartes électorales, accueil des nouveaux arrivants…).

Permis B obligatoire

Rémunération statutaire + RIFSEEP + 13ème mois

Participation à la mutuelle et prévoyance. Forfait mobilité durable.

Possibilité d’adhésion au COS 38 et/ou amicale du personnel

Date de prise de fonction : 01/10/2025

FAIRE ACTE DE CANDIDATURE (lettre de motivation et CV) avant le 18/07/2025