Responsable coworking et événementiel Héméra Belvès

Héméra a été créé il y a 10 ans à l'initiative d’entrepreneurs de la région Nouvelle Aquitaine. Nous réhabilitons des lieux uniques pour les transformer en espaces de travail et de réunion pour les entreprises, les entrepreneurs et leurs équipes.

Nous avons ouvert 9 espaces dans 5 villes (Bordeaux, Limoges, Agen, Biarritz, Belvès), ce qui représente 1 300 postes de travail et plus de 200 entreprises hébergées.

C’est en 2024 que nous rénovons l’ancien lycée du Pays-de-Belvès pour le transformer en espace de coworking, de réunions et d’événements. Cet espace prend place dans un bâtiment d’exception, offrant une vue imprenable depuis le belvédère de Belvès sur la Vallée de la Nauze et ses nombreux villages.

Dans le cadre du départ de notre actuelle Responsable de lieu pour raisons personnelles, nous recrutons un.e Responsable de lieu pour assurer le pilotage et l’animation d’Héméra Périgord.

Le/la Responsable de lieu exercera des missions variées et riches, sous la responsabilité de La Directrice des Opérations, comprenant quatre volets principaux : commercialisation et organisation opérationnelle, accueil et animation, gestion opérationnelle et technique, gestion administrative.

Commercialisation et gestion opérationnelle

Coworking / Evénementiel / Domiciliation

• Commercialiser les espaces de travail, les espaces de réunion et de réception et le service de domiciliation d’entreprise :

  • assurer la visibilité des espaces (prospection commerciale, référencement sur les plateformes dédiées, animation du compte instagram, etc.)

  • réponse aux demandes entrantes (prise de brief, envoi de devis, relance)

  • assurer les visites avec les prospects et établir les contrats

• Pour le coworking : 

  • Accueillir les nouveaux arrivants, assurer leur onboarding en leur attribuant notamment les accès, en les renseignant sur le fonctionnement de l’espace

  • Encaisser les coworkers du working café (journée, demi-journée)

• Pour les événements :

  • Sélectionner en amont et coordonner le jour J les prestataires externes (traiteur et autres fournisseurs)

  • Mettre en place les espaces privatisés et accueillir les clients

Local commercial annexe

• Suivre la gestion du contrat, la facturation et les demandes du preneur

• À la fin du bail en cours, assurer la commercialisation du local commercial

Accueil et animation

• Assurer l’accueil du working café, renseigner les visiteurs

• Mettre en place des animations et organiser des événements pour faciliter les rencontres et les échanges entre occupants

• Mettre en place les actions de communication sur le site

• Veiller au bien-être des coworkers et de manière générale s’assurer que la convivialité, l’entraide et la bienveillance règnent dans l’espace

Gestion opérationnelle et technique

• Être garant.e de la tenue et de la propreté des lieux et du bon fonctionnement technique du site

• Suivre et gérer les demandes clients / remontées d’incidents techniques

• Contractualiser et coordonner l’ensemble des prestataires extérieurs intervenant sur le site

• Initier et superviser les travaux de réparation, de remise en état ou de remplacement de matériel défectueux

• Approvisionner en consommables et suivre les stocks

• S’assurer de la sécurité du lieu et du bon fonctionnement des outils d’interventions

Gestion administrative

• Mettre à jour régulièrement nos outils de gestion

• Gestion du petit administratif du lieu

• Gérer le courrier (dont les contrats de domiciliation) et les colis entrants

• Réaliser la facturation client (émission des factures et suivi des paiements)

• Contrôler et transmettre les factures fournisseurs

• Réaliser les reporting auprès de l’équipe permettant le suivi des objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés en amont

• Fournir du contenu et des informations à l’équipe Héméra pour contribuer à la visibilité et à la notoriété de l’espace

De manière générale, être force de proposition sur l’amélioration des processus et la résolution des problèmes rencontrés, ainsi que sur toute activité nouvelle pouvant apporter de nouveaux services créateurs de valeur.

Nous cherchons un profil doté d’un excellent relationnel, fédérateur, faisant preuve d’un grand sens du service et de la clientèle. La personne recrutée devra être polyvalente, organisée/rigoureuse, capable de travailler en autonomie, réactive et très proactive, avec de bonnes compétences en hospitalité, vente et un sens aigu du détail. Une bonne connaissance et utilisation des outils digitaux est nécessaire. Niveau licence minimum requis.

Si ce qui te plait c’est de gérer un espace, y accueillir des événements, suivre des demandes clients de A à Z, alors tu es au bon endroit, rejoins l’équipe Héméra !

Travail ponctuel en soirée.