Responsable documentation et qualité F/H

L'Opéra national de Paris est un Etablissement Public Industriel et Commercial placé sous la tutelle du ministère de la Culture. Il regroupe le Palais Garnier, l'Opéra Bastille, l'Ecole de Danse de Nanterre et les Ateliers Berthier. Il emploie environ 1500 salariés en CDI qui relèvent du droit privé.

Chargé de missions de service public, l'Opéra national de Paris doit rendre accessibles au plus grand nombre les œuvres du patrimoine lyrique et chorégraphique, favoriser la création et la représentation d'œuvres contemporaines, tant à Paris qu'en province ou à l'étranger, contribuer à la formation et au perfectionnement des artistes et participer au développement de l'art lyrique et chorégraphique ainsi qu’au développement des métiers d’art en France.

L’Opéra national de Paris a obtenu les labels « égalité professionnelle entre les femmes et les hommes » et « diversité » et s’engage quotidiennement dans leur mise en œuvre. Nous considérerons donc toutes les candidatures et luttons contre toutes formes de discrimination.

Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux candidatures de personnes en situation de handicap.

Pourquoi nous rejoindre ?

Nos avantages :

• Prime de fin d'année*

• Prise en charge des frais de transports publics à hauteur de 75%

• Télétravail possible*

• Accès aux restaurants d'entreprise pour tous les artistes et salariés de l'Opéra

• Protection sociale renforcée (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire)

• Calcul des congés plus favorable que la durée légale et compte épargne-temps

• Nombreux avantages du CSE

• Carte culture*

• Accès aux Générales des Ballets et Opéras*. La générale est la dernière répétition avant la première représentation d'un spectacle.

• Réductions dans les boutiques de l'Opéra et autres partenaires*

*Sous conditions et/ou selon critères d'éligibilité

En savoir plus sur l’Opéra national de Paris

Votre environnement de travail :

L’activité de l’Opéra de Paris s’organise sur quatre sites : le Palais Garnier, l’Opéra Bastille, l’Ecole de danse à Nanterre et les Ateliers Berthier dans le 17e arrondissement.

La direction des bâtiments et de la transition écologique est composée d’une chargée de mission transition écologique, d’un pôle de coordination et de 3 services opérationnels (deux services travaux et un service exploitation maintenance).

Vos missions :

Au sein de la direction, vous êtes responsable de la documentation et avez notamment en charge les missions suivantes :

•  Finaliser la création et gérer l’administration du nouveau système de gestion électronique de documents

• Poursuivre la recherche, le tri, la numérisation et le classement des archives papiers existantes

• Gérer la réception, l'archivage et la mise à jour des documents relatifs aux bâtiments et aux installations techniques et scéniques en lien avec les opérations de travaux et d’exploitation maintenance

• Mettre en œuvre des dispositions légales, notamment celles relatives aux durées de conservation et à la communication des archives

• Coordonner la transmission des informations et des documents auprès des équipes de la direction, notamment grâce à la mise en place d’outils de partage des données

• Répondre aux demandes d’informations des différentes directions et services de l’Opéra, ainsi qu’aux demandes extérieures (fournisseurs, etc.)

• Assurer la relation avec les organismes partenaires (archives nationales, ministère de la culture)

• Apporter un soutien méthodologique pour le suivi et la documentation des projets

• Contribuer à la mise en place d’une stratégie BIM (Building Information Modeling)

• Intégrer les exigences patrimoniales, environnementales et écologiques dans la gestion documentaire.

Par ailleurs, vous assistez la responsable de coordination dans la mise en place et la formalisation de process au sein de la direction : 

• Rédiger et structurer les procédures qualité adaptées à l’activité de la direction et aux projets

• Mettre en place des tableaux de bord et organiser des audits pour identifier les axes d’amélioration des processus et du suivi des projets.

• Améliorer le suivi des procédures réglementaires aux différentes phases des opérations (plans de prévention, protocoles de sécurité…)

• Assurer une veille, un partage et un suivi des exigences réglementaires (sécurité, accessibilité, performance énergétique, etc.).

Diplôme de l’enseignement supérieur correspondant au niveau d’exigence attendu sur le poste et/ou 3/4 ans d'expérience dans le domaine d’expertise 

Savoir :

• Techniques d’archives et de l'informatique spécialisée

• Maitrise du fonctionnement général de l’entreprise

• Maîtrise des règles et procédures de sécurité

• Gestion de projet

• Connaissance en BIM (Building Information Modeling)

• Connaissances en ingénierie de construction

Savoir-faire :

• Coordination de projets

• Maitrise des outils informatiques spécialisés dans son domaine (AutoCAD)

• Adaptation et formalisation de procédures

• Identification des fonds d'archives à collecter, à détruire et à verser aux services d'archives publics des archives historiques

• Analyse et résolution de problème

Savoir-être :

• Esprit d’équipe et sens relationnel

• Gestion des priorités et sens de l’organisation

• Rigueur

• Disponibilité et sens du service

Compétences managériales :

1 - Responsabilité, leadership, courage Managérial :

• Culture de l'objectif et du résultat

• Responsabilité, fiabilité, exemplarité

• Force de conviction et de négociation

2 - Valorisation, transmission et développement des compétences :

• Capacité à développer les compétences de son équipe et transmettre les savoirs

• Capacité à déléguer et à faire confiance

3 - Coordination d'équipe et adaptabilité constante :

• Gestion et animation d'équipe

• Planification et organisation du travail

• Esprit d'équipe et collaboration

• Capacité à prendre en charge la sécurité du travail

• Capacité d'adaptation et de résilience

• Capacité d’analyse et résolution des problèmes

4 - Communication :

• Communication et relais de l'information / Bon relationnel

• Capacités d’écoute active et bienveillante

• Connaissance des instances représentatives du personnel

5 - Engagement aux valeurs et projet de l'Opéra national de Paris/ Loyauté

6 - Conduite du changement, culture de l'innovation, transversalité

• Savoir conduire du changement

• Favoriser l’innovation et la créativité

• Promouvoir la transversalité et ouverture