Reservation Manager

Lartisien is a French-born luxury travel specialist, dedicated to crafting extraordinary travel experiences for its members.

Since 2008, we’ve opened the doors to the world’s finest hotels for those who love to plan their own trips while enjoying exclusive upgrades and benefits. In 2011, our passion for excellence led us to launch bespoke travel concierge services. Today, our Client Advisors design one-of-a-kind travel experiences for our members, unlocking access to hidden gems around the world through our Signature Journeys and Exclusive Events.

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MISSIONS

Le/la Reservation Manager a pour mission la gestion des réservation hôtelières des participants aux évènements de nos clients majoritairement du secteur du Luxe.

• RELATION PARTENAIRES : déployer les bonnes actions pour sécuriser la relation avec nos partenaires hôteliers et assurer une fluidité des échanges et réactivité des réponses aux demandes complexes et changements multiples

• RELATION CLIENT : déployer les bonnes actions pour tenir la promesse client, sécuriser la relation client par son écoute, sa proactivité et sa flexibilité

• GESTION FINANCIERE : tenir le budget sur la base des conditions commerciales négociées avec le client, piloter les réservations qui lui incombent sur chaque projet

• PILOTAGE PROJET : coordination en lien étroit avec les hôteliers et les chefs de projet et assurer un suivi rigoureux des dossiers "groupe"

RESPONSABILITÉS

• Respecter l'ensemble des exigences de nos Clients Corporate Maison de Luxe

• Contact privilégié d'un ou plusieurs marchés dans le cadre de la gestion hôtelière de leurs clients

• Être le contact privilégié de nos partenaires hôteliers partout dans le monde pour les réservations groupe

• Avoir une excellente connaissance des hôtels sélectionnés pour chaque évènement et les bons contacts auprès des services de réservation de ceux-ci

MISSIONS DETAILLÉES :

PHASE DE RECOMMANDATION EN AMONT DU PROJET :

• Sourcer les hôtels : être force de propositions

• Produire les éléments de recommandation nécessaires pour les books : descriptif, visuels, localisation géographique, contingent disponible

PHASE DE PRODUCTION DU PROJET :

• Planifier les tâches (retroplanning de production et son suivi actif)

• Piloter le budget d'achat des réservations : mise à jour des budgets (Contracted / Booked / Cancelled)

• Synthétiser les éléments nécessaires aux échanges avec le client concernant les prestations (tableau d'évolution de chiffes logistiques ; ...)

• Piloter la logistique participants (Rooming, process accueil, amenities, demandes spéciales etc.) : suivi quotidien de l'inventaire des chambres pour chaque groupe

• Envoi des check in / out 15 jours avant au responsable de groupe et Front desk + Partenaire transfert

• Incarner la valeur socle de la prestation de service : la confiance

• Être capable de délivrer les éléments attendus dans les temps impartis

• Être capable de communiquer en amont sur les délais : dates de release, dates d'attritions

• Être force de proposition et d'optimisation budgétaire auprès des clients : revente des chambres entre les marchés

• Suivi comptable des dossiers : suivi de la réception des factures et des règlements fournisseurs, en lien avec le service Financier et achats

EXECUTION DU PROJET :

Management des hôtels sur site :

• Validation des process Hôteliers et mode de communication au quotidien

• Visite de l'hôtel et rencontre avec nos interlocuteurs dédiés

• Pré-conférence meeting avec les hôtels avant l'arrivée clients (Sales, Réservation, Front desk, Conciergeries, Finance etc ...)

• Activation des Groupes WhatsApp sur site (Lartisien-clients & Lartisien Hotels)

• Envoi des check in chaque matin pour le lendemain au responsable groupe et Front desk + Partenaire transfert

• Envoi des check out chaque soir pour le lendemain au responsable groupe et Front desk + Partenaire transfert

Relation clients sur site :

• Revue finale avec chaque marché en one to one avant les premières arrivées

• Savoir répondre aux nouvelles demandes client sur site et changement de dernière minute

• Capacité de prise de décision en autonomie pour solutionner une problématique terrain

• Être capable de rassurer quel que soit l'environnement à un instant T (absorption du stress)

POST EVENEMENT

Retour d’expérience interne :

• Reportings réguliers et débriefing avec la Directrice des Réservations

• Partage des éléments clefs avec l'équipe (habitude, contingent, fonctionnement de chaque marché) en vue de la consolidation de la relation client et de l'optimisation de futures collaborations avec les marchés

Bilan avec le client :

• Rédaction des éléments de finalisation : débriefing, budget final et enquête qualité/satisfaction

Bilan avec les hôtels :

• Réaliser des bilans qualité à l'issue de chaque évènement

• Débriefing, axes d'amélioration, négociation éventuelle

Facturation :

• Clôture du budget en vue de la facturation finale

• Archivage des éléments du dossier sur le Drive (et en cas de débours sur Concierge Organizer)

EXPÉRIENCE :

• Formation hôtelière requise

• Minimum 2 à 3 ans d'expérience dans des services de réservation dans des Palaces ou Hotels de Luxe

COMPÉTENCES

• Très bon relationnel client

• Excellent niveau de Français requis à l'oral comme à l'écrit

• Anglais bilingue (oral/écrit)

• Capacité à argumenter et à effectuer des présentations à l'oral comme à l'écrit

• Représentation de l'excellence

• Adaptabilité et capacité de gestion multi projets en simultané

• Autonomie

• Grandes qualités rédactionnelles

• Sens de l'organisation

• Extrême rigueur

• Sens du collectif

• Esprit d'initiative

• Sens de l'engagement

• Resistance au stress, gestion des priorités

• Maitrise du pack office et notamment de Powerpoint et Excel, SalesForce

Mobilité requise en France et à l’étranger

Ces fonctions ne sont pas limitatives et peuvent évoluer en fonction des besoins et du développement des activités de l’entreprise.