Responsable administratif et financier F/H

Hi! PARIS is the Center on Data Analytics and Artificial Intelligence for Science, Business and Society created by Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) and HEC Paris and joined by Inria (Centre Inria de Saclay). Nested in the heart of the Palaiseau campus, France’s largest scientific research hub, Hi! PARIS combines the expertise of IP Paris’ schools, HEC Paris’ Business School and Inria to create a new international AI champion in science, technology and business. It has been backed by strong funding and support from major multinational companies - L'Oréal, Capgemini, TotalEnergies, KERING, Rexel, VINCI and Schneider Electric.

On a larger scale than ever before, Hi! PARIS is conducting groundbreaking and interdisciplinary research in AI and Data Science, shaping strategic insights for economic and public decision-makers in France and Europe as its mission is to be at the service of Science, Business and Society.

End of May 2024, the consortium led by HEC Paris and the Institut Polytechnique de Paris (École polytechnique, ENSTA Paris, ENSAE Paris, Telecom Paris, Telecom SudParis), and including Inria, CNRS, Ecole Nationale des Ponts et Chaussées and Université de Technologie de Troyes, has won " the IA Cluster" call for projects, based on its excellence in teaching, research, innovation and technology transfer, as well as the diversity of its training. Building on the Hi! PARIS interdisciplinary center for artificial intelligence and data analysis, the project has been awarded 70 million euros over five years to create one of the world's leading AI research, training and innovation clusters serving society in France.

With its project entitled "Hi! PARIS Cluster 2030", the Hi! PARIS Center brings together over 250 professors and researchers. Supported by, its ambition is to become a world leader, a destination of choice for the world's most talented students and professors, and an active member of other clusters.

The Center relies on the infrastructures of IP Paris and HEC Paris in these areas. It is a unique space for disruption, education and innovation.

As part of its development, the Hi! PARIS has made the strategic choice to set up an engineering unit (Hi! PARIS Engineering Team) whose mission is to support its professors and researchers in order to promote their work. By joining this emerging structure today, you will have the opportunity to get as close as possible to the most cutting-edge developments in AI and to contribute to the influence of French teaching and research in the field.

Au sein de la Direction Exécutive du centre Hi! PARIS, sous la responsabilité hiérarchique du directeur exécutif, le titulaire du poste assumera la fonction de responsable administratif et financier du centre Hi! PARIS. Il aura en charge les missions suivantes :

- Le pilotage du budget consolidé du Centre, composé des financements octroyés par les mécènes, du financement France 2030 IA Cluster et tout autre financement obtenu par le centre :

o Établissement des bilans financiers (recettes et dépenses) à destination des instances de gouvernance du centre (comité de gouvernance et comité de pilotage) ;

o Établissement des budgets prévisionnels du centre.

o Synthèse des dépenses et recettes du Centre en vue de la réalisation des budgets initiaux et des comptes financiers d’IP Paris.

o Dialogue budgétaire avec le service des affaires financières d’IP Paris

- Assurer un lien fonctionnel direct et régulier avec le Directeur Général des Services (DGS) d’IP Paris pour le suivi budgétaire et administratif

- La mise en œuvre des aides octroyées aux établissements du consortium pour leurs actions en matière de recherche, formation sur décisions des comités de gouvernance et pilotage;

- L’exécution des dépenses courantes du centre, sous la responsabilité du responsable du service des affaires financières d’IP Paris ;

- Le suivi du financement France 2030 IA Cluster : le directeur financier est le responsable financier du projet, déclaré auprès de l’ANR :

o Assurer le suivi, la collecte et la vérification des relevés de dépenses annuels puis finaux des établissements du consortium ;

o La déclaration sur le portail ANR de suivi des projets PIA.

- L’animation des comités financiers réunissant les représentants des établissements du consortium IA Cluster

-La participation aux réflexions stratégiques du centre : nouveaux projets, structuration interne, appels à projets ;

- La participation au comité de gouvernance, au comité de pilotage, ainsi qu’aux comités opérationnels recherche, éducation et innovation du centre ;

- L’appui à la rédaction, à la négociation et au suivi des conventions de partenariat, de mécénat, de recherche ou de prestations ;

- La garantie de la conformité juridique des actions du centre en lien avec les établissements tutelles ;

- Le suivi des audits financiers et contractuels ;

- La participation à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans statistiques et répondre aux enquêtes et audits demandés en interne et en externe (ANR, SGPI, MESR, etc) ;

Cette liste est non exhaustive. D’autres missions pourront être confiées selon les besoins du service.

Savoir :

• Solide expérience en gestion administrative et financière dans un contexte public ou parapublic (université, centre de recherche, établissement d’enseignement supérieur, fondation…)

• Maîtrise des règles de la comptabilité publique, du financement de la recherche et du mécénat

• Bonne compréhension des aspects juridiques (rédaction de conventions, cadre contractuel, conformité…)

• Maîtrise des outils de pilotage financier (Excel avancé, PEP, outils de suivi budgétaire)

• Savoir élaborer et rédiger des notes d’information, des documents de synthèse et des actes administratifs

• Savoir analyser des données comptables et financières ;

• Élaborer des indicateurs de suivi.

• Connaître les règles budgétaires générales et les finances publiques

• Goût pour le développement et la gestion de projet dans le cadre de la montée en puissance d’IP Paris

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Savoir-faire :

• Capacité d’organisation rigoureuse

• Sens développé des relations humaines et institutionnelles

• Autonomie, esprit d’initiative, réactivité et disponibilité

• Aptitude à la synthèse

• Savoir travailler en collaboration

• Qualités rédactionnelles

• Savoir anticiper, prioriser et planifier les actions

• Expérience de la communication en environnement technico-scientifique

Savoir-être :

• Sens du relationnel,

• Capacité d’écoute et aptitude au dialogue avec des interlocuteurs très variés (industriels, directeurs, enseignants-chercheurs)

• Polyvalence, autonomie et réactivité

• Avoir le sens de la confidentialité

• Savoir anticiper les besoins et prioriser