Responsable ADV et Facturation H/F

Fondée en 1933, la société Transports Cobigo, installée à Baud, au cœur de la Bretagne, propose à sa clientèle des services de transports, de logistique, et de location de véhicules avec et sans chauffeur.

Son adhésion de la première heure au groupement Astre, lui permet de déployer ses solutions sur l’ensemble du territoire Français et européen, avec l’appui d’un réseau fort de plus de 120 PME indépendantes.

Quelques chiffres :

📅92 ans d'expérience

👥120 salariés

🌍67 ensembles routiers

🏬3000 m2 de plateforme logistique

Nous recrutons dès maintenant un/une Responsable ADV et Facturation

🎯 Votre mission principale:

Garant de la fiabilité et de la conformité de la facturation client, vous jouez un rôle clé dans la sécurisation du chiffre d’affaires de l’entreprise. Vous assurez la production, le contrôle et la transmission des factures dans le respect des procédures internes, des délais contractuels et des exigences du secteur transport.
Vous êtes l’interface essentielle entre l’exploitation, la comptabilité et nos clients.

📃Activités et taches du profil

1. Gérer le flux de la commande à la facturation

• Onboarding client : Appel du client post closing pour partager les modalités d'échanges avec COBIGO : interlocuteurs en fonction des thèmes, fréquence et modalité de réception des commandes, mise en place d'un EDI, modalités de facturation et d'indexation carburant, …

• Création, paramétrage et mise à jour des clients dans le SI : Création de la fiche client, création des tarifs et conditions de paiement, paramétrage des trajets types…

• Gestion des EDI : Paramétrage, amélioration et traitement des dysfonctionnements éventuels des EDI en lien avec les clients

• Réception et traitement des commandes : réception et intégration des commandes dans le SI. Demande d’information complémentaire auprès des clients

• Facturation : Récupération, contrôle, scan et appairage des lettres de voiture (preuve de la réalisation de la prestation) et facturation

2. Gérer la relation client

• Réception, instruction et traitement des demandes clients

• Gestion des comptes palettes Europe.

• Gestion des litiges

3.Appuyer le développement commercial

• Transmission des offres tarifaires élaborées par le commerce aux prospects

• Diffusion et accompagnement des hausses tarifaires

4.Autres activités associées à l'exploitation

• Gestion des stocks confiés par les clients : Réception des demandes de mouvement de stocks client, Entrée / Sortie dans le WMS, et communication des états de stocks aux clients via extranet

• Gestion des inventaires clients

5.Elaborer les reportings

• Production des états de fin de facturation (Palmarès par moteur, Palmarès clients,....)

• Analyse et identification des écarts de volumes entre le commandé et le réalisé

• Information du commerce pour relance client

6.Manager et assurer l'amélioration continue

• Management de l'équipe ADV impliquant la répartition et la hiérarchisation de la charge de travail

• Optimisation des processus et des outils ADV

• Veille à la qualité de service client et au respect des délais et engagements

7.En cas d’absence des assistantes administratives d’exploitation :

• Saisir les commandes.

• Créer et mettre à jour les paramètres de création de commandes.

• Créer et mettre à jour les paramètres de gestion d’entrée/sortie en stock.

• Saisir les mouvements de stocks

• Etablir et adresser les factures

• Contrôler les factures d’affrètement et traiter les non-conformités.

🍀 Pourquoi nous rejoindre ?

• Profitez du cadre d'une entreprise familiale dynamique à taille humaine implantée depuis 1933 à Baud

• Une équipe orientée "Solutions" au quotidien

• Un salaire selon expérience

• Mutuelle d'entreprise sur mesure

• Participation aux bénéfices

• CSE

• Opportunités de développement professionnel

Formation et expérience : ·        

• Bac+2/3 en gestion/ gestion administrative/administration des ventes

• Expérience de 3/5 ans minimum dans un environnement transport/logistique et/ou facturation.

Savoir :

• Connaissance des documents de transport (lettres de voiture, bons de livraison, CMR…).

• Maîtrise de l'univers Microsoft et aisance dans l'utilisation des outils applicatifs informatique

• Connaissance de l'utilisation d'un ERP et/ou d'un TMS transport.

• Connaissance de l’utilisation du paramétrage des EDI  

• Des notions basiques de comptabilité clients, fiscalité de base et TVA applicable au transport sont un plus.

Savoir-faire:

• Une expérience avérée en management d'une petite équipe

• Lire et interpréter une commande ou un contrat client.

• Vérifier la conformité d’une prestation avant facturation.

• Réaliser des tableaux de bord.

• Prioriser et respecter les délais.

• Utiliser des outils de GED ou d’archivage.

• Proposer des solutions d'amélioration des outils et procédures dédiés au poste

Savoir-être:

• Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation.

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

• Esprit d’équipe, adaptabilité.

• Aisance relationnelle, posture orientée service.