Responsable de service administratif et courriers H/F

Fort de plus de 30 ans d’expérience dans la gestion documentaire, nous sommes passionnés par l'innovation technologique et la gestion de données et travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour offrir des solutions sur mesure adaptées à leurs besoins spécifiques. Présent principalement dans les secteurs de l’énergie, de la défense, des télécommunications et de l’aéronautique, nous comptons aujourd’hui près de 650 collaborateurs, répartis sur 7 sites en France.
Basé sur un modèle de proximité avec nos équipes, de confiance et d'autonomie,
nous offrons un environnement de travail dynamique et collaboratif, où nous encourageons nos employés à développer leur créativité et leur expertise.
Prêt(e) à rejoindre l'équipe Eowin ? envoyez-nous votre CV dès aujourd'hui.

Pour le compte d’une grande administration européenne basée au Luxembourg nous recherchons notre responsable d’un centre de traitement et dématérialisation de courriers.
 
Les principales fonctions et tâches sont les suivantes:
·       organiser les services conformément aux lois et règlements applicables;
·       gérer l’équipe d'opérateurs administratifs sur place;
·       assurer la liaison avec les clients;
·       assister à des réunions de suivi régulières
·       gérer les opérations courantes et les tâches quotidiennes de gestion de courriers;
·       gérer les demandes de services spéciaux et coordonner les ressources associées;
·       générer les statistiques, préparer et suivre les rapports annuels et mensuels d’activité;
·       gérer et coordonner les compétences et le suivi et la mise à jour des connaissances;
·       rédiger et gérer des propositions de procédures,
·       rédiger des rapports sur les activités, les événements et les incidents;
·       coordonner la formation et la sensibilisation à l’évacuation des bâtiments en collaboration avec les services de sécurité;
·       superviser le respect des délais d’enregistrement et d’expédition du courrier;
·       Vérifier les factures fournisseurs
·       Superviser l’activité de documentation

Formation et expérience professionnelle :
·       Bac +3 à Bac +5
·       au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans un rôle de gestion (y compris la gestion d’équipe)

Compétences linguistiques et informatiques :
·       Cadre européen commun de référence pour les langues, compétence de niveau B2 en anglais et en français (lu, écrit et parlé), et éventuellement dans une troisième langue européenne ;
·       expérience de l’utilisation des outils MS Office et en particulier capacité de créer et d’éditer des documents et des graphiques MS WORD et MS EXCEL afin d’effectuer la saisie de données ou des recherches.
·       La connaissance d’une GED, OpenText Content Server et de Kofax est un plus.
·       faire preuve de discrétion,
·       savoir diriger une équipe;
·       être rigoureux et méthodique;
·       avoir la capacité d’analyse,
·       faire preuve de persuasion, de perspicacité et de diplomatie;
·       posséder des compétences analytiques et rédactionnelles;
·       posséder une réelle capacité de gestion des ressources humaines;
·       être capable de prendre des initiatives;
·       être capable d’assimiler rapidement les instructions;

Localisation : Luxembourg
Contrat : CDI
Rémunération négociable selon profil

Nos recrutements sont ouverts à tous les talents et toutes les différences.