Responsable de la régie d'avances et de recettes de billetterie et derives

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale qui comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, l’Ensemble Intercontemporain, des salles d’exposition temporaire, un ensemble d’espaces pédagogiques et documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts, trois expositions temporaires et un grand nombre d’activités éducatives. Il propose également un espace permanent, la Philharmonie des enfants, dédié à l’éveil artistique des enfants de 4 à 10 ans. Il accueille trois orchestres en résidence et administre les orchestres de jeunes Démos sur tout le territoire. Sa mission vise à renouveler et à élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.

La Direction des relations avec le public, intégrée au sein du Secrétariat général, regroupe une équipe de 40 personnes. Elle assure, pour l’ensemble des activités de la Philharmonie de Paris, les missions suivantes : accueil, billetterie/vente, marketing, promotion des activités, étude de la fréquentation et des publics.

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice des relations avec le public, en étroite collaboration avec le Responsable de la billetterie et la Direction administrative et financière, cette personne assurera la responsabilité, le contrôle, la conformité et la régularisation des encaissements de recettes de billetterie et dérivés, pour toutes les activités de l’établissement et assure les procédures de remboursements, principalement en cas d’annulation.

L’Agence comptable accompagne et apporte le soutien nécessaire au/à la Responsable, et au Chargé sous sa responsabilité, sur les aspects réglementaires de la régie et contrôle la régie.

CDI à pourvoir en juillet 2026

MISSIONS :

Gestion de la régie d’avances et des recettes de billetterie et dérivés :

-          Assure la responsabilité, le contrôle et la régularisation des recettes de billetterie et dérivés (dons, …) dans le respect des procédures en vigueur,

-          Tient la comptabilité des opérations liées aux recettes perçues et aux avances engagées,

-          Prépare les états de situation périodiques et établit l’arrêté des comptes de billetterie, pour transmission au comptable et à l'ordonnateur, en fin de chaque mois,

-          Assure le versement des fonds à l’Agent comptable selon une périodicité définie,

-          Effectue les encaissements et décaissements conformément aux procédures en vigueur,

-          Vérifie le stock des valeurs inactives,

-          Gère, pilote et coordonne les opérations de remboursements clients.

Facturations et relances :

-          Edite les factures dans le logiciel de billetterie (groupes constitués, revendeurs, …),

-          Assure les relances et la gestion des litiges,

Contrôle et vérifications :

-          Vérifie l’approvisionnement des caisses, effectue les vérifications régulières des caisses et du compte bancaire,

-          Procède au contrôle contradictoire des recettes, signale les anomalies de paiement au comptable,

-          Corrige les anomalies comptables et assure leur régularisation,

-          Participe aux projets liés à son activité, notamment les états de contrôle de la billetterie, les opérations de remboursements, les changements de prestataires financiers, …

En relation avec l’équipe de billetterie :

-          Forme et encadre un régisseur mandataire (Chargé de régie des recettes et dérivés),

-          Participe au recrutement, à la formation et mandate les équipes de billetterie : encaissements, gestion de l’argent public, procédures internes et réglementaires,

-          S'assure de la disponibilité des fonds nécessaires pour les opérations courantes,

-          Vérifie quotidiennement les fonds de caisse et les rendus de caisse des conseillers de vente,

-          Prépare et distribue les fonds de caisse aux équipes de billetterie sur l’ensemble du site,

-          Participe à la gestion des litiges et gère les demandes de remboursements en lien avec les publics.

Sécurisation des fonds :

-          Garantit la sécurité des fonds, que ce soit par des moyens matériels (coffres forts, sécurisation des locaux) ou organisationnels (dispositifs de sécurité, double signature, séparation des tâches…),

-          Etablit le lien avec les prestataires extérieurs : billetterie, maintenance des coffres, transport des fonds,…

Le ou la Responsable effectue une veille métier auprès des confrères des établissements publics.

La liste de ces tâches peut évoluer en fonction des dispositions réglementaires ou des évolutions des activités de l’établissement.

Ce poste à temps plein est assujetti à des jours de travail et à des amplitudes de travail variables (travail en week-end et en semaine).

PROFIL ET COMPETENCES :

Profil recherché :

Diplôme de l’enseignement supérieur correspondant au niveau d’exigence attendu pour ce poste et/ou 3 à 4 ans d’expérience dans un poste similaire.

Savoir-faire :

-          Maîtrise d’un outil de billetterie (Sécutix serait un plus) et des outils bureautiques

-          Bonne connaissance des règles de la comptabilité publique et de la règlementation de la billetterie

-          Capacité de contrôle et d’analyse

-          Précision et rigueur

-          Capacité à prendre des initiatives pour améliorer et optimiser les procédures existantes

-          Autonomie

-          Sens du service public : gestion de l’argent public et satisfaction des publics

Savoir-être :

-          Sens relationnel et travail en équipe

-          Sens de l’organisation

-          Discrétion et sens de la confidentialité

-          Sens du service et des priorités