Responsable de site Héméra Agen

Fondée en 2016 par des entrepreneurs Bordelais, Héméra propose des services et des lieux pour les entreprises, les entrepreneurs, les indépendants et les salariés en télétravail. Nous opérons un programme d’accélération de startups et nous développons et animons des espaces atypiques multi-usages : coworking, événementiel, restauration.

Nous exploitons actuellement 3 espaces à Bordeaux (la Halle Héméra, Héméra Ravezies et Héméra Fenwick) et nous avons récemment ouvert Héméra à Limoges, dans l'ancien Hôtel de Commandements des Armées, en cœur de ville. Ces espaces représentent une surface totale de 7 000 m2 et regroupent une communauté de près de 700 coworkers, principalement des entrepreneur.es et leurs équipes, ainsi qu’un certain nombre d’indépendants et de salariés détachés.

Notre ambition est de continuer à nous implanter dans la région Nouvelle Aquitaine avec une dizaine de lieux d’ici 2025 et c'est la raison pour laquelle nous ouvrons en avril 2023 notre cinquième lieu à Agen, dans l'ancienne Banque de France.

Dans le cadre de cette ouverture, nous recherchons un.e Responsable de site, basé.e à Agen.

Descriptif du lieu

Adresse : 35 Boulevard de la république, Agen

Édifié en 1910 comme succursale de la Banque de France, ce bâtiment qui comporte beaucoup de cachet avec ses cheminées et parquets d’origine, révèle une superficie de 1800 m2 exploitables. Il fut de tout temps occupé par les équipes de la Banque de France qui partirent courant 2021 pour s’installer ailleurs. Nous rénovons actuellement ce bâtiment pour le transformer en espace de coworking, de réunions et d’événements avec une partie café.

Nous y proposerons 135 postes de travail en bureaux privatifs et en bureaux partagés. Un pavillon attenant, d’une surface de 200 m2, sera proposé à la location en bail classique 3-6-9 pour tout type d’activité. Deux grandes terrasses extérieures viennent compléter cet ensemble.

Le/la futur.e Responsable de site viendra renforcer l’équipe Héméra, actuellement composée des trois cofondateurs, de la responsable des opérations et de la marque, du responsable commercial, du responsable administratif et financier et de l’équipe de responsables de site.

Missions

Sous la responsabilité de la Responsable des Opérations et de la marque, le/la Responsable de site exerce des missions variées et riches comprenant quatre volets : commercialisation, accueil & animation, gestion opérationnelle & technique, gestion administrative.

Commercialisation

• Commercialiser les espaces de travail, les espaces de réunion et de réception ainsi que l’offre de domiciliation
• Gérer les demandes de privatisation : préparer les espaces de réunion lors des privatisations d’espaces et accompagner le client dans la gestion de l’événement
• Accueillir les nouveaux arrivants, assurer leur onboarding en leur attribuant notamment les accès, en les renseignant sur le fonctionnement de l’espace

Le/la Responsable de lieu est garant.e de la marge du lieu : responsabilité du chiffre d’affaires généré sur le lieu et du contrôle des charges.

Accueil et animation

• Assurer l’accueil, renseigner les visiteurs 
• Mettre en place des animations et organiser des événements pour faciliter les rencontres et les échanges entre occupants et leur apporter du contenu sur les problématiques entrepreneuriales, avec le soutien de l’équipe Héméra et en cohérence avec les animations proposées dans les autres espaces Héméra
• Mettre en place les actions de communication sur le site
• Développer des partenariats pour l’animation du lieu et en assurer le déploiement
• Veiller au bien-être des coworkers et de manière générale s’assurer que la convivialité, l’entraide et la bienveillance règnent dans l’espace

Gestion opérationnelle et technique

• Etre garant.e de la tenue et de la propreté des lieux et du bon fonctionnement technique du site
• Suivre et gérer les demandes clients et les remontées d’incidents techniques
• Contractualiser et coordonner l’ensemble des prestataires extérieurs intervenant sur le site
• Initier et superviser les travaux de réparation, de remise en état ou de remplacement de matériel défectueux
• Gérer le renouvellement de mobilier et améliorer la décoration des espaces
• Approvisionner en consommables et suivre les stocks
• S’assurer de la sécurité du lieu et du bon fonctionnement des outils d’interventions
• Mettre à jour la signalétique
• Gérer le courrier (dont les contrats de domiciliation) et les colis entrants

Gestion administrative

• Mettre à jour régulièrement nos outils de gestion
• Gestion du petit administratif du lieu
• Réaliser la facturation client (émission des factures et suivi des paiements)
• Procéder au paiement des factures fournisseurs
• Réaliser les reporting auprès de l’équipe permettant le suivi des objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés en amont
• Fournir du contenu et des informations à l’équipe Héméra pour contribuer à la visibilité et à la notoriété de l’espace

De manière générale, être force de proposition sur l’amélioration des processus et la résolution des problèmes rencontrés, ainsi que sur toute activité nouvelle pouvant apporter de nouveaux services créateurs de valeur.

Pas de diplôme spécifique requis, a minima niveau licence ou équivalent. Nous cherchons un profil doté d’un excellent relationnel, fédérateur, faisant preuve d’un grand sens du service et de la clientèle. La personne recrutée devra être polyvalente, organisée/rigoureuse, capable de travailler en autonomie, réactive et très proactive, avec de fortes compétences en communication. Une bonne connaissance et utilisation des outils digitaux est nécessaire.

Tu as un fort intérêt pour les sujets liés à l’entrepreneuriat, tu aimes faire des nouvelles rencontres, tu as l’esprit d’équipe, tu souhaites travailler dans un environnement dynamique et performant et tu souhaites un job stimulant aux missions variées ? Tu es au bon endroit, rejoins l’équipe Héméra !