Responsable administrative - assistante de direction H / F

Vous recherchez un poste dans lequel vous ne serez pas cantonné à l’exécution de tâches administratives ? Vous aimez organiser, fiabiliser, anticiper et résoudre les problèmes jusqu’à leur terme ?

ARTEIC (groupe ERIDIUM) est une entreprise de 45 salariés, spécialisée dans les métiers de la couverture, de l’étanchéité et du bardage, qui a connu une croissance importante. Cette évolution nous conduit aujourd’hui à franchir une nouvelle étape : renforcer notre organisation administrative, professionnaliser nos pratiques et sécuriser nos processus.

Nous recrutons la personne qui occupera une fonction centrale dans l’entreprise, aux côtés du directeur d’exploitation, du directeur adjoint, des conducteurs de travaux, du bureau d’études et en lien avec l’ensemble des salariés sur chantier.

Un poste riche et exigeant

Soyons transparents : vous arrivez dans une entreprise qui a grandi rapidement et dont l’organisation administrative doit désormais être remise à plat, fiabilisée et structurée.

Certains dossiers devront être repris, les méthodes de classement et de suivi améliorées, les priorités mieux organisées et plusieurs processus sécurisés. Vous ne trouverez donc pas un poste entièrement balisé, mais un véritable terrain d’action.

Votre mission ne consistera pas seulement à constater les difficultés ou à transmettre les demandes. Nous attendons de vous que vous preniez les sujets en charge, que vous recherchiez les informations nécessaires, que vous proposiez des solutions et que vous vous assuriez de leur bonne réalisation.

Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui aime être responsable de son activité, disposer d’une réelle autonomie et constater concrètement l’impact de son travail sur le fonctionnement de l’entreprise.

Vos principales responsabilités

Directement rattaché à la Direction, vous assurez la coordination et la fiabilité de l’activité administrative de l’entreprise.

Organisation et gestion administrative

Vous prenez notamment en charge :

• l’accueil téléphonique et le traitement des appels, avec la capacité d’apporter une première réponse lorsque le sujet le permet ;

• la gestion du courrier, des documents administratifs et des fournitures ;

• la mise à jour et le classement des pièces réglementaires de l’entreprise ;

• le suivi administratif du parc de véhicules : entretiens, contrôles techniques, assurances, cartes de carburant et sinistres ;

• l’organisation, le classement et la traçabilité des dossiers ;

• le suivi des demandes confiées jusqu’à leur aboutissement ;

• la mise en place d’outils simples permettant de suivre les échéances, les priorités et les actions en cours.

Administration des chantiers

En lien étroit avec les conducteurs de travaux et le bureau d’études, vous intervenez sur :

• la constitution et la transmission des dossiers d’appels d’offres ;

• le suivi administratif des marchés et des cautions bancaires ;

• l’établissement et le suivi des contrats de sous-traitance ;

• le contrôle de la validité des pièces administratives des sous-traitants ;

• les démarches liées au paiement direct ;

• la gestion et le suivi administratif des dossiers de sinistres jusqu’à leur clôture.

Facturation et suivi comptable

Vous contribuez directement à la qualité du cycle de facturation :

• contrôle et rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commande et de livraison ;

• préparation et établissement des factures clients à partir des avancements transmis ;

• vérification des dispositions prévues aux marchés et aux CCAP ;

• suivi mensuel de la facturation ;

• préparation des décomptes généraux définitifs ;

• relance des règlements et suivi des impayés ;

• contrôle de la facturation des entreprises de travail temporaire.

Administration du personnel

En collaboration avec la Direction, la DRH externalisée et les partenaires de l’entreprise, vous gérez le quotidien administratif RH :

• préparation des contrats de travail et réalisation des formalités d’embauche ;

• tenue et mise à jour des dossiers individuels ;

• suivi des absences, congés et plannings ;

• collecte, saisie et contrôle des pointages ;

• préparation et transmission des éléments variables de paie ;

• contrôle des heures des salariés et des intérimaires ;

• suivi des remboursements et retenues sur salaire ;

• gestion administrative des intérimaires ;

• organisation des visites auprès de la médecine du travail ;

• suivi des CACES, habilitations, formations et autorisations de conduite ;

• réalisation des déclarations d’accident du travail ;

• préparation des demandes de remboursement liées aux intempéries.

Vous pourrez également contribuer aux actions liées à la certification MASE, en collaboration avec les responsables concernés.

Ce que nous attendons de vous

Au-delà de votre maîtrise administrative, nous recherchons une personne reconnue pour :

• son sens de l’organisation et des priorités ;

• sa rigueur et la fiabilité des informations produites ;

• sa capacité à structurer et à tenir ses dossiers dans la durée ;

• son autonomie et son sens des responsabilités ;

• sa capacité à aller chercher l’information et à relancer les interlocuteurs ;

• son esprit d’analyse et sa recherche de solutions concrètes ;

• sa capacité à faire avancer les dossiers jusqu’à leur résolution ;

• sa diplomatie, associée à la fermeté nécessaire pour faire respecter les échéances et les procédures ;

• son sens du service et son implication dans la bonne marche collective de l’entreprise ;

• sa discrétion, indispensable au regard des informations comptables, sociales et personnelles traitées.

Vous savez proposer des améliorations sans bouleverser inutilement l’existant. Vous êtes capable d’expliquer, d’accompagner et de faire progressivement adopter de nouvelles méthodes de travail.

Votre profil

Vous disposez d’une expérience confirmée dans une fonction polyvalente d’assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion administrative en PME.

Une expérience dans le secteur du bâtiment, des travaux ou dans un environnement où les priorités évoluent rapidement constituerait un véritable atout.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion (vous bénéficierez d’une formation sur le logiciel de l’entreprise). Vous maîtrisez les fondamentaux de la facturation et de l’administration du personnel. Vous savez contrôler la cohérence d’une information et ne vous contentez pas de la saisir ou de la transmettre.

Surtout, vous appréciez les postes dans lesquels il faut comprendre le fonctionnement global de l’entreprise, mettre de l’ordre, construire des outils et devenir progressivement un véritable point d’appui pour la Direction et les équipes.

Pourquoi nous rejoindre

Nous vous proposons :

• une fonction centrale, utile et reconnue ;

• un périmètre de responsabilités large et varié ;

• une véritable autonomie dans l’organisation de votre activité ;

• un contact direct avec les dirigeants et les responsables opérationnels ;

• la possibilité de construire et d’améliorer durablement les méthodes de travail ;

• un environnement concret, dynamique et proche du terrain ;

• un poste dont les résultats sont visibles dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise.