Responsable de site coworking

Fondée en 2016 par des entrepreneurs Bordelais, Héméra propose des services et des lieux pour les entreprises, les entrepreneurs, les indépendants et les salariés en télétravail. Nous opérons un programme d’accélération de startups et nous développons et animons des espaces atypiques multi-usages : coworking, événementiel, restauration.

Nous exploitons actuellement 3 espaces à Bordeaux (la Halle Héméra, Héméra Ravezies et Héméra Fenwick), un espace à Limoges et un autre à Agen. Ces espaces représentent une surface totale de 8 400 m2 et regroupent une communauté de près de 800 coworkers, principalement des entrepreneur.es et leurs équipes, ainsi qu’un certain nombre d’indépendants et de salariés détachés.

Notre ambition est de continuer à nous implanter dans la région Nouvelle Aquitaine avec une dizaine de lieux d’ici 2025 et c'est la raison pour laquelle nous ouvrons en octobre 2023 notre sixième lieu à Bordeaux, à deux pas du Jardin Public.

Dans le cadre de cette ouverture, nous recherchons un.e Responsable de site à temps partiel..

Descriptif du lieu

Situé en face du Jardin Public, cet hôtel particulier du 18e rénové et réhabilité avec soin mêle espaces de coworking et événementiels, au calme et dans un beau quartier de Bordeaux.

Le bâtiment de 640 m² de surface, s'élève sur 4 étages avec de belles hauteurs sous-plafonds, une architecture remarquable qui laisse entrer la lumière naturelle. 

En plus des 65 postes de travail et des espaces de réunion, vous y trouverez une double-terrasse présente sur deux niveaux, avec vue sur le Jardin Public.

Le/la futur.e Responsable de site viendra renforcer l’équipe Héméra, actuellement composée des trois cofondateurs, de la responsable des opérations et de la marque, du responsable administratif et financier et de l’équipe de responsables de site.

Missions

Le/la Responsable de site exerce des missions variées et riches comprenant quatre volets : commercialisation, accueil & animation, gestion opérationnelle et technique, gestion administrative.

Commercialisation

• Commercialiser les espaces de travail, les espaces de réunion et de réception ainsi que l’offre de domiciliation (visites, renseignements, etc…)

• Gérer les demandes de privatisation : préparer les espaces de réunion lors des privatisations d’espaces et accompagner le client dans la gestion de l’événement

• Accueillir les nouveaux arrivants, assurer leur onboarding en leur attribuant notamment les accès, en les renseignant sur le fonctionnement de l’espace

Le/la Responsable de lieu est garant.e de la marge du lieu : responsabilité du chiffre d’affaires généré sur le lieu et du contrôle des charges.

Accueil et animation

• Assurer l’accueil, renseigner les visiteurs 

• Mettre en place des animations et organiser des événements pour faciliter les rencontres et les échanges entre occupants et leur apporter du contenu sur les problématiques entrepreneuriales, avec le soutien de l’équipe Héméra et en cohérence avec les animations proposées dans les autres espaces Héméra

• Mettre en place les actions de communication sur le site

• Développer des partenariats pour l’animation du lieu et en assurer le déploiement

• Veiller au bien-être des coworkers et de manière générale s’assurer que la convivialité, l’entraide et la bienveillance règnent dans l’espace

Gestion opérationnelle et technique

• Etre garant.e de la tenue et de la propreté des lieux et du bon fonctionnement technique du site

• Suivre et gérer les demandes clients et les remontées d’incidents techniques

• Coordonner l’ensemble des prestataires extérieurs intervenant sur le site

• Initier et superviser les travaux de réparation, de remise en état ou de remplacement de matériel défectueux

• Approvisionner en consommables et suivre les stocks

• S’assurer de la sécurité du lieu et du bon fonctionnement des outils d’interventions

• Mettre à jour la signalétique

• Gérer le courrier (dont les contrats de domiciliation) et les colis entrants

Gestion administrative

• Mettre à jour régulièrement nos outils de gestion

• Gestion du petit administratif du lieu

• Réaliser la facturation client (émission des factures et suivi des paiements)

• Réaliser les reporting auprès de l’équipe permettant le suivi des objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés en amont

• Fournir du contenu et des informations à l’équipe Héméra pour contribuer à la visibilité et à la notoriété de l’espace et participer à la communication sur les réseaux sociaux d’Héméra

De manière générale, être force de proposition sur l’amélioration des processus et la résolution des problèmes rencontrés, ainsi que sur toute activité nouvelle pouvant apporter de nouveaux services créateurs de valeur.

Profil recherché

Pas de diplôme spécifique requis, a minima niveau licence ou équivalent. Nous cherchons un profil doté d’un excellent relationnel, fédérateur, faisant preuve d’un grand sens du service et de la clientèle. La personne recrutée devra être polyvalente, organisée/rigoureuse, capable de travailler en autonomie, réactive et très proactive, avec de fortes compétences en communication. Une bonne connaissance et utilisation des outils digitaux est nécessaire !

Tu as un fort intérêt pour les sujets liés à l’entrepreneuriat, tu aimes faire des nouvelles rencontres, tu as l’esprit d’équipe, tu souhaites travailler dans un environnement dynamique et performant et tu souhaites un job stimulant aux missions variées ? Tu es au bon endroit, rejoins l’équipe Héméra !

CDI à mi-temps (horaires à déterminer)