Responsable Administratif & Qualité - H/F - HARVEST FIDROIT ACADEMY - Aubière

FinTech leader en France pour les logiciels dédiés aux métiers du patrimoine et de la finance, HARVEST accompagne les professionnels avec des solutions couvrant toute la chaîne de valeur patrimoniale et financière depuis 35 ans. Le groupe conçoit des solutions digitales, rend accessible l’information indispensable pour éclairer les décisions patrimoniales et financières. Spécialiste de la data, il permet la construction automatisée de portefeuilles efficients sur mesure.
Avec plus de 4600 sociétés clientes, le groupe propose un ensemble de logiciels et de services plébiscités par les professionnels désireux de développer un conseil à forte valeur ajoutée.

Expertise métier et maîtrise technologique s’exercent avec 500 talents passionnés et investis, fiers de leur entreprise labellisée Great Place To Work. Le groupe a recruté plus de 100 collaborateurs en France en 2023 pour accompagner sa croissance et son ambition de devenir le champion européen de la WealthTech.

Au sein de HARVEST FIDROIT ACADEMY, organisme de formation du Groupe, nous recherchons un Responsable Administratif et Qualité qui aura pour missions  : 

• MISSION 1 : GESTION DE LA VIE SCOLAIRE & ENCADREMENT DES EQUIPES ADMINISTRATIVE

• MISSION 2 : GESTION DES PROCESS ET DU RESPECT DES CRITERES DE QUALITE ET DE CERTIFICATION

MISSION 1 : GESTION DE LA VIE SCOLAIRE & ENCADREMENT DES EQUIPES ADMINISTRATIVES

=> Objectifs généraux de la mission :

Le ou la responsable Administratif prend en charge le management de l’équipe des assistant(e)s de Formation (3/4 personnes) avec l’objectif d’optimiser les entrées en formation, s’assure de la bonne gestion administrative et financière des dossiers de formation.

Le ou la responsable Administratif travaille en étroite collaboration avec les autres services de pour assurer la bonne fluidité des informations entre services et contribuer au développement commercial de l’activité.

1 : Assurer la fluidité de la vie scolaire de l’organisme de formatio

- Construire les plannings de formation en lien avec les conseillers formation dans le respect des règles fixées par la direction

- Superviser le bon déroulement de la vie scolaire (entre autres vis-à-vis des participants / des formateurs et des clients)

- Superviser les examens des parcours de formation sur les aspects administratifs et logistiques.

- Etablir le BPF annuellement en lien avec le service comptabilité et assurer la fiabilité de l’information comptable dans le logiciel de facturation

- Assurer la programmation de l’activité dans le logiciel DENDREO et optimiser le déploiement des logiciels DENDREO et DOCEBO au sein de l’organisme. Former les équipes à l’appropriation des process et l’utilisation des logiciels

- Superviser les dispositifs de financement des formations (CPF, OPCO, etc)

2 : Superviser les assistantes administratives et développer leurs compétences

- Planifier l’activité de l’équipe

- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité

- S’assurer de la bonne application des procédures définies

- Organiser des réunions à fréquence régulière pour suivre l’activité et en rendre compte à la direction opérationnelle

- Installer une relation stable avec l’équipe

- Préconiser un plan de formation individuel

- Accompagner la montée en compétences

- Impliquer les collaborateurs dans les décisions

3 : Gestion de l’ERP et du LMS

- Superviser la programmation de l’activité dans le logiciel DENDREO

- Optimiser le déploiement des logiciels DENDREO et DOCEBO au sein de l’organisme

- Former les équipes à l’appropriation des process et l’utilisation des logiciels

- Optimiser l’utilisation des logiciels ERP Dendreo et LMS Docebo au sein de l’organisme et notamment en termes de facturation, programmation de l’activité, lien entre les outils. Former les équipes à l’appropriation des process et l’utilisation de ces logiciels.

- Encadrer et animer (management fonctionnel) les conseillers formation et les formateurs sur ces aspects.

4 : Gestion juridique et financière

- Suivre et élaborer la facturation des dossiers administratifs en collaboration avec le service comptabilité

- Participer à l’élaboration du bilan pédagogique et financier

- Assurer la fiabilité de l’information comptable dans le logiciel de facturation

- Vérifier et mettre à jour, en lien avec le service juridique, les contrats ou conventions des formateurs externes et des clients. Veiller à la protection des intérêts du service, de ses collaborateurs, de la propriété intellectuelle des contenus

- S’assurer de relations optimales entre l’ensemble des pôles d’activité (comptable et financier, marketing-communication, juridique) en prenant en charge l’ensemble des communications entre les parties prenantes de HFA et celles des services concernés.  Représenter la direction vis-à-vis de ces instances.

MISSION 2 : GESTION DES PROCESS ET DU RESPECT DES CRITERES DE QUALITE ET DE CERTIFICATION

=> Objectifs généraux de la mission :

Le Responsable qualité définit et met en place la politique qualité de l’organisme de formation. Il organise et maintient le Système de Management de la Qualité dont il supervise l’application à tous les niveaux du service. Il est responsable de la conformité des produits ou services conformément aux exigences internes et externes.

1 : contribuer à l’amélioration continue des process de l’organisme de formation

- Connaitre l’ensemble des normes qualité que doit respecter un organisme de formation professionnelle (Qualiopi, France compétence etc…)

- Déployer et maintenir un dispositif qualité répondant aux exigences légales et réglementaires de la formation professionnelle, incluant les outils, les documents et les méthodes de réalisation et de contrôle.

- Contribuer à la démarche d’amélioration continue des process de l’activité de formation professionnelle, en recommandant des améliorations qui seront fonction de l’évolution des exigences réglementaires en termes de qualité et des spécificités propres à l’organisme de formation en termes de ressources (humaines, digitales, financières).

- Encadrer et animer (management fonctionnel) les conseillers formation et les formateurs sur l’ensemble de ces aspects qualité.

2 : vérifier le respect de la règlementation et des critères de certification

- Connaitre le cadre règlementaire lié à la formation professionnelle et aux certifications professionnelles et en assurer la veille. Superviser les contrôles qualité de la structure (ex : qualiopi)

- Actualiser les conventions de formations ou tout autre document en conséquence pour répondre aux exigences légales et réglementaires en vigueur

- Préparer les procédures d’enregistrement des certifications au RNCP ou au Répertoire Spécifique

Profil recherché

L’accès à ce métier est possible grâce à un diplôme de niveau Bac+3 minimum, avec une spécialisation en qualité. Une expérience professionnelle minimale de 8 années est également requise avec rôle managérial.

Une expérience significative au sein d’un organisme/service formation est impérative.

La connaissance du domaine de la gestion de patrimoine/finance/banque/assurance est préférable.