Office Manager H/F

Le GEYVO Île-de-France recherche un Office Manager H/F (Temps Plein, CDI) pour une société basée à Paris 10eme (Metro gare du Nord).

Cette société familiale du secteur du BTP (rénovation de marchés privés essentiellement), compte une quinzaine de salariés et existe depuis près de 100 ans.

Aujourd’hui, dans le cadre d’un remplacement (départ à la retraite), le dirigeant recherche son OFFICE MANAGER H/F (une transmission de poste sur plusieurs semaines est prévu).

Rattaché.e au directeur et à son adjoint, vos missions sont:

Comptabilité

• Gérer la comptabilité générale de l’entreprise : la saisie comptable, la facturation, le suivi des paiements fournisseurs et des règlements clients

• Suivi des règlements, relance des impayés si besoin

• Passage des OD

• Déclaration de TVA

• Préparation du bilan et des situations intermédiaires en collaboration avec l’expert comptable

• Suivi des tableaux de marges et des statistiques, chaque mois

• Préparation de dossiers en cas de contrôles URSSAF et RV avec l’inspecteur

Social

• Suivi et saisie des éléments variables de paie et transmission au cabinet d’expert comptable, virement des salaires

• Etablir les contrats de travail, faire les DUE, tenir le livre des entrées et sorties du personnel, préparer les documents de fin de contrat (solde de tout compte, certificat de travail)

• Dossiers "Formation" : déclaration sur le site de CONSTRUCTYS et suivi des règlements

• Assurer les déclarations des arrêts de travail maladie

• Déclaration des congés à la caisse des congés payés

• Suivi des coupons carte Navigo

• Etablissement de diverses notes de service

• Gestion des demandes d’avance sur salaire

• Déclaration "chômage intempéries"

• Contrats intérimaires: vérifier les contrats des intérimaires, suivi et envoi des heures travaillées chaque semaine, vérifier la facturation, formalités administratives diverses (URSSAF, papiers pour les étrangers)

• Sous traitants: contrat de sous-traitance, demande et suivi de formalités administratives (URSSAF, KBIS)

• Prêt de main d’œuvre: contrat de prêt de main d’œuvre, établissement des avenants de contrat, vérification de tous les documents, suivi des formalités administratives, vérification des factures

• Contrats d'apprentissage: enregistrement des contrats et suivi des aides

Formalités administratives autres

• Dossier Qualibat, dossier PGN

• Etablissement des PPSPS pour les chantiers de couverture

• Suivi des Attestations TVA

• Déclarations annuelles des contrats d’assurance SMA-BTP

• Renouvellement des cartes de stationnement

• Organiser et gérer les archives et les documents internes de l’entreprise

• Vie de l'entreprise: commandes de fournitures pour le Bureau, gestion des appels téléphoniques en l'absence du directeur et de son adjoint

L'opportunité de rejoindre une société familiale, d'occuper un poste pilier et polyvalent, et de se projeter sur le long terme (turn over très faible!).

Enfin, vous serez formé.e et accompagné.e par l'Office Manager actuelle sur plusieurs semaines pour monter en compétences si besoin.

Titulaire d'une Formation de type Bac+2, vous justifiez d'une expérience confirmée, idéalement dans le secteur du BTP.

Vous maitrisez la suite Office (Excel). Si vous connaissez Batigest, c'est un plus.

Vos qualités ? bon relationnel, sens des priorités, polyvalence, sens de la confidentialité, rigueur

Divers:

- Prise de poste mi Janvier

- 35h, en présentiel (possibilité 1J de télétravail par semaine, après la période d’essai)

- Poste basé à Paris 10eme (metro Gare du Nord)

- Salaire : 38/45k€B selon profil et expérience